Документооборот
яет
устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при
наличии больших массивов документов разных видов.
При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны
быть подготовлены к началу нового календарного года специальные
нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного
порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации
документов:
> автор (корреспондент);
> название документа;
> дата документа;
> индекс документа;
> дата поступления документа (для входящих документов);
> индекс поступления документа (для входящих документов);
> заголовок документа или его краткое содержание;
> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
> срок исполнения;
> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата
фактического исполнения и индекс документа — ответа);
> номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен
следующими:
• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е.
порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ
предприятия.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах
инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный
порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего
регистрационного массива.
Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль
исполнения включает:
• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,
информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного
и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители,
служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует
организационно-распорядительные документы. Документы других систем
контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов
государственной власти и управления, а также центральных функциональных и
отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная
дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции
руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в
следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные —
руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя,
мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем
предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о
переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится
|из резолюции в контрольную карточку.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК,
заполняемые при регистрации документов.
| Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)
систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам
документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
> формирование картотеки контролируемых документов;
> направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в
подразделение-исполнитель;
> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона
исполнителя;
> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
> получение информации о ходе и результатах исполнения;
> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого
документа;
> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах
исполнения;
> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных
совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
> снятие документов с контроля по указанию руководителей;
> формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения
срока в следующем порядке:
• заданий последующих лет — не реже одного раза в год;
• заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в
месяц;
• заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней
до истечения срока.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и
предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о
приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять
причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя
руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения
заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или
другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения
отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны
периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой
ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения
исполнительской дисциплины.
План работ по совершенствованию делопроизводства
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может
внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных
операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет
проводить все операции с документами более квалифицированно и широко
применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций,
выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и
контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях
предприятия и его филиалах.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой
на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта,
внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по
примерному плану:
1. Документирование
1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и
достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших
видов документов.
1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия
(правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.
1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и
внутренних документов).
1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с
трафаретными текстами.
1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с
использованием файла образцов.
2. Организация работы с документами
2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их
использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.
2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных
подразделениях.
2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по
его совершенствованию с использованием ПК.
2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей
передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.
2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и
т. п.).
2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники
(компьютерного делопроизводства, электронной почты).
2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с
документами и современным инфотехнологиям.
Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо
проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою
должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс
принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры
одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу
приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить
у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что
секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно.
Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие
информационные рамки для секретаря.
Секретарю необходимо:
- знать основные направления работы руководителя и фирмы;
- знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
- предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
- выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти
необходимые данные.
Список использованной литературы:
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е,
переработанное и дополненное. - М.: ЗА
| |  скачать работу |
Документооборот |
