Автоматизация работы пользователя в среде MS Office
рамме Excel возникает
необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу
Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как
обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние
данные можно обработать непосредственно программой Query.
После загрузки набора данных из него можно выбрать часть записей
путем включения критериев отбора данных.
Конфигурирование программы
Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными
запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы
Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может
организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой
стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно
вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и
повысить эффективность обработки. Например, каждый пользователь программы
может создать пиктографическое меню, изменить вид основного окна, изменить
вид рабочего листа, установить желаемые шрифты, создать шаблоны таблиц и
т.д.
MICROSOFT ACCESS
Несколько слов о ...
Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational
database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую
Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от
отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством
манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое
впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все
это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-
объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект
представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в
своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица,
Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.
Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования.
Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу
из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского
языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует
делать далее.
Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы
работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо
обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования
их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит
язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий
возможность формирования специализированных систем управления базами
данных.
База данных это набор данных, который связан с определенной темой или
назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете
один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и
другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.
Таблицы
ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных
полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая,
собственно, содержание базы данных.
Таблицы являются основной формой представления информации,
содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на
базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя
способами:
1. С помощью Конструктора таблиц.
2. Без помощи Конструктора.
Запросы
Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные
в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они
позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая
соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения
конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках
и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары
поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских поставщиков
сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки
программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую
Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или
нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса.
Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом
выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.
Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования
запросов. Вы можете:
* Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.
* Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что
получите данные определенного вида. Например, цены на товары за
определенный месяц.
* Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном
порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном
порядке.
* Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц
могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные.
Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как
Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-
серверы.
* Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут
содержать результаты вычислений.
* Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и
других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или
печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц.
Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре
основанном на запросе.
* Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять
группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе
существующей таблицы или группы таблиц.
Выделяют два типа запросов:
1. QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им
определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с
использованием подсказок(образцов).
2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык
запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и
функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в
соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда.
Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает
пользователь.
Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет
проектирование нескольких специальных типов запросов.
Формуляры
Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает
пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и
т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями
базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет
место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными
записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на
относящейся к делу информации.
Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску,
накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс
заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод
информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет
ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.
Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или
засекреченных полей.
Отчеты
Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими
спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как
значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять.
Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж
или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать
отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы
можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как
текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От
Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.
Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации
из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете
выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.
Например:
Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте
запрос.
Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте
формуляр.
Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте
отчет.
Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации
регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его
для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но
каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.
Макросы, макрокоманды
Макрокоманда представляет из себя последовательность операций,
записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных
часто приходится делать длинные последовательности действий.
| |  скачать работу |
Автоматизация работы пользователя в среде MS Office |
