Организация секретарской службы
документа и фамилия подписавшего его лица. На инициативный исходящий
документ составляется регистрационно-контрольная карточка в количестве
экземпляров, предусмотренном действующей в данной организации инструкцией
по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется учетно-
контрольная картотека.
Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации
специализированного подразделения осуществляется секретарем в соответствии
с почтовыми правилами Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое,
заказное, ценное) и степень срочности предлагаются исполнителем. Причем
секретарь может по согласованию с ним внести изменения в эти предложения
(например, изменить форму «ценное» на «заказное» и т.п.). Основанием для
таких изменений может быть отсутствие достаточных средств на почтовые
расходы, изменение содержимого отправления и т.д.
На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед
упаковкой (конвертованием) проверяется правильность заполнения почтовых
реквизитов (в этой связи при наличии группы постоянных адресатов
рекомендуется изготовление конвертов или ярлыков с заранее отпечатанными
адресами), наличие приложений. На заказную почту составляются реестры в
установленном порядке. При наличии в организации франкировальных,
номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их
осуществляется секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние
средств оргтехники во всей организации.
Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется
специально выделяемым сотрудником, делающим запись о вручении в разносной
книге.
Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в
течение всего рабочего дня или по специальному расписанию в зависимости от
характера передаваемой документации. Так, прием документов для размножения
может быть регламентирован порядком работы соответствующего подразделения и
т.п.
Принимая от работников документы для последующей передачи их
руководителю, секретарь обязан выяснить характер выполненной по данному
документу работы, а при необходимости предложить исполнителю внести
требующиеся дополнения (например, резолюция требовала помимо составления
ответа представления графика работ, а этот график не прилагался к тексту
ответа). О результатах передачи документа (принят ли он как исполненный,
нуждается в доработке, передан на машинопись и т.п.) секретарь оперативно
сообщает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести соответствующие
записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).
Если работники передают секретарю документы для их последующего
машинописного оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок
работы специализированного машинописного подразделения, степень его
конкретной загрузки в рассматриваемый период и связанные с этим возможности
передачи документов для машинописи. Вместе с тем следует проверить качество
черновика с точки зрения соблюдения правил подготовки документов к
машинописи, в частности наличие в черновике мест, трудных для зрительного
восприятия (например, написанных мелким или неразборчивым почерком), а
также латинских знаков, формул, сокращений; фрагментов текста, написанных
карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления
подобных недочетов текст возвращается для переоформления исполнителю.
Желательно направить во все подразделения организации, имеющие отношение к
документированию ее деятельности, краткие памятки с требованиями к
черновикам, подлежащим передаче в машбюро.
Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь
ведет в специальном журнале, где отмечаются даты исполнения заказа, его
объем в листах и количество экземпляров, качество исполнения. Передача
работ для машинописи может также вестись и путем оформления заказов на
специальных бланках. Форма организации машинописных работ должна быть
оговорена в инструкции по делопроизводству конкретной организации и
доведена до сведения заинтересованных специалистов.
В случае приема от сотрудников документов для копирования (размножения)
секретарь обязан проверить эти документы с точки зрения их пригодности для
копирования, т.е.
четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых
при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в
организации (во всех подразделениях, ведущих документационные операции)
должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим копированию.
Копирование (размножение) небольших объемов документации может
осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники,
имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования
термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения)
больших объемов документации, которое будет осуществляться силами
специализированного подразделения или сторонней организации,
заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются
количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер
размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие
сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу,
ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения
разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой
порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации,
который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной
организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных
работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных
документационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.),
прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть
просмотрены с точки зрения выполнения заказа.
Контроль исполнения документов и поручений руководства имеет своей целью
обеспечение своевременного и достаточного выполнения указанных документов и
поручений. Контроль исполнения заданий и поручений осуществляется по
существу их содержания и правильности составления и оформления документов.
Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в
обязанности секретаря. Для документов, по которым срок исполнения не
проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь
перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обязательному
контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.
На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в
резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос
формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), которые
можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в
организационно-распорядительных документах, издаваемых внутри организации,
а также исходящие инициативные документы, по которым ожидается поступление
информации.
Документы на контроль ставятся руководством организации, о чем делается
отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п.,
размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на
регистрационно-контрольные карточки к соответствующим документам, затем эти
карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых
картотек. Такие картотеки можно формировать по срокам исполнения,
подразделениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует
предусмотреть разделы для просроченных документов и для документов,
исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования
такими картотеками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикрепляемые к
календарным разделам картотеки.
Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с
приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения
конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей
о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту информацию
можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании
имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее
определенные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях возможного
неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по
таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику,
продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в
регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение
в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не
исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для
принятия необходимых мер.
При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле,
проверяются соответствие сроков его исполнения установленным, правильность
оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от
которого исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это
же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и
полноте выполнения предписанных по данному документу управленческих
действий.
После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное
лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно
| |  скачать работу |
Организация секретарской службы |
