Информационное обеспечение управленческого решения
агрузку. С одной стороны, они иллюстрируют идею, давая
запоминающиеся сопоставления, с другой - обеспечивают доказательность
доводов на типичных представителях множества фактов. Пример - это сильный
по доходчивости прием доказательства, так как конкретное и образное
действует гораздо убедительнее, чем общие абстрактные (теоретические)
рассуждения.
Оформление.
Процесс выработки решения на любом уровне управления требует
высококвалифицированного управленческого труда – умения сосредоточить
внимание на главном, не упуская из вида важных мелочей, в условиях частого
переключения с одного вида деятельности на другой (служебные и телефонные
разговоры, отдача распоряжений, записи для памяти и т.п.). Эти эмоциогенные
помехи создают атмосферу рваного ритма и вынуждают руководителя к
скорочтению и торопливому восприятию содержания деловой информации.
Процесс скорочтения состоит из быстрого выделения в отрезке текста
ключевого слова, выявления для него смыслового ряда и определения на этой
основе смыслового значения текста в целом. Бегло просматривая документ,
руководитель должен выбрать из него все основные смысловые моменты, оценить
их значение, сделать соответствующие выводы и выработать алгоритм
собственного поведения в процессе принятия и реализации решения. Прямая
зависимость принятия своевременного и качественного решения от четкости и
удобочитаемости деловой информации очевидна, и специалист обязан так
сформировать текст, чтобы читатель мог без труда следовать за мыслью
автора.
Сложность изложения мыслей на бумаге состоит в том, что слово
(ключевая единица языка) само по себе ничего не выражает для человеческого
сознания, которому свойственно образное мышление. Эта языковая абстракция
приобретает предметный смысл только в составе предложения – средстве
выражения мысли, где в зависимости от контекста оно ассоциируется с
конкретным понятием. При этом одно и то же слово в разных контекстах может
иметь различное значение.
Задача существенно облегчается познанием особенностей литературной
письменной речи. Литературный язык подчинен исторически сложившимся нормам,
где лексика определяет выбор слов, а стилистика – состав предложений.
Лексическая норма – наиболее уместные для специфики принятого стиля
изложения слова и обороты, а стилистическая – мобилизация сознания и чувств
на главном в предложении. Специфика письменной литературной речи –
функциональный стиль языка. Различают четыре литературных стиля: деловой и
научный, апеллирующие к сознанию соответственно подготовленного читателя, и
художественный и публицистический, воздействующие преимущественно на
чувства массового читателя.
Деловому стилю свойственны логическая (стилистическая) и языковая
(лексическая) стройность, внешне практически полностью лишенные
эмоционально – экспрессивной окраски (давления на чувства и психику
читателя). Основа делового стиля – книжно-письменная лексика, в которой
широкое использование готовых языковых формул обеспечивает наибольшую
точность формулировок и до минимума сокращает время на подбор уместных слов
и словосочетаний для характеристики описываемой ситуации. Рассчитанный на
подготовленного потребителя такой стиль несет в скупых формулировках
огромный объем ассоциативно воспринимаемой информации, намного повышая
информативность и восприимчивость изложения по сравнению с другими стилями.
Этот унифицированный (стилизованный) язык построен на наборе принятых в
конкретных отраслях терминов (не допускающих разночтения) и
словосочетаний.
Отдельные слова и обороты в зависимости от их закрепления за
определенной сферой применения приобретают устойчивое стилистическое
значение и становятся общепринятыми языковыми формулами (терминами)
несущими конкретную смысловую нагрузку. Терминологизация литературного
языка возникла и развилась из просторечия – вульгарного и профессионального
жаргона. Жаргонизмы и профессионализмы в динамике своего развития проходят
три стадии. Сначала они становятся неологизмами, затем закрепляются на
определенное время в разряде книжно-письменных слов, а по мере вытеснения
их новыми терминами превращаются в архаизмы. Специалист должен постоянно
следить за динамикой терминологизации, так как использование в деловой
лексике неустоявшейся или устаревшей терминологии расценивается как
недостаточный словарный запас и неумение излагать мысли в рамках делового
стиля.
Общелитературные слова, без которых в изложении обойтись нельзя, надо
использовать и избирательно. С учетом специфики делового стиля они обязаны
нести смысловую нагрузку и не содержать в себе неопределенности и
эмоциональной окраски. Например, не имеют смысловой нагрузки ничего не
добавляющие к смыслу высказывания слова-спутники типа «конкретные задачи»,
«имеющиеся недостатки», воспринимаемые как надоедливый штамп;
тавтологические сочетания, когда одно слово бессмысленно дублирует другое:
«перспектива на будущее», «наиболее максимально», «первый дебют»;
употребление рядом взаимоисключающих слов: «несомненно невероятно», «ужасно
весело»; парафразы, когда конкретные названия предметов заменяются их
существенными признаками: «кров над головой», «коронный номер», «царь
зверей». Все это воспринимается как пустословие.
Содержат в себе неопределенность слова в переносном смысле
(метонимы), однокоренные слова, сходные по звучанию (паронимы);
взаимозаменяемые слова (синонимы), особенно многозначные, синонимичные
другим словам только в одном из своих значений. Недопустима инверсия
(продуманная перестановка слов в предложении) для давления на психику,
употребление высокопарных слов, свойственных бульварной прессе. Это
расценивается как сбой на газетчину (публицистику), самый неряшливый и
вредный для литературного языка стиль. Большой эмоциональный заряд несут в
себе метафоры (сочные образные сравнения), в деловой информации следует из
этой категории слов употреблять только сухие метафоры и метафорические
обороты со стертой от частого употребления образностью и превратившиеся в
универсальные слова и речевые штампы, имеющие точное смысловое значение
типа «сильно», «слабо», «мало», «много» и т.п. Для простоты и четкости
выражения мысли в деловом стиле широко используются речевые штампы («в
соответствии с решением», «в связи с необходимостью», «в целях
укрепления»), канцеляризмы («заслушать», «ходатайствовать», «надлежащий»),
нетипичные для других стилей словоизменения («закончить строительством",
«передать по принадлежности»).
Особое внимание в деловом документе уделяется цифровому материалу.
Ссылки на точные цифровые данные намного убедительней универсальных слов,
таких как «большинство», «слабо», «недостаточно» и т.д. Внешне сухой и
отвлеченный статистический материал , не отнимая много времени и не
перегружая внимания достаточно убедительно выражает сложные явления.
Статистика опирается не на единичные события, а на множество фактов,
показывая в динамике развития и взаимодействия наиболее объективные
закономерности, надо только суметь найти в обилии цифр действительно нужные
данные, из которых с неизбежностью следует определенный вывод. Но цифрами
нельзя злоупотреблять. Монотонное перечисление цифр (особенно чтение
таблиц) быстро утомляет, поэтому в тексте объемом 5-7 страниц нормально
воспринимается не более двух десятков цифр, при условии, что их восприятие
подготовлено предыдущим содержанием, что они сгруппированы не более чем в
семи группах по 2-3 цифры и рассредоточены по тексту. Их надо отбирать ,
анализировать и подавать в форме подведения итогов, средней арифметической,
суммирования и т.п. Чтобы они лучше запоминались, их полезно сравнивать
(или противопоставлять) с чем-либо наглядным и впечатляющим. При этом
необходимо помнить, что числа лучше воспринимаются не в цифровом виде, а
написанные буквами.
Не нужно злоупотреблять цитатами, так как цитатничество всегда
ассоциируется с догматизмом и начетничеством, за которым теряется лицо
автора и доверие к нему. Для специалиста не существует плагиата, и для
пользы дела он должен не стесняясь заимствовать чужие мысли и излагать их
своими словами.
Стилистически целесообразно пользоваться преимущественно короткими
простыми предложениями, которые легко читаются и запоминаются. Критерием
качества изложения должно быть примерное равновесие изобразительного (образ
- это существительное) и повествовательного (действие - это глагол). Все
остальное на грани излишеств и его надо тщательно взвешивать, так как любое
слово или оборот органично, не вписывающиеся в тему изложения, вызовут у
потребителя побочные ассоциации и приведут к рассеиванию внимания.
Большое значение для эффективного восприятия текста имеет ритм
изложения (расположение смысловых единиц). Скорость умственной деятельности
вчетверо выше зрительного восприятия, поэтому большая часть сознания при
чтении не загружена и готова реагировать на любые побочные раздражители,
н
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управленческого решения |
