Автоматизация ввода данных
Другие рефераты
Выделение объектов. Работа с объектами. Автоматизация ввода данных. Форматирование данных. Адресация ячеек. Присваивание имен ячейкам.
2002
Выделение объектов. Работа с объектами. Автоматизация ввода данных. Форматирование данных. Адресация ячеек. Присваивание имен ячейкам.
Ячейка, блок ячеек, строка, диапазон строк, столбец, диапазон столбцов, лист, книга — это основные объекты, с которыми работает пользователь Excel. Принцип работы с объектами одинаков для всех приложений Windows: следует выделить объект, а затем выполнить требуемое действие, пользуясь командами оконного или контекстного меню или методом Drag and Drop.
Блок выделяется как группа объектов или фрагмент текста в редакторе: следует “про тащить” по нему мышь. Можно выделить одну из угловых ячеек блока, а затем воспользоваться комбинациями клавиши Shift с клавишами управления курсором для протаскивания выделения.
Еще один способ выделения блока — щелкнуть на одной из угловых ячеек, а затем на противоположной по диагонали, удерживая при втором щелчке нажатой клавишу Shift. Это удобный способ для расширения выделения: если некоторый блок например, А2:В4, уже выделен, а нужно выделить более широкий, например А2:Е5, щелкните на новой угловой ячейке Е5 с нажатой клавишей Shift.
Часто нужно выполнить действие не с одним, а с несколькими блоками. Нужно выделить один из них, а при выделении каждого следующего удерживайте нажатой клавишу Ctrl.
Для выделения целого столбца или строки нужно щелкнуть на его (ее) имени. Для выделения диапазона или группы диапазонов столбцов или строк используются те же способы, что и для выделения блока: протаскивание мыши по диапазону; щелчок на одной из границ диапазона, а затем на второй с нажатой клавишей Shift; удерживание клавиши Ctrl при выделении каждого следующего диапазона.
Для выделения всех ячеек листа можно щелкнуть на кнопке, расположенной в его левом верхнем углу.
Работа с объектами. Форматирование данных.
С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.
Нажатие клавиши Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице “дырку”, в которую невозможен ввод данных, нельзя.
По команде Правка Копировать или Правка Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно хранить в таблице.
Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel отличается от других приложений Windows тем, что операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания.
Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.
Самый быстрый способ копирования или перемещения выделенного блока — с помощью мыши. При этом можно захватить блок за рамку выделения (курсор мыши при этом примет вид стрелки) и перетащить на новое место. Чтобы скопировать (а не переместить) блок, следует при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl. При перетаскивании появляется серая рамка, которая позволяет правильно разместить блок.
Надежнее перетаскивать выделенный блок правой кнопкой мыши. При отпускании кнопки будет выведено меню предлагаемых команд. С их помощью можно также переместить или скопировать блок со сдвигом остальных ячеек в нужную сторону, так, чтобы освободилось место для перетаскиваемого блока.
Если нужно вставить выделенный блок, следует перетаскивать его при нажатой клавише Shift. При попадании на вертикальную или горизонтальную линию сетки курсор мыши принимает форму большой буквы I, так что легко можно указать место вставки.
Нажатие Ctrl-Shift при перетаскивании приведет к копированию, а не перемещению блока.
Автоматизация ввода данных
Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel проявляет высокую дружественность. Уже по первой букве программа “догадывается”, что хочет ввести пользователь и предлагает ранее введённое значение.
Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее после этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения Указатель мыши примет форму крестика. Название “маркер заполнения” — не случайное: он позволяет заполнить ячейки значениями простым перетаскиванием мыши.
Перетаскивание маркера заполнения позволяет “размножить” содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.
Программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названии месяцев, полных дат и произвольных чисел. Если требуется заполнить диапазон ячеек нужно указать первую ячейку заполняемого диапазона и ввести начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от единицы, нужно указать вторую ячейку ряда и ввести соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих значениях. Можно поступить следующим образом: выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения и перетащить маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащить маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.
Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду Правка Заполнить Прогрессия. Откроется, диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии. Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты. В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессии и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.
Все действия с выделенными объектами можно выполнять и с помощью команд Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить меню Правка, горячих клавиш, контекстного меню или соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов.
Ошибочно выполненное действие можно отменить, а затем повторить снова, пользуясь кнопками и на панели инструментов или соответствующими командами меню Правка.
Среди команд меню Правка и контекстного меню ячейки имеется команда Специальная вставка. Она предназначена для вставки из буфера обмена возможно не всей, а только определенной информации, например, только значений без формул, по которым они получены, или только форматов, или только примечаний. При этом можно задать арифметическую операцию, которую следует выполнить над содержимым копируемого блока и содержимым блока, на место которого происходит вставка. Это удобно, когда, например, каждую ячейку блока нужно умножить на некоторое число. Для этого можно скопировать это число в буфер обмена, а затем выделить блок и выполнить специальную вставку, задав oпe- рацию “умножить” (или другую требуемую). Если же к каждой ячейке блока нужно прибавить свое число, создайте блок прибавляемых чисел, скопируйте его в буфер обмена, а затем вставьте специальной вставкой на место исходного блока, задав операцию сложения. Вспомогательный блок прибавляемых чисел можно впоследствии удалить.
Для вставки пустых ячеек, строк и столбцов можно использовать команды меню Вставка. При вставке строки следует выделить строку или любую ячейку в ней и выбрать команду меню Вставка Строка. Пустая строка появится перед указанной. Аналогично вставляется пустой столбец. При вставке ячейки рядом с выделенной следует выбрать команду Вставка Ячейки и в открывшемся диалоговом окне указать направление сдвига выделенной ячейки при вставке.
Если вставка пустых строк и столбцов выполняется часто, то удобно иметь кнопки для выполнения этих действий на панели инструментов. Эти кнопки имеют вид вставить ячейку, вставить строку, вставить столбец.
Чтобы поместить все или некоторые из этих кнопок на панель инструментов, следует выбрать команду Настройка контекстного меню панели задач или команду меню Вид Панели инструментов Настройка. В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Команды, в списке справа — категорию Вставка и перетащите нужные кнопки из левой части окна на панель инструментов. Просмотрите другие категории и соответствующие им команды. Для наиболее часто выполняемых действий удобно иметь кнопки “под рукой”. Не следует сильно загромождать стандартную панель.
| |  скачать работу |
Другие рефераты
|
