Информационное обеспечение управления предприятием
передаваемых подразделениями счетов и других документов на
оплату и передача их в бухгалтерию.
2) Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
3) Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
4) Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.
5) Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами
(телефон, факс и т.д.)
6) Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
7) Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных
изданий.
8) Составление графика работы сотрудников работающих на штатных
должностях по совместительству.
9) Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10) Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из
протоколов.
11) Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.
Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря,
иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и
поэтому систему электронного контроля поручений не используют по
назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим
числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет
чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на
подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться.
Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или
простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече.
У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий
ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора
на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления
резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут
лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда
ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или
приказа– запрещает, противореча себе.
В ОАО «Технический университет КубГТУ» есть утверждённая схема
документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота
(рисунок 7).
Рисунок 7. Документооборот в ОАО «ТУ КубГТУ»
В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у
секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где
представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по
годам (таблица 3). Из таблицы можно определить структурную характеристику
документооборота и как она меняется по годам.
Таблица 3
Анализ структуры документооборота
| |Количество документов |Темпы роста, % |
|Наименование | | |
|документа | | |
| |1997 |1998 |1999 |в 1998 |в 1999 |
| | | | |к 1997 |к 1998 |
|Входящие |124 |203 |240 |164 |118 |
|Исходящие |384 |402 |358 |105 |89 |
|Приказы |870 |648 |894 |74 |138 |
|в том числе: | | | | | |
|- по основной деятельности |157 |116 |156 |74 |134 |
|- по командировкам |215 |178 |222 |83 |125 |
|- по личному составу |498 |354 |516 |71 |146 |
|Внутренние |3841 |2597 |1972 |68 |76 |
|в том числе: | | | | | |
|- финансовые |1492 |973 |1272 |65 |131 |
|- служебные |2349 |1624 |700 |69 |43 |
|Итого в год: |5219 |3850 |3464 |74 |90 |
|В среднем за день |18 |13 |12 |72 |92 |
|Выручка от реализации, тыс.р. |7663 |11315 |15132 |148 |134 |
Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно,
что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента
(таблица 2), а общее количество документов в организации сокращалось до
уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 3). Ниже на рисунке
эти изменения наглядно представлены (рисунок 8).
Рисунок 8. Изменение выручки от реализации и общего количества документов
При более подробном рассмотрении последней таблицы, где
анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних
документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих
документов (таблица 3). Ниже на рисунке эти изменения представлены (рисунок
9).
Рисунок 9. Изменение количества документов
Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями
между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз
примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год.
Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и
соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в
последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт
использование глобальной сети Интернет.
Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота,
определим:
- какие подразделения наиболее сильно загружают документами
руководителя
- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим
пиковые значения
В ОАО «Технический университет КубГТУ» много разнообразных
подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только
основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:
- Бухгалтерия;
- Административный отдел;
- Школа абитуриентов;
- Подготовительные курсы;
- Лицей;
- Компьютер-колледж.
Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным
подразделениям (таблица 4). В этой таблице анализируется не только динамика
общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным
подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в
Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую
очередь автоматизировать
Таблица 4
Группировка видов документов по подразделениям
| Подразделение |1997 |1998 |1999 |
| |Кол. |% |Кол. |% |Кол. |% |
|Административный отдел|765 |15 |621 |16 |754 |22 |
|Бухгалтерия |1392 |27 |1073 |28 |1272 |37 |
|Школа абитуриентов |909 |17 |718 |19 |446 |13 |
|Подготовительные курсы|715 |14 |537 |14 |345 |10 |
|Лицей |582 |11 |410 |11 |273 |8 |
|Компьютер-колледж |551 |10 |319 |8 |259 |7 |
|Прочие |305 |6 |172 |4 |115 |3 |
|Итого: |5219 |100 |3850 |100 |3464 |100 |
Представленные выше в таблице результаты сравнений объёма
документооборота по подразделениям (таблица 4) наглядно отображены ниже на
рисунке (
рисунок 10).
Из рисунка видно, что общее снижение объёмов документооборота
произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии
количество документов наоборот возросло. Это является наоборот
положительным моментом, так как при большой деловой активности в
бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном
отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.
Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая
приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или
административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.
Рисунок 10. Динамика объёма документооборота по подразделениям
Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в
течение одного года на примере 1999 года (таблица 5). Здесь разбивка
происходит помесячно для выявления сезонности.
Таблица 5
Выявление сезонности в объёме документооборота
|Месяцы |Виды документов |
|Года | |
| |Входящие |Исходящие |Приказы |Внутренние |
|Январь |12 |35 |57 |177 |
|Февраль |22 |30 |78 |200 |
|Март |27 |25 |130 |165 |
|Апрель |23 |28 |84 |175 |
|Май |14 |24 |96 |122 |
|Июнь |18 |53 |84 |78 |
|Июль |23 |42 |34 |94 |
|Август |17 |29 |23 |120 |
|Сентябрь |25 |69 |69 |183 |
|Октябрь |18 |38 |47 |165 |
|Ноябрь |17 |44 |108 |182 |
|Декабрь |24 |44 |79 |211 |
Из представленной выше таблицы видно, что в летний период снижается
активность организации, так как
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управления предприятием |
