Делопроизводство
нструкции должен четко очерчивать круг вопросов,
объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например
«Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция о порядке
предоставления льгот лицам, работающим в районе Крайнего Севера»,
«Инструкция о ведении делопроизводства».
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на
разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкции разделом
«Общие положения», в котором указывается цели ее издания, области
распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены
новой).
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней
рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами типа:
«должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается»,
«рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от
третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие
должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и
организаций должны систематически анализировать, обощать предложения,
заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...»)
или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, и
жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный
индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки
указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления,
жалобы»).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается
специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем
свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции
может быть сделана отметка о том, что она является приложением к
распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным
документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения
инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия,
указываются ответственные исполнители. (Приложени №5).
2. Работа с документацией.
2.1. Автоматизация. Процесс докментообразования в управлении традиционно
состоит из операции сбора исходной информации,изготовления документа
(подготовки текстовых и (или) цифровых данных и печатания их на бланке),
придания документу юридической силы. Эти операции могут выполняться как
вручную, так и с помощью средств вычислительной техники (ВТ).
Внедрению современной электронной вычислительной техники в управление
предшествовала механизация вычислительных работ на базе клавишных и счетно-
перфорационны вычислительных машин.
Электронная техника обладает по сравнению с механизированными
клавишными и счетно-перфорационными машинами более значитеольными
вычислительными возможностями.Это позволило в свое время перейти к
комплексной автоматизации управленческих функций. С появлением ЭВМ стало
возможным создание автоматизированных информационных систем и систем
управления,автоматизированных рабочих мест, других систем
автоматизированной обработки документов.
Широкое распространение в документообороте предприятий и организаций
получают документы,ориентированные на обработку средствами вычислительной
техники и создаваемые средствами ВТ на бумажном и машинном носителях.
Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с
последующим их вводом в базу данных ЭВМ,фиксацией на машинный носитель или
отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.
2.2. Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к
единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах,
а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных
документах). Сокращение достигается пктем исключения документов, не имеющих
существенного значения, и дублируемых показателей.
Унификация форм документов осуществляется на основе единой
графической модели их построения-формуляра-образца.
С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5-87, который может рассматриваться как
основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических
принципах.
Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет
образования Советского государства с целью совершенствования процессов
управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как
общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971г.
Во исполнение специального постановления правительства с этого времени
стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД),
внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно
способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов
управления народным озяйством.
Заключение.
В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства
много времени отводится изучению, анализу и составлению различной
докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при
разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь
недостатком специальных знаний у составителей.
Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и
использования документов требукет разумного сочетания формализации и
творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,
ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия
документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и
систематизации общих правил и норм составления основных документов.
Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые
положения,как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а
индивидуальные- руководителями предприятий и организаций.
| |  скачать работу |
Делопроизводство |
