Автоматизация бухгалтерского учета
ументация - описание системы и структуры управления
применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке
сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и
снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему
обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая
информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую
запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
3.5. Особенности компьютерной обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета
оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также
на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология
характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке
условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки
данных от неавтоматизированной.
1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает
использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций
бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных
ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные
ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных
средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при
одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество
процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах
выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам,
имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.
В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных
мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в
неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К
подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают
действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к
информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом
режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с
неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы
более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц,
осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных
и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше
человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже
возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при
разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться
незамеченными на протяжении длительного периода.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор
аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать
деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает
укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,
снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного
сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а
также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при
компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные
программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера,
которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки
операций бухгалтерского учета.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система
может выполнять некоторые операции автоматически, причем их
санкционирование не обязательно документируется, как это делается в
неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт
принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в
неявном виде наличие соответствующих санкций.
3.6. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета
3.6.1. 1C бухгалтерия
Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской
программой и
предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского
учета по различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто)
в натуральном и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода
проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок
в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом,
группировать и искать по различным параметрам проводок.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков
справочной
информации (справочников):
1. план счетов;
2. список видов объектов аналитического учета;
3. списки объектов аналитического учета (субконто);
4. констант и т.д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов.
Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период,
ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и
одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
1. сводные проводки;
2. оборотно-сальдовую ведомость;
3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
4. карточка счета;
5. карточка счета по одному объекту аналитического учета;
6. анализ счета (аналог главной книги);
7. анализ счета по датам;
8. анализ счета по объектам аналитического учета;
9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
11. журнальный ордер.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов,
позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание
отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам
аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты,
предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется
для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности
организации в произвольной форме.
Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии
информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.
САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые
в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике
франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка
и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим
продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих
регионах страны созданы авторизованные учебные центры.
САБУ от "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ:
DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с
лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая,
профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих
элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны
1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная
современная версия "1С:Бухгалтерия Проф. 7.5" под Windows является, на наш
взгляд, лучшей из представленных на российском рынке. В базовый комплект
поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и
регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно
иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске.
Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе,
начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций
(помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом
предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но
если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его
печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком,
можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте
алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от
пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах.
Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции.
Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего
макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить
функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы
переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего
законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам,
формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма
"1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием
"1С:Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для
автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях
деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической
платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с
базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и
текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.
Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям
учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор",
позволяющего настраивать все основные элементы программной среды,
генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их
экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с
возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того,
"1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать н
| |  скачать работу |
Автоматизация бухгалтерского учета |
