Использование компьютеров в управлении предприятием
В некоторых случаях могут быть варианты, но это требует
детального анализа.
К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы,
которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или
приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют в виду,
что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создаст
рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для
последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком
подходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общем
случае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате в
организации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для
выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один
психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным
коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на
предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться
информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно,
то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения.
Руководство в этом случае требует ее доработки, даже когда оно уже
понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишком тяжело принять
решение о создании или приобретении новой разработки и тем самым признать
свою прежнюю ошибку.
Автоматизация учета или учет на базе автоматизации?
Главная цель и к тому же первый результат системной автоматизации в
области организационного управления — это нормальный учет.
Основное предназначение учета — сформировать базис данных о состоянии
предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о
состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на
складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к
отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько
возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень
относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, "малоцен-ка",
производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения
с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя
фирмы. Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят
отражение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Предприятию
необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в работе и устранить их.
Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии - отражать
фактическое (!) состояние дел предприятия.
Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в
условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех
форм собственности и размеров - обеспечивает регистрацию, хранение и
обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В
условиях экономической нестабильности и частой смены нормативных актов
государства, правил ведения бухгалтерского учета профессия бухгалтера
становится все более престижной, а его роль в управлении предприятием -
ключевой. Сложности настоящего времени вынуждают бухгалтеров постоянно
совершенствовать квалификацию, отслеживать последние изменения и дополнения
к действующим законам и учитывать их в практической деятельности.
Бухгалтерский учет в таких условиях гораздо менее формализуется, чем при
стабильной экономической ситуации, и от бухгалтера подчас требуется
настоящее искусство, чтобы, с одной стороны, не загнать предприятие в угол
из-за уплаты налогов, а с другой - формально не нарушить закон и избежать
штрафных санкций.
Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского
учета является важной составной частью системы информационного обеспечения
всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учет состоит из
множества рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и
тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных
и платежных документов и переносом данных из одних документов в другие.
Несмотря на кажущуюся простоту автоматизации бухгалтерской деятельности, не
так-то легко получить решение, удобное для неискушенного в применении
компьютеров человека. Кроме того, определенную трудность представляет
постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету,
увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям
программных комплексах.
Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно,
компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она
позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных
операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее
финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того,
автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить
и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также
бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры,
приходные и расходные ордера, авансовые отчеты и др.) с уже сформированными
реквизитами предприятия.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами
предприятия, в том числе планирование, прогнозирование, расчет затрат и т.
п., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся
в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства
автоматизации, эти функции необходимо различать. Не зря в структуре
управления крупных предприятий существуют помимо бухгалтерии плановый,
финансовый, экономический, а иногда и договорный отделы.
Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада. Один из основных циклов,
включающий данную процедуру, состоит из взаимосвязанных операций. К ним
относятся:
1) выписка счета на интересующий покупателя товар;
2) оплата этого счета клиентом;
3) учет в бухгалтерии факта оплаты;
4) выписка расходной накладной на склад, где хранится товар;
5) расходование данного товара со склада;
6) учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Попробуем проанализировать некоторые ситуации указанного цикла, из числа
тех, которые могут привести к осложнениям при использовании
автоматизированной системы.
Рассмотрим вопрос оплаты счета. Если счет оплачен наличными сразу после
выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-
магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход
этого товара со склада. Но бывают ситуации, когда покупатель, выписав и
оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. И, конечно,
дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать
кредиторскую задолженность по товару и погашать ее после возвращения
накладной со склада. Пока мы рассматриваем идеальный вариант, когда все
схемы проводок разработаны и отлажены, это будет верно. Однако введение
дополнительного цикла приведет к появлению дополнительных ошибок в
бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.
Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно
соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался
с клиентом, который в момент отпуска товара вдруг изменил свое решение?
Бывают ситуации когда, придя на склад одной из торговой фирмы, клиент
увидит товар, который ему нужнее, чем тот, который оплачен. Просьба
произвести замену и принять доплату наличными нередко приводит сотрудников
фирмы в оцепенение. Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по
нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии?
Только старший менеджер или другой крупный начальник, скрепя сердце,
разрешит произвести замену. Он мысленно проклянет подобных клиентов,
которые сами не знают, чего хотят. Причиной этому нередко бывает
автоматизированная система, в которой оказался реализован только
стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызывает никакого замешательства.
Клиенту тут же переписывают счет с тем же номером, принимают доплату на
основании того же счета и выдают товар по новой расходной накладной с тем
же номером. Предыдущие документы уничтожаются. И это происходит на фирме
нет никакой системы автоматизации.
Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха?
Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им
решения. Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада,
мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных
ситуаций, связанных с этой процедурой. Пока мы не пришли к внедрению в
хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится
констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям надо
принимать человеку.
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его
центром. В ней сосредотачиваются все факты хозяйственной жизни в денежном
выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде.
Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более
того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена
документом, на основании которого она была выполнена. Обратив на это
внимание, мы пришли к выводу: пока тот или иной документ о хозяйственной
жизни предприятия будет выписывать
| |  скачать работу |
Использование компьютеров в управлении предприятием |
