Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйелерінде

Іс жүргізудің автоматтандырылған жүйелерінде, бағыт-тандыру модульдерінде құжаттардың әр түрлі және түрлілігі үшін келісушілердің алдын-ала жасалған тізіміне сәйкес бұл процесс автоматты түрде жүзеге асырылады. Мысалы: келісім-шарт автоматты түрде бухгалтерияға, заңгерге және келісім-шарт үлгісіне тәуелді – басқа мүдделі бөлімшелерге түседі.

Автоматты жүйе құжаттың өтуіне бақылауды, егер құжат қайсы бір бөлімшеде бөгеліп қалған жағдайда ескертуді жүзеге асырады. Белгілі бір құжатқа рұқсат беретін тұлғалардың тізімін басшы бекітуі тиіс. Бұл тек құжатты жасауды жеделдетіп қана қоймайды, қателерді болдырмауға мүмкіндік береді.

Басқару қызметінде орын алған стандартты емес жағдайды көрсететін жеке мәтінде құжатты жасауды талап ететін жағдайлар кездеседі. Компьютер мұндай құжатты жасау кезінде дн көмектеседі.

Құжатты әзірлеудің бірінші кезеңі – мұндай үлгілердегі мәселелерді шешудің тәртібін айқындайтын нормативтік-әдістемелік құжаттардың заңдық базаларын зерттеу екені мәлім. Құжаттарды әзірлеудің бұл кезеңі заңдық базаларының күрделілігіне, оңай қол жеткізбейтіндігіне және заң шығару материалдарын іздеу жұмыстары бойынша көп еңбектенуді қажет ететін жұмыстарды жүргізу қажеттілігіне байланысты жиі назардан қалып отырды. Қазіргі уақытта жан-жақты заң шығару және нормативтік-әдістемелік құжаттарды қамтитын көптеген заң және құқықтық деректер банктерінің бар болуы құжаттардың әзірлену сапасын айтарлықтай арттыруға мүмкіндік береді.

Құжатты жасауға әзірлеудің екінші кезеңі – осы мәселе бойынша мұның алдындағы құжаттарды, осыған ұқсас мәселелер бойынша құжаттар мен шешімдерді зерттеу б.т. Құжаттарды іріктеу проблемасы көп жағдайда әзірленіп жатқан құжаттың дұрыстығын, қарама-қайшы еместігін және толықтығын айқындайды. Тіркеудің кәртішкелік жүйесі кезінде құжаттарды тақырыптық іріктеу пәндік-тақырыптық кәртішкелермен шектелетін және жұмсалған айтарлықтай еңбек толық қайтарымын бермейтін. Тек тіркеудің компьютерлендірілген жүйесі ғана құжаттар мен автоматтандырылған іздеу арасында байланыс орнату арқылы тапсырылған мәселе бойынша барлық қажетті құжаттарды іс жүзінде табуға, ал құжаттардың мәтіндерін толық сақтау жүйесі кезінде – барлық қажетті ақпаратты экранға бірден шығаруға мүмкіндік береді.

Құжатты әзірлеудің үшінші кезеңі – нақтылы ситуациялар бойынша деректер жинау б.т. Бұл кезеңде деректердің алынған базаларымен қатар ұйымда, мекемеде және фирмада әзірленген деректер базалары пайдалануы мүмкін.

Құжат қарапайым мәтін түрінде ұсынылуы мүмкін:

Таблица ақпараттардың көрнекілігі мен қолайлылығы үшін жақсы нысан б.т. Үлкен энциклопедиялық сөздікке сай таблица (польск. tablica, лат. tabula – тақта, тізім) – белгілі бір жүйеге келтірілген мәліметтердің тізбесін, сандық деректерді; мәлі-метті, тізімдемені білдіреді. Мәтіндік сипаттағы ақпарат-тардағы таблицалар тікелей MS Word-та тиісті бағдарламамен байланыстырыла сақтала отырып көшіріледі, ол құжатқа енгізілген деректерді жаңартуға және редакциялауға мүмкіндік береді. Таблицаның түрлі-түсті безендірілуін қабылдауды жеңілдетеді.

Диаграмма (грек. diagramma – бейнелеу, сурет, сызба ) – көлемнің ара-қатынасын көлнекілілікпен көрсетіп бейнелеу. Диаграмманың кең тараған нұсқасы гистограмма (грек. histos, бұл жерде – бағана және …грамма), яғни бағаналы диаграмма. Гистограмма аралас тік бұрыштардың жиынтығын білдіреді. Диаграмманы сандық көрсеткіштері бар таблицалардың негізінде оңай жасауға болады. Таблица тікелей MS Word-да жасалуы мүмкін, егер көрсеткіштерді өзгерту, таблицалардың мәнін есептеу және деректерді қайта есептеу қажет болса MS Excel пайдаланылады. Қажетіне орай ондаған нұсқалардың ішінен диаграммалардың кез-келген қолайлы түрін таңдап алуға болады.

Диаграмма, таблицалар, суреттер және басқа да элементтер

автоматты түрде нөмірленуі мүмкін. Бұл жаңа элемент қосылған кезде нөмірлеудің автоматты түрде өзгеруін және тиісті таблицалар мен диаграммаларға жасалған сілтемелерді құжаттың мәтініне енгізуді жүзеге асыруға мүмкіндік береді.

Мәтіндік редакторлар жазу машинкаларына қарағанда мәтінді рәсімдеу үшін айтарлықтай мол мүмкіндік береді. Атап айтқанда: тақырыпшаларды жазуға, абзацтық шегерімдерді жасауға, мәтін жолдары арасындағы ұлғайтылған кеңістік-терді жоюға, жуан қаріптермен, курсивпен боліп, мәтінді жәй және қосарланған сызықтармен сызып көрсетуге, қаріптің көлемі мен үлгісін өзгертуге, мәтіннің сыртқы үлгісін жақсартуға және мазмұнын қабылдауды жеңілдетуге мүмкіндік береді. Алайда, бір құжатта түрлі гарнитуралардағы қаріптердің көп санын пайдалану орынсыз деп саналады, ол құжатты оқуды қиындатады.

Бір компьютерден екінші компьютерге берілетін құжаттар ұйымның барлық компьютерлерінде бірдей болып көрінуі үшін біркелкі орыс қаріптері орнатылған. Маңызды сәттері бөліп көрсету үшін мәтінде түрлі-түсті безендіруді пайдалануға болады.

Мәтінді әзірлеу кезінде синонимдер, антонимдер, түсіндірме сөздіктер, ал мәтіндерді шетел тілдерінде даярлаған кезде – ағылшын-орыс, орыс-ағылшын немесе тиісінше неміс, франсуз тілдеріндегі сөздіктерді пайдалануға болады. Олар таңдалған сөзді сөздіктің тиісті бабында сол сәтте қарауға мүмкіндік береді.

Осылайша компьютер ең күрделі деген құжаттың өзін тез әрі сауатты жасауға және оны әсем безендіруге мүмкіндік береді.

скачать работу

Отправка СМС бесплатно