Культура деловых отношений
же с левой стороны пишут
вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогой доктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемые господа»;
· «Уважаемый г–н + фамилия».
После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный
знак, как принято в нашей практике.
В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим
достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже
в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени
близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый
Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ,
необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н
доктор».
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для
этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно,
что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re:
В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».
Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно
обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с
партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы
удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим
разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г–н Смит,
Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;
О поставках картофеля в октябре 1998 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к
тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Например:
Дорогой г–н Смит,
О Ваших предложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–н Смит,
О ваших предложениях по проекту «омега»,
Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность
приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не
начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем
страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,
вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко
отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а
через 3-4 интервала.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как
правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly
yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»
(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями:
«Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои
наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этим комплиментам должны соответствовать, следующие
обращения:Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.);
Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,);
Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением,
(Very truly yours).
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается
принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном
письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная
форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений,
стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и
должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны
листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный
комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то
подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой
вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его
рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной
на машинке – 2-2,5 см.
Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего
пола, желательно написать своё имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые
произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и
дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится
подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не
злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они
обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после
слова «Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л. ).
Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную
строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость
направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».
Правила телефонного разговора
Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:
. если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе
состоялся разговор;
. следует говорить максимально кратко и по существу;
. нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком
тихой речи;
. если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать «Какой это номер?», «Куда я
попал?» или «Это кто говорит?» — лучше переспросить «Это номер
такой–то?»;
. если вы звоните кому–то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку,
пока не услышите 4-6 длинных гудков — вашему собеседнику может
потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;
. как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное
время — слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует
звонить до 8 утра и после 11 вечера;
. нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона
вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал,
что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по
домашним номерам в выходные и праздничные дни.
Переговоры
Условно процесс подготовки к переговорам подразделяется на два этапа:
организационная подготовка и содержательная подготовка. Эти два этапа тесно
взаимосвязаны, так как характер предстоящих переговоров обусловливает
организационные моменты. Например, в зависимости от содержания переговоров
определяется необходимость привлечения экспертов. Однако и организационные
вопросы оказывают влияние на содержательную сторону: плохо подготовленные
переговоры ведут к осложнениям в их ходе и даже срыву.
Организационная подготовка предполагает:
. определение места и времени встречи;
. формирование делегации и назначение ее главы;
Содержательная подготовка включает в себя:
. проведение анализа проблемы и диагностики ситуации;
. проведение «внутренних переговоров»;
. определение переговорной позиции и возможных вариантов решения проблемы;
. формулирование предложений и их аргументация;
. подготовка инструкций участникам переговоров, а также документов и мат-
лов.
Правила поведения на переговорах
Приходить на переговоры следует в точно назначенное время. Другая
сторона может отказаться от проведения переговоров, если вы опоздали. В
любом случае это негативно может сказаться на вашем имидже, а также самом
ходе переговоров.
Если переговоры проходят в офисе одного из участников, его сотрудники
(референт или помощник) встречает гостей у входа.
При первой встрече, если участники не знакомы, необходимо
представиться. Первым представляется глава принимающей делегации, затем —
глава приехавшей. После этого главы делегаций представляют своих
сотрудников. Здесь также первой должна быть представлена принимающая
делегация. Порядок представлений делегаций — «по убывающей», т. е. сначала
представляют тех, кто занимает более высокое положение. Участники могут
обменяться визитными карточками. При большом количественном составе
делегаций такой обмен затруднен, поэтому необязателен. В этом случае до
начала переговоров каждому участнику вручается список делегаций, по
возможности с указанием полных имен и должностей.
Делегации рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие
примерно равное положение, были напротив друг друга. Первым садится за стол
переговоров глава принимающей стороны. В ходе переговоров ему принадлежит
инициатива. Он начинает беседу, следит, чтобы не было пауз в ходе
переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к их окончанию.
На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После
выступления можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть
необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, необходимо
извиниться, а свое высказывание сделать максимальн
| |  скачать работу |
Культура деловых отношений |
