Документированный процесс движения кадров
книжкам подтверждается период работы, за
который имеются отметки о выплате заработной платы, а по членским билетам и
учетным карточкам - период работы, за который имеются отметки об уплате
членских взносов.
Копии приказов по личному составу и других документов (или выписки из
них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати.
В справках о работе необходимы ссылки на основание их выдачи, т.е. на
номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки
подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.
В исключительных случаях могут быть использованы справки, не имеющие
основания выдачи:
- справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его
работы (справки с места работы), и оставшиеся у работника;
- справки, выданные при увольнении с работы;
- справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою
деятельность.
В документах, подтверждающих трудовой стаж, могут быть указаны лишь
годы работы. В этих случаях за дату принимается: 1 июля соответствующего
года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответствующего месяца (
при отсутствии числа).
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела,
изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы
выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность,
делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее
владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий
обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
Расчеты за трудовые книжки и их хранение
При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) администрация
предприятия взимает с работника денежный взнос.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или
вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного
хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам
стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат
трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при
увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от
остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные
трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по
истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в
установленном порядке.
Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое
количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Учет трудовых книжек
На предприятии должна вестись следующая документация по учету бланков
трудовых книжек и заполненных трудовых книжек (согласно Инструкции по
ведению трудовых книжек):
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей
к ним (приложение 45);
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение
46). В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с
получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с
указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией
предприятия (кассиром).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется кадровой
службой предприятия или лицом, ответственным за документационное
обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируются все трудовые
книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также
трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим
и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке Т-2 и книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны
быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора предприятия
и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии
Предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в
подотчет лицу, ответственному за документационное обеспечение кадровой
деятельности.
По окончании каждого месяца (квартала) бухгалтерия требует от
последнего отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о
суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с
приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется соответствующий акт
(приложение 47).
Споры по вопросам ведения трудовых книжек решаются в соответствии с
действующим законодательством.
| |  скачать работу |
Документированный процесс движения кадров |
