Контроль и оценка деятельности служащих
анизации происходит огромный оборот различных форм документов от
рекомендательных писем местного уровня до Федеральных законов. Так,
например, в отделе ценообразования наибольший удельный вес в
документообороте занимают документы местного уровня – формы
статотчетности ЛПУ и СМО и тарифные соглашения.
Для простоты исследования автор разделил все документы по признаку –
входящий-исходящий, который показывает место создания документа (табл.
1).
Таблица 1.
|Признак |Место создания документа |
|входящи|исходящи| |
|й |й | |
|+ | |Создается вне ТФ и направляется для практического |
| | |обязательного использования (законы, нормативные |
| | |акты) |
|+ |+ |Разрабатывается вне ТФ, но требующий дополнительной |
| | |доработки силами ТФ ОМС (рекомендации, |
| | |многосторонние соглашения, проекты) |
| |+ |Создаются в ТФ и направляются субъектам ОМС области |
Для того, чтобы дать характеристику объему работ, ведущимся в ТФ с
документацией требуется определить, какие же величины будут
использоваться в качестве единиц измерения.
При оценке количества информации значительную трудность представляет
именно выбор единиц ее измерения. Количество информации в управлении
измеряется чаще всего в битах или байтах[16] [14, с. 11]. Бит
представляет собой минимум информации, носящий логический характер в
воде двух альтернатив – истина или лож, да или нет. Байт же выражает
более объемную информацию, описывает один знако-сивмол. Так же при
определении объема информации используют такую единицу, как дескриптор,
который служит для описания основного смыслового содержания текста или
его части с помощью лексической единицы (слова или словосочетания) или
определенного набора знако-сиволов.
Но применение таких кибернетических единиц измерения связано с наличием
определенных трудностей. Сам по себе процесс измерения может быть
автоматизирован, но практическое использование полученных данных не
всегда может быть оправдано, потому что они (данные) не могут быть
использованы в стандартных системах анализа производства.
Учитывая то, что основная цель данной работы – очертить круг наиболее
распространенных и значимых проблем для непроизводственных организаций и
их влияние на логический конец трудового процесса, а именно, контроль и
оценка результата, то в данном случае следует заострить внимание на том,
что использование кибернетических систем измерения информации – это та
крайность, которая позволяет, как уже было сказано, успешно и точно
оценить объем, но не отражает качество информации, а следовательно не
может использоваться как самостоятельная система контроля и оценки
эффективности труда.
Еще одной единицей измерения информации может быть часть дискретной
информации, имеющая смысловую законченность с точки зрения трудового
процесса и позволяющая проводить над собой основные процедуры работы с
информацией (сбор, накопление, обработка). Такая единица может быть
названа сообщением или событием.
Использование подобных единиц измерения связано с наличием таких
трудностей, как классификация по каким-либо признакам всех поступающих
сообщений или происходящих событий. Чем более общий характер носит
работа, тем больше классификаций сообщений будет использоваться, а так
как периодичность работы с сообщениями не всегда наблюдается, то и
использование данной единицы как основной в процессе контроля и оценки
становится невозможным.
Для простоты обработки данных, а также из-за дефицита информации автор
попытался произвести классификацию объема и качества документов с целью
последующего анализа сложности документарных работ по подразделениям
организации и оценки эффективности. Основные характеристики
документооборота по ТФ ОМС приведены в таблице 2.
Таблица 2.
|Форма документа |Объем |Признак |Примечания |
| |документа, | | |
| |печ. стр. | | |
| | |входящи|исходящи| |
| | |й |й | |
|1. Законы РФ, |3-10 |+ |- | |
|Постановления | | | | |
|правительства и местной| | | | |
|администрации | | | | |
|2. Временные порядки и |2-5 |+ |- | |
|порядки отношений в | | | | |
|системе ОМС Минфина и | | | | |
|Минздрава | | | | |
|3. Нормативные |0,5-6 |+ |- |С 67 по 97 |
|документы Минздрава | | | |год |
|4. Методические |текст: 2-3 |- |+ |Ежегодное |
|рекомендации |формы: 7-10 | | |обновление |
|Территориального фонда | | | | |
|ОМС | | | | |
|5. Тарифные соглашения | |+ |+ | |
|6. Прейскурант на |табл: 5-10 |+ |+ |Ежеквартальн|
|медуслуги | | | |ое |
| | | | |обновление |
|7. Формы статотчетности|табл: 3-17 |+ |- | |
|8. Письма различного |0,5-3 |+ |+ | |
|уровня | | | | |
На основе этой таблицы появляется возможность получить качественные
оценки текущей работы сотрудников.
Все входящие и/или исходящие документы обязательно проходят канцелярию,
заместителя директора и исполнительного директора. Остальной путь
документа может меняться в зависимости от его формы, цели и
предназначения, но в любом случае он фиксируется, а значит, есть
возможность оценить объем работ по отделам. На рис. 3 и 4 показаны две
документограммы по исходящему и входящему-исходящему документу.
На сегодняшний день в ТФ ОМС, как и во многих других организациях,
возникают проблемы, связанные с оптимизацией документообора – во-первых,
некоторые документы, в силу неопределенности цели, проходят множество
отделов, прежде чем доберутся до компетентного работника. Во-вторых,
многие документы находятся в работе (а точнее – дожидаются своей
очереди) довольно длительное время, что связано, прежде всего, с
отсутствием приоритетов и регламента работы. Данная работа не велась,
так как отсутствовала система, позволяющая оценивать документы с точки
зрения важности, срочности, уровня трудозатрат и квалификации
работников.
В целях повышения эффективности труда и учета личного вклада каждого
работника автором было сделано предложение: в дополнении к существующей
системе учета поручить канцелярии учет индивидуальной работы над
документами в виде стандартизованных сопроводительных карточек, которые
бы заполнялись непосредственно после обработки документа на местах (в
отделах). После работы с документами и поступления их в канцелярию
составлялись бы документограммы с указанием видов работ (не ознакомился,
ознакомился, изучил, исправил, утвердил) и имен сотрудников[17]. Таким
образом, происходил бы учет проделанной работы каждым сотрудникам, а так
же была бы выработана концепция потоков документов.
Данная мера может быть осуществлена как временная, т.е. после
составления классификаций всех документов и изучения особенностей по
каждой классификации, все показатели работы с документом (важность,
срочность, уровень трудозатрат и квалификация работника) будут
устанавливаться за счет экстраполяции качеств документов, входящих в ту
же классификацию.
Новые подходы к контролю и оценке служащих
Система сетевого контроля и оценки эффективности труда
В работе уже упоминались проблемы, связанные осуществлением контроля.
Все их можно выделить в две группы:
- при увеличении масштабов контроля резко возрастают издержки, что и
делает систему контроля неэффективной;
- использование стандартных основ для контроля, например,
планирования, приводит к отсутствию текущего контроля, так как
планирование или бюджетирование, как правило, происходит на более
высоком уровне, не учитывает промежуточной работы, стандартная
отчетность может не содержать необходимые данные и не дает
качественную информацию.
Автор данной работы задался целью создать такую систему контроля,
которая бы при эксплуатации не отнимала у руководителя много времени и в
любой момент времени могла бы предоставить информацию о достигнутых
результатах в деятельности сотрудников.
Принципом построения данной системы должно быть планирование, но
планирование на качественно новом уровне. По мнению автора, для того,
чтобы система была понятна и проста в использовании, она должна быть
достаточно формализована, но формальным должен быть не подход в создании
системы, а лишь функция контроля, ко
| |  скачать работу |
Контроль и оценка деятельности служащих |
