Құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау

Бұл проблемалар коммерциялық негіздегі жылжымайтын мүліктер бағасының қымбаттау тенденциясына байланысты (сатып алу да, жалға алу да) одан әрі күрделене түсуде. Бұл компаниялардың мұрағат қоймасы ретінде пайдаланатын қосымша қымбат орын жайлар әзірлеуден бас тартуына мәжбүр етеді. Ұйымдардың өз мұрағаттарын бұл мақсатқа бүтіндей сай келмейтін орындарда: гараждарда, жертөлелерде, шатырларда, жалға алынған пәтерлерде т.б. жерлерде сақтайтын жәйттері де аз ұшыраспайды. Мұндай жағдайда ұйым өз құжаттарын толығымен жоғалтып алу қаупіне жақын тұрады. Ал егер ұйым бақылаушы органдарға талап еткен құжаттарды көрсете алмайтын болса, бұл экономикалық шығынмен қоса әкімшілік санкцияларға да жол ашады.

Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңына сәйкес мемлекеттік мұрағат функцияларына ең алдымен Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын жинау, тұрақты сақтау және олардың пайдаланылуын ұйымдастыру міндеті енеді. Осылайша мемлекеттік мұрағаттар ұйымдарға олардың Ұлттық мұрағат қорына енбейтін құжаттарын (бухгалтерлік құжаттар, корреспонденциялар, ішкі саясат пен процедуралар т.б.) сақтауға байланысты көмек көрсете алмайды. Бұл әсіресе коммерциялық ұйымдар үшін көкейкесті мәселеге айналып отыр. Өйткені оларда түзілетін құжаттардың басым көпшілігі Ұлттық мұрағат қорына енбейді.

Нарықтық экономика мен қызмет көрсету саласының дамуына байланысты соңғы кездері Қазақстанда да қызмет көрсетудің мүлдем жаңа – Құжаттарды офистен тыс сақтау деп аталатын түрі пайда болды. Бұл түр Құжаттарды сыртта сақтау немесе Құжаттарды алыста сақтау деп те аталады.

Офистен тыс сақтау индустриясы Америка Құрама Штаттарында өткен ғасырдың орта шенінде дүниеге келген. Қазіргі кезде бұл индустрияда мыңдаған компаниялар жұмыс істейді. Олар құжаттарды кәсіби деңгейде сақтау қызметін бүкіл дүние жүзіне ұсынады. Құжаттарды офистен тыс сақтаудың негізгі идеясы не?

Құжат сақтайтын кез-келген кәсіби компаниялардың жұмыс принципі қазіргі заманғы мұрағат қоймаларын жасау болып табылады. Ол қоймалар кез келген ұйым өз құжаттарын ақылы негізде уақытша сақтауға қоя алатындай әзірленіп, тиісті дәрежеде жабдықталған болуы қажет. Мұндай компаниялар тікелей құжат сақтау қызметімен бірге, әдетте, мынадай қосымша қызметтер де ұсынады:
мұрағат орындары үшін кеңсе тауарлары мен іске жұмсалатын материалдар сату (мұрағат корапшалары, файлдар, папкілер);
құжаттарды мұрағаттық өңдеу;
құжаттарды индекстеу (неғұрлым тиімді тәсіл – құжаттар мен мұрағат қорапшаларын индекстеуде штрих-код технологиясын пайдалану);
құжаттарды клиенттің талап етуі бойынша оның офисіне жедел жеткізу;
ақпараттардың магниттік негіздерін (дискілер, дискеттер, стриммерлік ленталар, компьютерлік қатқыл дискілер) сақтау;
құжаттарды сақтау мерзімі өтуіне байланысты жабық түрде жою;

Міне, осылайша коммерциялық мұрағат арқылы оның клиенттері іс жүзінде құжаттарды сақтау мен өңдеуге байланысты көрсетілетін қызметтің барлық түрін пайдалана алады. Құжаттарды офистен тыс сақтау индустриясының кең қанат жая бастауына негізгі себептер айқын: мұндай компаниялардың клиенттері өз құжаттарын коммерциялық мұрағатқа орналастыру арқылы бірқатар артықшылықтарға ие болады, атап айтқанда:

- құжаттарды сақтауға кететін шығын мөлшері азаяды. Көп жағдайда құжаттарды компания офисінде сақтау оларды коммерциялық мұрағатта сақтағаннан әлдеқайда қымбатқа түседі;

- штат пен жабдықтар алуға кететін шығын қысқарады;

- құжаттарға бақылау күшейеді. Бұл өте маңызды фактор. Өйткені статистикаға қарағанда коммерциялық ақпараттардың сыртқа өтіп кетуі мен корпоративтік шпионаждың 95 пайыздан астамы компанияның өз ішінен шығатын жәйттер екен. Өзінің құпия, жабық құжаттарын осылайша офистен тыс жерде сақтап, оларға қол жеткізілуін шектеу арқылы компания ақпараттардың сыртқа өтіп кету қаупін елеулі дәрежеде азайтады. Мұнымен қоса кәсіби мұрағат компаниялары көп жағдайда сақтаулы құжаттар есебін жүргізудің айтарлықтай тиімді жүйелерін қолданады. Бұл құжаттар қозғалысы жөнінде клиентке әртүрлі есепті мәліметтер беріп отыруға мүмкіндік жасайды;

- құжаттардың сақталу жағдайы жақсарады. Құжаттарды арнаулы жабдықтары бар мұрағат қоймаларында сақтаудың жөні бөлек екені белгілі. Мұнда олардың сақталу жағдайы да жақсы болмақ;

- офистегі пайдалы алаң көлемі кеңейіп, персоналдардың еңбек жағдайы жақсарады. Құжаттарының бір бөлігін офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдар негізгі қызметке арналған қымбат офистік кеңістіктерін босатуға мүмкіндік алады.

Сонымен қатар ерекше атап өтетін бір жәйт, құжаттарды офистен тыс сақтауға беру арқылы ұйымдағы құжат айналымы мен құжат сақтауға қатысты проблемалардың бәрін шешуге болады екен деген ой тумауы керек. Ұйым жоғарыда аталған артықшылықтардың бәріне тек мынадай шарттарды орындағанда ғана ие бола алады:

- компанияның өз ішінде құжаттарға бақылау жасау мен оларды игерудің тиімді жүйесі жұмыс істейтін болуы керек. Құжаттарды кәсіби компанияға жай ғана сақтауға беру құжат айналымының бүкіл проблемасын шеше алмайды. Бұл процестер нәтижелілігі ұйымның өз ішінде іс қағаздарын жүргізу саласы бойынша процедуралар мен саясаттарды қатаң сақтауға байланысты. Бұл қызметкерлердің іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру жөніндегі жеке жауапкершіліктерін де бекіте түседі. Соңғы кездері қазақстандық ұйымдар өз бизнестерін халықаралық стандарттарға сәйкес сертификаттай бастады. Бұл компания қызметін барлық салада, соның ішінде іс қағаздарын жүргізу жұмыстарында да жүйелеуді талап етеді;

- офистен тыс сақтауға берілетін құжаттар категорияларын айқындап алу қажет. Құжаттарды мұрағат қоймасынан алу қосымша шығын шығару деген сөз. Сондықтан ұйымның мұрағаттық қорына енетін құжаттар активтілігіне мұқият талдау жасап, офистен тыс сақтауға неғұрлым активті емес құжаттарды ғана тапсыру керек. Сақтау мерзімі таяу араларда біткелі тұрған құжаттарды да офистен тыс сақтауға берудің қажеті аз;

Сыртта сақтау үшін тапсырылған құжаттарды қатаң бақылауға алып, есебін біліп отыру керек. Құжаттарды офистен тыс сақтауға тапсыра отырып, қажет болған жағдайда тиістілерін жедел тауып алу үшін олардың есебін қатаң түрде жүргізіп отыру қажет.

Ішкі мұрағаттың болуы шарт. Кәсіби коммерциялық мұрағатпен байланыс құжаттарды офистің өз ішінде сақтау үшін тиісті жағдай жасау жауапкершілігінен босата алмайды. Актив құжаттарды сақтау үшін оперативтік мұрағат жасау кез келген ұйымның міндеті. Мұнымен қоса бұл мұрағат мүмкіндігінше жоғарыда аталған талаптарға сәйкес келетін, ыңғайластырылған орындарда жайғасуы керек.

Осы шарттар орындалатын болса кез келген ұйым құжаттарын офистен тыс мұрағат қоймаларына тапсырудан ұтары мол. Кәсіби мұрағат компаниясымен байланыспас бұрын ол компанияның мынадай бірнеше талапқа сай екеніне көз жеткізіп алу керек:

- жұмыс тәжірибелерінің жеткілікті болуы. Мұндай қызмет Қазақстанда лицензияланбайды. Соған қарамастан ол компанияның нарықтағы жұмыс тәжірибесі қандай дәрежеде екенін айқындап алу керек. Өзге елдерде офистерінің болуы ол компанияның қосымша «плюсі» болып табылады (әсіресе, бұрынғы ТМД аумағында жұмыс жүргізу тәжірибесі болса. Өйткені мұндағылардың құжат сақтау стандарты әлі де өте ұқсас). Мұнымен қоса, әлемнің 38 елінде жұмыс істейтін және құжат сақтау жөніндегі аса ірі кәсіби компанияларды біріктіріп отырған халықаралық PRISM (Professional Records and Information Services Management) ассоциациясы бар. Таңдаған компанияңыз осы ұйымға мүше ме, жоқ па, оны да біліп қою артық болмайды;

- мұрағат қоймасының оған қойылатын талаптарға сәйкес келуі. Құжаттарды офистен тыс сақтауға бермес бұрын таңдаған компанияңыздың мұрағат қоймасына барып, күзет және өрт сигнализациялары мен өрт сөндіру жүйелерінің, стеллаждар жүйесінің бар екендігіне көз жеткізіңіз. Бұл орынды өрттен қорғау органдары тексерген-тексермегенін біліңіз (тексерілген жағдайда ол туралы тиісті актісі болады). Мұрағат қоймасы жәндіктер мен кеміргіштерге қарсы арнайы құралдар арқылы жүйелі түрде өңдеуден өткізіліп отыруы қажет.

Сақтаудағы құжаттардың есебін алуға арналған тиімді компьютерлік жүйе болуы тиіс. Қазіргі кезде штрихтық код қоюға негізделген жүйе неғұрлым оңды нәтижелерімен көрініп келеді;

- келісім-шарт жасасу. Таңдаған компанияңыздың сақтауға төлемақы алу жөнінен сізге оңтайлы жағдай жасауға әзір екендігіне көз жеткізіңіз (әдетте, сақтау қызметі үшін 6 айдан 2 жылға дейінгі мерзімге аванс төленеді). Осымен қатар келісім-шартта құжат сақтаудағы құпиялылықты қамтамасыз ету шарттарының болуын тексеру қажет. Өйткені бұл мәселе коммерциялық құжаттар үшін аса маңызды фактор болып табылады.

Әдетте, кәсіби мұрағат компаниялары құпиялылық талаптарына сәйкес өз клиенттері туралы мәліметтерді жария етпейді. Сонда да болса өзіңіз таңдаған компания қызметін пайдалану туралы ұсыныс жасайтын клиенттер бары-жоғына назар аудара жүрген артық болмайды.

Қорыта айтқанда, құжаттарды офистен тыс сақтау секілді қызмет көрсетудің айтарлықтай жаңа саласына мән бере отырып, оны тым ұшқары бағалаудан да аулақ болу керек. Офистен тыс сақтауды ұйым құжаттарын сақтау жөніндегі бірден-бір ең дұрыс шешім деп қарауға болмайды. Сонда да болса, одан үзілді-кесілді бас тарту да жөн емес. Өйткені бұл құжаттарды офистен тыс сақтаудың көптеген артықшылықтарынан да бас тарту болып табылады. Бұл индустрияның бүкіл дүниежүзі бойынша үдемелі дамуы компаниялардың құжат сақтауға жұмсайтын шығындарын азайтуда тиімділігі жоғары болып отырғанын көрсетеді.

1 2 3

скачать работу

Отправка СМС бесплатно