Анализ обеспечивающих подсистем системы управления
носят к
производственному инженерно-техническому персоналу.
В системе управления работает многочисленная группа
вспомогательного технического персонала. К этой категории работников
относятся: секретари, машинистки, делопроизводители, операторы
машиносчетных бюро, счетоводы, учетчики, чертежники, экспедиторы и т.д.
Эти работники отвечают за своевременную техническую обработку информации –
ее упорядочение, размножение, выдачу, пересылку и т.д. [8, с. 100-101].
В информационном обеспечении руководителей важное значение имеет
уровень их информационной культуры и восприимчивости информации. От умения
грамотно работать с информацией напрямую зависит конечный результат
управленческой деятельности - эффективность и качество трудовых процессов.
Не менее важное значение имеет и качество управленческой информации,
которое в свою очередь, напрямую зависит от квалификации информационных
работников. Основными требованиями, предъявляемыми к специалистам,
подготавливающим информацию для "первых лиц" и управленцев-специалистов,
являются:
фундаментальная подготовка по теории и практике управления;
понимание сути функциональной нагрузки соответствующего руководителя;
знания механизма принятия управленческих решении;
профессиональные навыки в подготовке управленческой информации и опыт
делового общения с руководителями;
понимание того, что научно-техническая информация для руководителя
является лишь информацией к размышлению, т.к. для принятия окончательного
решения о внедрении тех или иных новаций на конкретном объекте
требуется кроме нее самая разнообразная информация о состоянии и
возможностях их внедрения, о наличии для этого материальных и людских
ресурсов, о возможности получения положительного эффекта, о соблюдении
действующего законодательства и т.п. [11, с. 18].
Конкретный состав кадров управления того или иного органа
определяет его штатное расписание, т.е. перечень утвержденных в
установленном порядке и соответствующих структуре органа должностей.
Система работы с кадрами управления – это совокупность всей
деятельности, связанной с формированием кадров управления и обеспечением их
эффективного функционирования.
В заключение необходимо отметить, что главными элементами системы
работы с кадрами являются:
33. требования к кадрам,
34. подбор, оценка и расстановка кадров,
35. подготовка и повышение их квалификации [8, с. 101].
Успешное функционирование различных систем управления во много
предопределяется правильным комплектованием, подготовкой и системой
повышения квалификации кадров руководителей и специалистов.
Анализ организации комплектования, подготовки и повышения
квалификации руководителей специалистов необходим в современных условиях
для проектирования рациональных подсистем кадрового обеспечения
предприятий, объединений.
В процессе анализа организации управления выявляется степень
соблюдения в данной организации принципов подбора и комплектования
руководителей и специалистов. С этой целью, прежде всего выявляется
удельный вес организованного подбора кадров как отношение количества
руководителей и специалистов, привлеченных в коллектив.
Выявляется также степень текучести кадров руководителей и
специалистов как отношение количества работников, выбывших из коллектива по
собственному желанию и без достаточно уважительных причин, к
среднесписочному количеству работников.
Степень сочетания молодых и старых руководителей и специалистов
оценивается удельным весом молодых работников в общем составе руководителей
и специалистов, а также по отдельным их категориям. При этом возрастной
ценз отнесения работников к числу молодых дифференцируется в зависимости от
ранга руководителя [9, с. 183].
2. Исследование подсистемы информационного обеспечения
2.1. Коммуникационный процесс
Часто случается так, что передаваемое сообщение оказывается
неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией — неэффективным.
Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что,
как правило, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному
согласию общающихся. Чаще всего причина столь низкой эффективности состоит
в забвении того факта, что коммуникация — это обмен.
В ходе обмена обе стороны играют активную роль. Обмен информацией
происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию,
а другая воспринимает ее. Чтобы было именно так, следует уделять
пристальное внимание коммуникационному процессу.
Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или
более людьми.
Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания
информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт
обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в
обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его
эффективности, следует выделить следующие стадии процесса, в котором
участвуют двое или большее число людей.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых
элемента.
1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и
передающее ее.
1. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
1. Канал, средство передачи информации.
1. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое
интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько
взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать
канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили
исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в
которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные
взаимосвязанные этапы таковы:
1. Зарождение идеи.
1. Кодирование и выбор канала.
1. Передача.
1. Декодирование.
Эти этапы проиллюстрированы в приложении 8 в виде простой модели
процесса коммуникаций.
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько
секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать
эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.
ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи
или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или
сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки
обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель
не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не
приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации.
Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом
обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в
расчет множество факторов.
КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель
должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова,
интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в
сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом
символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам
относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные
средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и
видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения
символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не
при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть
неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно
разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для
обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.
Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом
этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Например, руководитель
хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним
серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы
за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам,
вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушений столь же
эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом,
направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не
передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не
будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим
официальным письмом с выражением благодарности, а также с премией.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным
каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств
коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю
приходится устанавливать последовательность использования этих средств и
определять временные интервалы в последовательности передачи информации.
Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование
средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем,
скажем, только обмен письменной информацией.
ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для
доставки сообщения (закодированной идеи или с
| |  скачать работу |
Анализ обеспечивающих подсистем системы управления |
