Автоматизация ввода данных
Чтобы удалить ненужную кнопку с панели инструментов, перетащите ее за пределы панели.
Пользуясь настройкой панели инструментов, можно создать свою панель, дать ей имя и перетащить на нее требуемые кнопки.
Excel, как и большинство приложений Windows, поддерживает OLE технологию — механизм связывания и внедрения объектов других приложений. Вы можете обогатить внешний вид и содержание листа, поместив на него подходящий рисунок, музыкальное сопровождение или видеоклип. Для этого можно воспользоваться командами меню Вставка Рисунок или Вставка Объект и подобрать себе то, что нужно. Простые рисунки можно попытаться нарисовать самостоятельно прямо на рабочем листе, пользуясь встроенными в Excel инструментами рисования. Они находятся на панели рисования. Открыть ее можно пользуясь командой Вид Панели инструментов или контекстным меню стандартной панели, щелкнув на пункте Рисование. Панель рисования появится на экране. Внимательно изучив назначение каждой кнопки с помощью всплывающих подсказок и справочной информации по этой теме приступают к. рисованию.
Форматирование ячеек
Для форматирования выделенной ячейки или блока следует воспользоваться командой меню Формат Ячейки или пунктом его контекстного меню Формат ячеек.
Соответствующее диалоговое окно имеет 6 вкладок. Вкладка Число позволяет выбрать формат представления числа и задать различные параметры, зависящие от выбранного формата (например, количество десятичных знаков, наличие и вид разделителя групп цифр и т. д.). Параметры формата легко подобрать, т. к. каждое вносимое изменение отображается на образце.
Вкладка Выравнивание позволяет задать способ вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейках.
Вкладка Шрифт предоставляет стандартное окно для выбора шрифта и его параметров.
Вкладка Рамка позволяет обрамить блок с некоторых или со всех сторон линией подходящего типа, толщины и цвета.
Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона (заливку) ячейки и узор заполнения.
Вкладка Защита предназначена для защиты ячеек от записи. Эта защита вступит в силу только после защиты листа, которую можно установить, воспользовавшись командой меню Сервис Защита Защитить лист. В открывшемся диалоговом окне следует задать пароль для получения прав на запись и указать элементы листа, которые нужно защитить. Все установки применяются только к текущему листу. Можно защитить от изменений всю книгу, воспользовавшись командой Сервис Защита Защитить книгу.
Многие параметры форматирования удобнее задавать с помощью панели форматирования, которая по умолчанию находится на экране. Если ее нет, выполните команду меню Вид Панели инструментов или откройте контекстное меню стандартной панели и щелкните на пункте Форматирование в списке панелей. Если каких-то кнопок недостает, перетащите их из окна настройки панели инструментов, выбрав категорию форматирование ячеек.
Чтобы сэкономить время, можно скопировать формат из уже отформатированной ячейки. Для этого выделите ячейку, формат которой нужно скопировать. Нажмите кнопку (копировать формат) на стандартной панели инструментов и проведите появившейся кистью по ячейкам, в которые копируется формат. Еще больше времени можно сэкономить, если воспользоваться командой Формат Автоформат и выбрать из предлагаемого списка подходящий вид таблицы.
Настройку размеров ячейки удобно выполнять с помощью мыши, перетаскивая границу между именами соседних столбцов или строк. Двойной щелчок на этой границе автоматически подстроит размеры ячейки под размеры данных. Можно также пользоваться командами меню Формат Столбец и Формат Строка.
Excel имеет набор определенных стилей, содержащих различные элементы форматирования. Можно изменить существующий или создать свой стиль форматирования, пользуясь командой Формат Стиль. В открывшемся окне следует задать имя нового стиля и значения параметров. Созданный стиль будет иметь равные права с уже имеющимися в Excel.
Абсолютные и относительные адреса.
В формулах, содержащих ссылки (адреса ячеек), используются два вида адресов: относительные и абсолютные.
Поясним разницу между ними на примерах. . Пусть в ячейке B2 содержится формула =АЗ+1. Вставим перед второй строкой пустую. Формула переместится в ячейку ВЗ, т. е. адрес ячейки, содержащей формулу, изменился: номер строки увеличился на единицу. При этом формула автоматически изменится на =A4+1, т. е. ссылка в формуле изменится по тому же самому правилу: номер строки увеличится на единицу.
Точно так же, если перед вторым столбцом вставить пустой, то формула переместится в ячейку С2 и автоматически примет вид =BЗ+1. Адрес ячейки, содержащей формулу, и ссылка в формуле изменились по одному и тому же правилу: адрес столбца увеличился на единицу.
Ссылка A3 в формуле АЗ+1 является относительной: это адрес относительно местоположения ячейки с формулой. При изменении по определенным правилам адреса ячейки, содержащей формулу, по этим же правилам изменяются относительные адреса ячеек, содержащихся в формуле.
Этим свойством удобно пользоваться при копировании формулы из одной ячейки в целый блок ячеек. Относительные ссылки в формулах будут автоматически изменены.
Адрес ячейки называется относительным, если при изменении местоположения ячейки, содержащей этот адрес, он изменяется по тем же правилам.
Для того, чтобы при изменении адреса ячейки, содержащей ссылку, сама ссылка не менялась, следует использовать абсолютные адреса. Абсолютный адрес образуется из относительного с помощью знака $. Символ, перед которым ставится знак $, остается неизменным.
Например, абсолютный адрес ячейки A3 имеет вид $А$3. Адрес А$3 означает, что абсолютным является только адрес строки, т. е. при изменении адреса ячейки, содержащей эту ссылку, изменяться будет только адрес столбца. Адрес $АЗ означает, что абсолютным является только адрес столбца, т. е. изменяться будет только номер строки.
Для перехода от относительного адреса к абсолютному следует нажать клавишу F4. Например, если при вводе формулы вы щелкните на ячейке A3, ее относительный адрес появится в строке формул. После нажатия F4 адрес будет преобразован в абсолютный: $А$3. Следующее нажатие F4 преобразует его в адрес А$3, следующее — в адрес $АЗ, а следующее — снова в исходный адрес A3.
Присваивание имен ячейкам и блокам ячеек.
Часто одна и та же ячейка, диапазон или блок ячеек используются в нескольких формулах. В таких случаях удобно дать этому блоку имя, а затем использовать это имя везде, где требуется вводить соответствующие адреса. Кроме того, если нужно изменить блок ячеек, входящий в несколько формул, проще один раз изменить его, оставив то же имя, чем менять адреса в каждой формуле. Например, нужно вычислить сумму, среднее, максимальное и минимальное значения ячеек А1:F1 и поместить их в ячейки ВЗ:В6. Для этого в ячейки ВЗ:В6 следует ввести формулы =СУММ(А1:F1), =СРЗНАЧ(А1:F1), =MAX(A1:F1), =MIN(A1:F1)
Диапазон А1:F1 придется вводить четыре раза. Если же присвоить этому диапазону имя, например, ДАННЫЕ, то при вводе формул достаточно будет в каждую вставить это имя. Если же в процессе работы потребуется вычислить указанные значения для более широкого или вообще другого диапазона, достаточно будет поменять диапазон, соответствующий имени ДАННЫЕ, оставив формулы без изменений.
Имена, определенные в текущем листе, могут использоваться в любых других листах книги (но не в другой книге).
Проще всего дать имя блоку ячеек, используя поле имени в строке формул. Для этого нужно выделить требуемую ячейку или блок и щелкнуть на поле имени. В нем появится курсор,. После этого нужно ввести имя и нажать Enter.
Поле имени удобно использовать для перехода к одному из именованных блоков. Для этого следует просто выбрать соответствующее имя в списке. Другой способ присвоить имя блоку ячеек с помощью команды меню Вставка Имя Присвоить. По этой команде на экран будет выведено окно Присвоить имя для ввода имени выделенного блока. Если рядом слева или выше выделенного блока имеется ячейка с текстом. Excel “предложит” его в качестве имени. Обратите внимание на то, как Excel запоминает выделенный блок: используя имя листа и абсолютные адреса. Если блок заранее не был выделен, его можно ввести в поле Формула; затем следует задать его имя в поле Имя и нажать кнопку Добавить. Любое из имен в списке можно удалить, выделив его и нажав кнопку Удалить.
Чтобы вставить имя в формулу, нажмите клавишу F3 или выполните команду Вставка Имя Вставить. В открывшемся окне Вставка имени выберите требуемое имя и нажмите кнопку ОК (или клавишу Enter). Имя появится в точке вставки (т. е. там, где находился курсор).
Работа с книгами
Работа с файлами однотипна для всех приложений Windows Как и в других приложениях, в Excel основные действия с файлами выполняются с помощью команд меню Файл или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.
Если при создании новой книги используется команда меню, а не кнопка на панели, то Excel предлагает выбрать шаблон — уже готовую книгу, как основу для создания новой. Образцы предлагаемых шаблонов можно увидеть в области просмотра окна Создание доку- мента. Если какой-либо шаблон подходит для решения задачи, выделите его и нажмите кнопку ОК. Копия выбранной книги будет открыта в окне Excel. После создания книги, ее следует сохранить на диске командой Сохранить как при первом сохранении (либо для изменения старого способа сохранения) и командой Сохранить для сохранения изменений, внесенных в уже существующий документ.
Команда Сохранить рабочую область используется для сохранения текущего состояния Excel: всех установленных параметров и расположения открытых книг. Благодаря этому, всегда можно восстановить рабочую область в том виде, в каком она была на момент сохранения.
Команда Сохранить в формате HTML за
| |  скачать работу |
Автоматизация ввода данных |
