Іс қағаздарының номенклатурасы
ураға құжатталатын бүкіл жұмыс бағыттарына тән істердің аттары ендіріледі. Бұған ақпараттық-анықтамалық картотекалар, тіркеу картотекалары мен бақылау картотекалары да қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мәселелерге байланысты істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болады да, ол сол индекспен келесі жылдың істер номенклатурасына ендіріледі. Номенклатураға баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі тақырып әзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың құрамы мен мазмұны қысқа да нұсқа сипатталуы керек. «Әр түрлі құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары» деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды. Өйткені мұндай атаулардан кейін істердің сақталу мерзімдерін айқындау мүмкін болмай қалады.
Істердің тақырыптарын жеке карточкаларға жазған ыңғайлы, өйткені олар жүйелеуге, редакциялауға және мұнан кейін номенклатураға енгізуге қолайлы. Тақырыпта ең алдымен құжаттың түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым атауы) және істің жалпы мазмұны (тақырып), корреспондент жазылады. Бірқатар жағдайларда айрықша маңызды құжаттары бар істер үшін тақырыптан кейін олардың түпнұсқалылығы немесе көшірмелілігі туралы мәлімет беріледі.
Мәселен, «Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме» немесе «Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары».
Жеке істердің және басқа да бір ғана тақырыпқа және бір ғана нақты мәселеге байланысты құжаттарды қамтитын істерге қойылатын тақырыпқа «іс» (дело) деген термин қоса қолданылады.
Бір ғана мәселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізуге байланысты бірнеше мәселелерге қатысты құжаттар жиынтығын қамтитын істердің тақырыбына «құжаттар» термині қосылады, тақырып астынан тік жақшаға алынып, олардың негізгі түрлері көрсетіледі. Мәселен, «Қызмет көрсету түрлері мен материалдарды мемлекеттік алдын-ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру және оны өткізу жөніндегі құжаттар (хаттамалар, конкурстық тапсырыстар, анықтамалар, қатынас қағаздары).
«Құжаттар» термині қандай да бір іске қосымша тіркелген құжаттары бар істердің тақырыптарында да қолданылады. Мысалы, «Арқау» акционерлік қоғамы басқармасының мәжіліс хаттамасына қосымша құжаттар».
Әр түрлі бағытта жұмыс жүргізуші ұйымдармен жазысқан қатынас қағаздарынан тұратын істердің тақырыптары жалпылама көрсетіледі. Мәселен, «Жабдықтар жеткізу жөнінде акционерлік қоғамдармен жазысқан қатынас қағаздары». Егер қатынас қағаздары бір ғана корреспондент арқылы жүргізілген болса, ол тақырыпта нақты көрсетіледі.
Істер номенклатурасын жасауда жиі орын алатын қателерге тоқталып өту лазым.
Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді өз алдарына жеке-жеке топтау. Бұл құжаттар құндылығына сараптама жасауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді. Істер номенклатурасын жобалау кезінде жылдық, тоқсандық және айлық жұмыс жоспарларын қамтитын істердің тақырыптарын өз алдарына жеке-жеке қарастыру керек. Оперативті есеп берулер жайы жылдық жұмыс жоспарының жағдайымен сәйкес. Бұйрықтарды бірнеше іс тақырыптарына бөлу керек: негізгі қызмет бойынша; іссапарлар бойынша; әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері әртүрлі. Бұйрықтардың шығуына негіз болған баяндау хаттар, түсініктемелік хаттар, өтініштер мен өзге де құжаттар үшін жеке-жеке тақырыптар беру қажет.
Іс тақырыптарын әзірлеп болған соң, енді оларды номенклатураға жүйелеп енгізуді бастаймыз. Дұрыс әзірленген схема тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істердің тізбелерін де дұрыс әзірлеуге көмектеседі. Егер ұйымда құрылым анық болмаса, істер құрылымдық бөлімшелер бойынша немесе қызмет бағыттары бойынша орналастырылады. Тақырыптарды тараулар ішіне орналастыру тәртібі құжаттардың маңыздылығына және олардың бір-бірімен өзара байланыстылығына қарай реттеледі. Ең алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттар: жарғылар немесе ұйым және оның құрылымдық бөлімшелері туралы құжаттар орналасады; мұнан соң жоғарыда тұрған мекеменің нормативтік-өкімдік құжаттары келеді; бұдан кейін – сол ұйымның өз бұйрықтары мен кеңесші органдар хаттамалары салынады. Өкімдік құжаттардың жобалары және оны әзірлеуге қатысты басқа да құжаттар, бұйрықтарға негіз болатын құжаттар тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан әрі жоспар бағытындағы құжаттар мынадай кезекпен орналасады: даму тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық, тоқсандық және оперативті құжаттар. Осы схемаға сәйкес бұлардан кейін есеп беру құжаттары салынған істердің тақырыптары тұрады. Есеп беру құжаттарынан соң тақырыбында «құжаттар» деген термині бар, қызметтің әртүрлі мәселелерін қамтитын істер келеді. Сонан кейін ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған анықтамалар мен ақпараттар; қызмет бабындағы қатынас қағаздары, ведомствоға қарасты ұйымдармен және өзге де ұйымдармен жазысқан қатынас хаттар салынған істердің тақырыптары қойылады. Соңында тіркеу-есепке алу формалары (журналдар, картотекалар) бір бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттарды жүйелеу схемасы мұнан бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз.
Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі – құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау. Сақтау мерзімін анықтау ең маңызды жұмыс түрлерінің бірі. Құжат сақталуы мен сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы осы «анықтауға» тікелей байланысты. Сақтау мерзімін анықтау үшін бірнеше нормативтік құжаттар қажет болады. Бұлар: Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен «Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі», сондай-ақ, 2000 жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі».
Тұрпатты тізбелер бөлімдеріндегі құжаттар қызметтің функционалдық бағыттары бойынша логикалық өзара байланысына қарай орналасады. Кейбір жағдайларда Тізбе баптарында құжаттардың нақты түрлері аталмайды, бірақ бір мәселе бойынша сақталу мерзімі бірдей түрлі құжаттарды біріктіреді. Тұрпатты тізбеде құжаттың бір түріне әр түрлі сақтау мерзімдері белгіленген екі бағана бар. Бұл құжаттарын тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыратын және құжаттарын өздерінде сақтайтын ұйымдарға арналған.
Істер номенклатурасын жасауда «Сараптау-тексеру комиссиясы», сондай-ақ «Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша», «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» деген белгілері бар істерге айрықша назар аудару қажет болады. «Сараптау-тексеру комиссиясы» деген белгі бұл істе құнды құжаттар болуы мүмкін екендігінен хабар береді. Сондықтан оларды сақтауға тапсырарда немесе жоятын кезде соңғы шешім құжаттарды зерттеп барып және ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болған жағдайда жергілікті мұраған органының сараптау-тексеру комиссиясымен де келісе отырып қабылданады.
«Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша» белгілері құжаттардың практикалық мәні уақыт жағынан шектеулі екендігін білдіреді. Ескерту (4-бағана) түсініктеме береді және сақтау мерзімі мен орынын анықтайды. Мәселен, «Ревизия аяқталған жағдайда ғана» белгісі бұл талаптың міндетті түрде орындалу қажеттігін білдіреді; «Келісім-шарт мерзімі өткен соң», «Бекітілгеннен кейін» белгілері сақталу мерзімі осы көрсетілген жағдайлардан бастап есептелетінін білдіреді.
Ресми тізбелер бойынша белгіленген сақтау мерзімін азайтуға жол берілмейді. Бірақ, жұмыстың өзіндік ерекшеліктеріне байланысты қажеттілікке орай сақтау мерзімін көбейтуге рұқсат етіледі. Іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақтау мерзімдері ресми тізбелер арқылы белгіленбеген жаңа құжат түрлері пайда болған кездерде олардың сақталу мерзімдері туралы шешімді жоғарғы ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы қабылдайды. Бұл шешімді соңынан мұрағат органының сараптау-тексеру комиссиясы бекітеді.
Осылайша ұйымның уәкілетті бөлімшесі істер номенклатурасын жасап, оған құрылымдық бөлімшелер басшыларының келісімін алады. Мұнан соң жоба ұйымның және жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларына қарауға жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткеннен кейін істер номенклатурасы қолданысқа енеді. Ұйымның қызмет функиялары мен құрылымдары өзгерген жағдайда істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы істер номенклатурасы кем дегенде 5 жылда бір рет қайта жасалып тұруы керек. Жыл сайын қайта басылып, тиісті түзетулер ендірілу арқылы бекітіліп отыруы тиіс.
| |  скачать работу |
Іс қағаздарының номенклатурасы | 
