Информационное обеспечение управленческого решения
епроизвольно приводя к переключению внимания. Устойчивое восприятие
зрительной информации длится не более трех минут, и, чтобы удерживать
читателя в состоянии сосредоточенности на протяжении чтения всего документа
(15-20 минут для текста 5-7 машинописных листов – предельно допустимый
объем экспертизы), необходимо излагать содержание текста квантовыми
выбросами сведений, объединенными единой мыслью, спрессованной в короткий
абзац. Постоянное переключение сознания с одной мысли на другую раньше, чем
через три минуты непрерывного чтения, способствует поддержанию
интеллектуальной активности и подавлению импульса переключения внимания.
Скорость чтения печатного текста определяется физическими
возможностями речедвигательного аппарата. При сосредоточенном чтении
потребитель как бы проговаривает текст про себя, усваивая 475-580 знаков в
минуту (треть машинописного листа). Учитывая, что критический промежуток
времени составляет три минуты, надо излагать каждую законченную мысль в
рамках одной страницы, как бы сложна она не была, а лучше, когда
машинописный лист содержит две – три четко сформулированных мысли.
Изложение должно быть экспрессивным (упругим), без нанизывания падежей и
деепричастных оборотов в предложении, употребления неконкретных выражений и
длинных слов. Одномоментно при чтении воспринимается в среднем 5-7
однородных объектов, соответствующих одному длинному слову в 10-12 букв,
двум коротким, не связанным словам, или четырем, объединенным одной фразой.
Отклонение от этих норм резко снижает скорочтение, рассеивая внимание
читателя. Весьма вредны длинные замысловатые предложения и не несущие
смысловой нагрузки выражения – читателю приходится сбиваться с ритма, чтобы
убедиться, что это обычное пустословие, не имеющее скрытого смысла.
Заключение.
Информационный материал завершается выводами и рекомендациями, как
ответ на вопросы, поставленные во введении (поставлена задача – дается
квалифицированный ответ). Обобщения и выводы - это домыслы знатока данной
отрасли знаний, сделанные на основе анализа минимума исходных данных и
дополненные его интуицией (опытом и здравым смыслом), которые ничем нельзя
заменить при оценке событий с целью определения потенциальных возможностей
исследуемой ситуации. Подготовленный читатель (руководитель, давший
поручение) знает, что авторские догадки основаны на сведениях с различной
степенью достоверности, в том числе и незначительной, поэтому автору
нельзя претендовать на непогрешимость своих суждений – напротив,
безапелляционность всегда настораживает и вызывает недоверие. В связи с
этим, по возможности, следует точно передать в формулировке свое
представление о вероятности прогнозируемых событий, используя оговорки
типа: «очевидно», «возможно», «по-видимому» и т.п. Корректный, убедительный
вывод - наиболее действенный инструмент воздействия на адресата с целью
приобретения в нем единомышленника. Заключение читается и перечитывается
потребителем несколько раз (многие руководители начинают читать с выводов и
рекомендаций и только после этого знакомятся с содержанием), поэтому
формулировки выводов должны быть краткими до такой степени, чтобы краткость
не искажала смысла, но давала широкий простор ассоциативному мышлению,
подготовленному усвоенным (осмысленным) изложением, а рекомендации
необходимо составлять логичными, убедительными и реально достижимыми,
чтобы внушить уверенность в успехе.
Автор не может беспристрастно судить о качестве предварительного
варианта изложения, нужен объективный анализ со стороны коллег по работе,
не знающих проблемы, но имеющих опыт составления подобных документов.
Обсуждая с ними материал, надо терпеливо и благожелательно выслушивать все
высказывания, даже тогда, когда они кажутся нелепыми (по Вашему мнению).
Если оппонент счел необходимым сделать замечание, значит здесь что то есть
и следует обязательно самому докопаться до причины, побудившей его на это.
Допускаются сдержанные возражения только логического порядка. Получив
одобрение коллег, можно приступать к редактированию (приведению в порядок)
итогового документа. Предварительно сформулированная деловая информация
тщательно редактируется и на ее основе создается итоговый документ.
Редактирование последовательно включает четыре этапа:
1. Правка – вычитка. При первом чтении поправки не вносятся, в случае
надобности, делаются карандашные пометки на полях, а если потребуется
зафиксировать неожиданно возникшую мысль, то это делается на отдельном
листке. Чтобы осталось общее впечатление о документе, желательно первый
раз прочесть материалы «на одном дыхании». Второе чтение - это языковая
и стилистическая правка с последующей перепечаткой, чтобы пометки и
помарки не отвлекали в последующей работе над текстом.
2. Правка – сокращение. Устраняются общие рассуждения (пустословие),
длинноты, малосущественные места, однотипные примеры, сложные
синтаксические конструкции и т.п. Допустимый объем текста итогового
документа не должен превышать пяти машинописных листов (печать
односторонняя).
3. Правка – переделка. Переложение заново неудачно сформулированных мыслей,
в том числе и документа в целом, если это необходимо.
4. Оформление (окончательная обработка документа). Перепечатка набело через
полтора интервала с абзацным отступом пять знаков от левого поля.
Документы со сроком хранения не более трех лет допускается печатать на
обеих сторонах листа.
Предлагаемая последовательность редактирования деловой информации
проверена многолетней, и более того, многовековой практикой.
Отредактированный итоговый документ направляется по инстанции
руководству аппарата управления.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Среди работников умственного труда психологи различают такие склады
ума:
- парадоксальный, носители которого способны на озарение гениальной идеей,
дающей начало новой теории;
- собирательно – индуктивный, соответствующий творческой личности,
способной к оригинальным обобщениям, ведущим к частным открытиям;
- собирательно – описательный, свойственный талантливым популяризаторам
науки, обладающим острой наблюдательностью и образностью мышления;
- критически – аналитический, присущий ценным оппонентам, ничего не
принимающим на веру, что способствует развитию основополагающих идей в
рациональном направлении;
- заурядный, относящийся к скрупулезным исследователям, не боящимся
скрупулезной работы и способным многократно повторять один и тот же
эксперимент, добиваясь позитивных результатов в казалось бы беспросветной
ситуации, беззаветным служителям науки.
Характер экспертной работы требует склада ума, близкого к трем последним
категориям.
Чтобы вызвать интерес читателя, мало грамотно изложить принципиально
верные положения, надо еще расположить адресата к сознательному усвоению.
Человеческие возможности по восприятию и переработке текстовой информации
сравнительно ограничены и определяются его индивидуальными психофизическими
возможностями: темпераментом, читательской квалификацией, объемом знаний,
скоростью мыслительно – речевых процессов, способностью быстро
переключаться с одной мысли на другую и т.п.
Например, по темпераменту психологи делят всех людей на четыре
типа:
- сангвиник: жизнерадостный тип, легко переключающийся с одной мысли на
другую, ему импонирует разнообразие в изложении;
- холерик: энергичный и страстный тип, подвижный во внимании и
предпочитающий темповую подачу материала в бодром тоне;
- флегматик: тип ровный в поведении, предпочитающий ровную форму изложения
с солидными обоснованиями выдвинутых в нем положений;
- меланхолик: застенчивый тип, часто теряющийся в новой для него ситуации и
склонный к сомнениям, поэтому, чем четче и решительней изложен материал,
тем скорее рассеиваются его сомнения.
Скорочтение. Это быстрое выявление ключевого слова в просматриваемом
отрывке текста, выделение для него смыслового ряда и определение на этой
основе смыслового значения отрывка в целом – смыслового момента.
Бегло просматривая текст в поисках ключевого слова, подчеркивают только
существенное, не взирая на знаки препинания и промежуточные слова. Разрывы
между линиями подчеркивания показывают, что читать надо только по
подчеркнутому, а не подряд, выхватывая значимые слова, образующие нужные
для дела утверждения и понятия. Ключевые слова фиксируются на полях, и их
последовательный набор составит оглавление документа – логику его изложения
и последовательность подачи смысловых моментов.
Скорочтение без фиксации прочитанного – бессмыслица. Его основная цель -
выборка привлекших внимание мест для последующего осмысления. Такие
находки, равно как и возникающие по ходу просмотра текста собственные
догадки, нельзя доверять памяти, так как по прошествии времени их трудно
будет восстановить. Поэтому фрагменты, вызвавшие позитивные реакции,
немедленно отчеркиваются на полях, а возникшие догадки фиксируются на
вкладках. Если помечать в тексте нельзя, то пользуются обычной масштабной
линейкой. Устанавливают ноль на первой строке страницы и отмеряют в
миллиметрах начало и конец фрагмента. Например, запись «40 – 140 –
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управленческого решения |
