Информационное обеспечение управления предприятием
машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся
документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные,
которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие
документы:
1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект
хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы
президента, постановления правительства и местных органов власти,
приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок,
приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения
арбитража и судебных органов, рекламации.
3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива
предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных
источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и
т.д.).
5) Техническая и технологическая документация.
6) Материалы специальных обследований состояния производства на
отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами
своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и
внешней. Система внутренней информации - это данные статистического
бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные,
нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней
информации - это данные статистических сборников, периодических и
специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-
правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную
и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой
предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется
на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся
плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере
необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную,
сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов
бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение
в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и
переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о
состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к
первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и
вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований
(отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).
В деятельности крупных фирм передача информации является непременным
и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом
особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности
сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи
организации технологического процесса и носит производственный характер.
Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий
кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий
по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в
предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является
одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и
повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных
процессов.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства
отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая
информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях,
технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно
пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений,
практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме
высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов,
отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями
управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К
информации предъявляются определенные требования:
- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений,
оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки
сведений.
Важную роль в использовании информации играют способы ее
регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение
и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой,
графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть
технологию информационной деятельности.
2 Технология информационной деятельности
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в
основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный
процесс, включающий в себя:
- формирование соответствующей технико-технологической базы (с
применением новейших информационных технологий и современных
электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
- организацию производства и сферы распределения информационно-
вычислительных услуг;
- отработку механизма информационного обслуживания и создание
действенной системы управления данными процессами;
- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств
проведения информационной деятельности в процессах управления, а
также создание для этого необходимых материально-технических,
организационно-экономических и социальных условий.
Использование вычислительной техники и информационных технологий в
сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной
организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности,
расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов
их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования
электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень
управления.
Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:
- создания самих вычислительных машин;
- создания для них программного обеспечения;
- подготовленности среды применения.
Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и
накладные расходы:
- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;
- обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;
- заменяет в конторском деле секретарей-машинисток,
делопроизводителей;
- в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых
документов, осуществление бескассовых связей с банками и
финансовыми учреждениями.
Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды
вычислительной техники:
- ЭВМ крупногабаритные и персональные;
- микропроцессоры;
- средства телекоммуникаций;
- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со
встроенной микроЭВМ;
- средства автоматизированной обработки текстовой информации.
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения
расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для
обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин
"вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых
с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую,
цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных
промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял
около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть
приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации
осуществлялась с применением технических средств, основанных на
использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-
ЭВМ чаще всего используются для:
- разработки оперативных планов производства и контроля за их
выполнением;
- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса
производства;
- расчета заработной платы;
- контроля за поступлением заказов;
- анализа данных о сбыте продукции;
- регистрации поступления платежей;
- ведения учета и отчетности.
Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного
контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество
поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков
применительно к существующим стандартам).
В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для
автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки.
Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сокра
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управления предприятием |
