Құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау

Ведомостволық мұрағаттың жұмысын ұйымдастыру барысында негізінен Тұрпатты ережелердің заңды бір жалғасы «Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін» қаперге алу керек. Бұл ережелер Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі Комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығымен бекітілген (мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жылғы 24 қаңтар). Аталмыш негізгі ережелер ұйымдардың ведомстволық мұрағаттарындағы мына жұмыстар бойынша бірыңғай іс тәртібін белгілейді (яғни регламентін нақтылайды):

1) құжаттарды қабылдау, құндылығын сараптау және ғылыми-техникалық өңдеуден өткізу;

2) тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің, сондай-ақ сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілердің тізімдемелерін жасап, оларды ресімдеу;

3) сақталынатын құжаттардың есебін алу, тиісті қорларға бөлу және олардың сақталуын қамтамасыз ету;

4) құжаттарды іздестіруді жеделдетуге арналған ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін жасау, оны жүргізу және жетілдіру;

5) айрықша құнды құжаттарды анықтау және олардың сақтық көшірмелерін жасау;

6) ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, заңды және жеке тұлғалардың сұраныстарын орындау, мұрағаттық анықтамалар жазу, құжаттардың көшірмелері мен үзінділерін әзірлеу және оларды ресімдеу;

7) Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру.

Мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждарға, шкафтарға, сейфтерге) және оларды орналастыру ісіне қойылатын талаптар егжей-тегжейлі түсіндіріледі. Ережеде осымен қатар құжаттарды, соның ішінде электронды құжаттарды да сақтау тәртібі көрсетілген. Атап айтқанда жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режимдердің нормативтік параметрлері нақтыланып, ведомстволық мұрағаттың есеп жүргізу құжаттары қандай құрамнан тұратыны белгіленген. Ереже бойынша бұл құрамға құжаттардың келіп түсуі мен шығуын есепке алып отыруға арналған есеп кітапшасы, мұрағат қоры парағы, істер тізімдемесі, мұрағат қоры ісі, құжаттар есебін жүргізуге арналған дерек базасы енеді. Негізгі ережелер электронды құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану және мемлекеттік сақтауға тапсыру ісіне қойылатын талаптарды да нақтылайды. Ереженің 1-қосымшасында мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы мен мемлекеттік ұйымның сараптау комиссиялары туралы Үлгі ереже келтірілген. Бұл комиссиялардың мақұлдауынсыз мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі мемлекеттік органдар ұсынылған істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша (10 жылдан астам) сақтауға алынған істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін, сақталу мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді, іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды т.б. әзірлемелерді қарамайды. Мұнан аталмыш комиссияның мұрағат ісіндегі орны мен рөлін айқын аңғаруға болады. Үлгі ереже бойынша орталық сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясы өздеріне жүктелген міндеттеріне сәйкес Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды іріктеп алатын бірінші инстанция, алғашқы «сүзгі» болып табылады.

Мұрағат ісін басқару жөніндегі мемлекеттік органдар барлық мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар деңгейінде ҚР СТ 1237-2004 «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы техникалық талаптар» мемлекеттік стандартын сақтауға қол жеткізуі керек. Сондай-ақ халықаралық стандарттарды, шетелдік мұрағаттардың тәжірибелерін, халықаралық мұрағаттар кеңесінің ұсынымдарын зерттеп, ретіне қарай пайдалану да тиімді болмақ.

Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың кәсіби құрамын нығайтуға бағытталған кадр саясаты, мұрағат қызметкерлері біліктілігін арттыруды ұйымдастыру ісі де көңіл бөлуді талап етеді.

Іс қағаздарын жүргізу саласында құжаттаманы басқару қызметі ИСО 15489 «Ақпарат және құжаттама – Құжаттаманы басқару» халықаралық стандартын қолданысқа ендіру арқылы одан әрі жетілдіруді қажет етеді.

Тәжірибе көрсетіп отырғандай, іс қағаздарын жүргізу қызметі барысында аяқталған істер мен құжаттар ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты болмаған жағдайда құрылымдық бөлімшелерге тапсырылады да, үш жылдан кейін олардың жұмыста практикалық қажеттілігі азаюына байланысты біртіндеп жоғала бастайды. Осылайша жобалық-сметалық, ұйымдық-өкімдік құжаттамалар, ұйымның құрылтайшылық және тіркеу құжаттары, жеке құрам бойынша құжаттар жоғалуы мүмкін. Ешбір құрылымдық бөлімше Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын, тұрақты сақталуға тиісті құжаттардың, сондай-ақ жеке құрам бойынша құжаттар мен ұзақ мерзімге (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттардың толық көлемде сақталуын қамтамасыз ете алмайды. Оған шамасы жетпейді. Мысалы, жеке құрам бойынша құжаттар (ұйым басшысының жұмысқа қабылдау, қызметтік орындарға қою және жұмыстан босату туралы бұйрықтары, қызметкерлердің тізімдері, жеке құрам бойынша есеп карточкалары, жеке істер, қызметкерлердің бет есептері, жеке тұлғалар мен жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарнасын аударуға төлем тапсырыстары, жеке еңбек шарттары, өндірістегі жазатайым оқиғалар туралы актілер т.б.) азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыру мәселелеріне қатысты, олар 75 жыл сақталады. Бұл категориядағы құжаттардың әлеуметтік ерекше мәніне байланысты Қазақстан Республикасындағы еңбек кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс беруші міндетіне енгізген (ҚР Еңбек кодексі, 23-бап, 2-тармақ, 16-тармақша). Бұдан шығатын жол біреу ғана – ол ұйым құжаттарын қабылдауды, реттеуді, сақтауды, есебін алу мен жедел іздестіруді және пайдалануды ұйымдастырып отыратын жеке мұрағат құру.

Компанияның жеке мұрағатын құру кезінде материалдық-техникалық қамтамасыз ету мәселесін шешу мен жұмыс тәртібін айқындау үшін Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы «Ведомстволық мұрағаттар жұмысы негізгі ережелерін бекіту туралы» № 93 бұйрығында (мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жыл 24 қаңтар) белгіленген нормаларды қолдану ұсынылады.

Мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырғысы келсе, онда олардың арасында міндетті түрде құжаттау, құжаттаманы басқару және құжаттарды мұрағаттық сақтау саласында ынтымақтастық туралы өзара шарт жасалуы тиіс. Бұл шартта Қазақстан республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңының 7-бабы, 8-тармағына сәйкес мемлекеттік емес ұйым тапсырылатын құжаттарға иелік тұрғысынан мемлекетке жол береді, осымен қатар екі жақтың міндеттері, құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа тапсыру мерзімі мен кезеңдері, Қазақстан Республикасы Азаматтық кодексінде қарастырылған өзге де тармақтар келісіледі.

Құжаттарды ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімінің шегін анықтау үшін «Мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен сақтау мерзімі туралы нұсқаулық» әзірленіп, ол 2000 жылы 26 желтоқсанда комитет төрағасының № 83 бұйрығымен бекітілді (мемлекеттік тіркеу № 1355, 2001 жылғы 10 қаңтар). Бұл нұсқаулық Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын айқындап берді. Атап айтқанда:

1) жоғарғы және орталық мемлекеттік органдар қызметі барысында түзілген құжаттар – 15 жылдан кейін;

2) министрліктерге, басқа да орталық мемлекеттік органдар мен ведомстволарға қарасты территориялық органдарда және мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан соң;

3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым ұлттық компаниялар мен мемлекеттік республикалық заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан кейін;

4) жергілікті өкілетті және атқарушы органдар қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан соң;

5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және Алматы қалалары) қызметі барысында түзілген құжаттар – 10 жылдан кейін;

6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілген құжаттар – 5 жылдан соң.

Көрсетілген уақыттар ұйымның дәрежесімен бірге құжат түрлеріне қарай (басқару ісінде түзілген, ғылыми-техникалық жұмыстар барысында түзілген және т.б. салалар бойынша туындаған) 5 жылдан 20 жылға дейін, сондай-ақ олардың материалдық негіздеріне қарай (дыбысбейнелік, электрондық құжаттар) 3 жылдан 5 жылға дейінгі мерзімдер аралығында дифференцияланады.

Іс қағаздарын жүргізумен шұғылданатын мамандар жұмысындағы маңызды жәйттердің бірі құжаттарды тиісті дәрежеде сақтау мәселесін шешу болып табылады. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелеріне сәйкес ұйымдарға құжаттарды уақытша сақтауға байланысты едәуір күрделі талаптар қойылады. Олардың ең маңыздыларына тоқталсақ, мыналар:
мұрағат қоймасы бөлек ғимаратта болуы, оның қазіргі заманғы өртке қарсы қолданылатын құралдармен, күзет және өрт сигнализацияларымен қамтамасыз етілуі тиіс;
мұрағат қоймасын жертөледен (подвал), ғимаратқа қосымша жайлардан (цокольдық бөліктерінен) жасауға рұқсат етілмейді;
мұрағат қоймаларына коммуникациялық су жүйелерін жүргізуге рұқсат етілмейді;
сөрелерде сақтау металл стеллаждар арқылы ғана жүзеге асырылады;
температуралық-ылғалдылық режимі мен жарықтандыру режиміне байланысты бірқатар талаптар белгіленген.

Әрине, құжат сақтауға байланысты бұл көрсетілген талаптарды орындауға ұйымдар мен жеке компаниялардың көп жағдайда шамалары келе бермейді. Он

1 2 3

скачать работу

Отправка СМС бесплатно