Информационное обеспечение управления предприятием
зация большинства
компьютеров в организации. Большинство машин работали в операционной
системе DOS с программной оболочкой Windows 3.11 или с операционной
системой Windows 95 на 4 Мегабайтах оперативной памяти. Ниже в таблице
представлены этапы модернизации компьютерной базы Технического университета
(таблица 7). Из таблицы видно, что общее количество компьютеров
увеличивалось из года в год на 108 и на 111 процентов соответственно. При
этом общее количество современных компьютеров увеличивалось в 1998 году в
четыре раза, а в 1999 году в более чем два раза. Соответственно величина
морально устаревших компьютеров сокращалась. Общее количество персональных
компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами.
Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских
плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.
Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого
требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в
очередной модернизации персональных компьютеров.
Таблица 7
Этапы модернизации в ОАО «Технический университет КубГТУ»
|Подразделения |Модели |Годы |Темпы роста |
| |компьютеров | | |
| | |1997 |1998 |1999 |98-97 |99-98 |
|Центр довузовской |Все, из них: |4 |4 |6 |100% |150% |
|подготовки |486 |3 |0 |0 | | |
| |Pentium |1 |4 |6 | | |
|Подразделения |Все, из них: |2 |3 |4 |150% |133% |
|среднего образования|486 |2 |2 |3 | | |
| |Pentium |0 |1 |1 | | |
|Институт современных|Все, из них: |2 |2 |3 |100% |150% |
|технологий и |486 |2 |2 |1 | | |
|экономики |Pentium |0 |0 |2 | | |
|Дополнительное |Все, из них: |25 |25 |25 |100% |100% |
|профессиональное |486 |24 |14 |11 | | |
|образование |Pentium |1 |11 |14 | | |
|Производственно-комм|Все, из них: |3 |4 |4 |133% |100% |
|ерческие |486 |2 |2 |0 | | |
|подразделения |Pentium |1 |2 |4 | | |
|Подразделения |Все, из них: |14 |16 |18 |114% |113% |
|управления |486 |12 |14 |0 | | |
| |Pentium |2 |2 |18 | | |
| |Все, из них: |50 |54 |60 |108% |111% |
|Итого: |486 |45 |34 |15 |76% |44% |
| |Pentium |5 |20 |45 |400% |225% |
При всех положительных тенденциях развития по парку персональных
компьютеров, в обществе также производились большие затраты на монтаж
локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые
подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры. Эти
случаи были единичны или приобретение шло за счёт расходов Технического
университета, а не подразделения.
Плохо складывается положение с ксерокопированием - два ксерокса на
всю организацию. Это приводит к тому, что часто ксерокс находится в
неисправном состоянии и как следствие идёт задержка в предоставлении
руководству необходимой информации. Она может быть предоставляется и
быстро, но за счёт использования принтера, как множительной техники.
Предприятие как система не может действовать изолированно.
Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о
состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей
экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий. Многие
отделы выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы
глобальной сети Интернет.
В результате анализа материально-технического обеспечения я
определил, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной
информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие
затраты.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
1 Пути сокращения управленческих затрат
В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от
применения современных информационных технологий в управлении.
Проанализируем динамику управленческих затрат на примере одного
подразделения по годам. Выясним как информационные технологии позволяют
повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.
Для примера возьмём подразделение Компьютер-колледж. Его работа
более всего связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим
перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло
внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.
Это же подразделение в качестве примера будем использовать в
следующем разделе, где мной будут предложены мероприятия по улучшению
положения дел в подразделении с точки зрения внедрения новейших современных
технологий.
Согласно ниже представленному рисунку, в Компьютер-колледже у
директора в непосредственном подчинении находится четыре человека (рисунок
12):
- Секретарь-референт, выполняющий работу с клиентами и занятый в
основном внешними проблемами типа: реклама, маркетинговые
исследования, участие в ярмарках и выставках.
- Два инженера по компьютерным классам, каждый из которых в своём
классе осуществляет техническую поддержку аппаратного и
программного обеспечения.
- Заместитель директора по учебной части, заведующей учебным
процессом: методическое обеспечение, составление расписаний
занятий, работа с преподавателями и со слушателями.
Рисунок 12. Структура подразделения Компьютер-колледж
Для успешного осуществления управленческих функций в Компьютер-
колледже необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже
в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты
времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в
Компьютер-колледже обучается от трёх до четырёх групп в зависимости от
сезона, в каждой из которых обучается согласно смете не менее восьми
человек.
Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно
наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.
В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые
затратные во времени.
Таблица 8
Распределение обязанностей на месяц
|Основные обязанности |Затраты времени, |Темпы |
|ответственных лиц |в часах |роста |
| |1997 |1998 |1999 |98/97 |99/98 |
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |
|1. Директор. |72 |62 |16 |86% |26% |
|Составление бюджета на полугодие |24 |20 |4 |83% |20% |
|Составление сметы и калькуляции на |12 |10 |2 |83% |20% |
|полугодие | | | | | |
|Выписка счетов, составление |20 |16 |8 |80% |50% |
|договоров и контроль оплаты. | | | | | |
|Формирование списка клиентов, уже |16 |16 |2 |100% |13% |
|оплативших и ожидающих начала | | | | | |
|обучения. | | | | | |
|Составление актов списания |4 |4 |4 |100% |100% |
|материальных ценностей. | | | | | |
|Составление фактической сметы |28 |24 |12 |86% |50% |
|2. Заместитель по учебной работе |145 |140 |98 |97% |70% |
|Составление расписания занятий на |16 |14 |8 |88% |57% |
|неделю вперёд. | | | | | |
|Назначение преподавателей на |24 |22 |10 |92% |45% |
|занятия по расписанию. | | | | | |
|Подготовка методического материала |8 |32 |32 |400% |100% |
|к занятиям. | | | | | |
|Оповещение клиентов о дате начала |24 |20 |16 |83% |80% |
|занятий и времени обучения. | | | | | |
|Составление представления и приказа|12 |10 |2 |83% |20% |
|на зачисление клиентов в группу | | | | | |
|слушателей. | | | | | |
|Контроль посещения занятий и |7 |6 |8 |86% |133% |
|соблюдения графика учебного | | | | | |
|процесса | | | | | |
|Приём слушателей по личным вопросам|4 |4 |4 |100% |100% |
|Изготовление сертификатов для |24 |12 |8 |50% |67% |
|слушателей | | | | | |
Продолжение таблицы 8
|1 |2 |3 |4 |5 |6 |
|Составление приказа об отчислении |12 |10 |2 |83% |20% |
|из группы слушат
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управления предприятием |
