Методы проведения исследования систем управления
ленный тип однородных документов.
Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью
графического метода. Графический метод используется для описания потоков
информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на
макро уровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а
также для совершенствования существующих потоков информации.
Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в
виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки
документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система
координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются
наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках
строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть
равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде
прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу
(от документа), показывает направления движения информации. Под документом
даются краткие пояснения:
o какие процедуры осуществляются при обработке документа;
o какая информация из документа используется в данный момент в данном
месте;
o как используется эта информация;
o какая информация записывается или изменяется в документе и почему;
o где можно найти подобные пояснения.
Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их
образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором
документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока
можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого
подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное
отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного,
составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение
документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и
излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей
между различными подразделениями.
Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным
методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении
размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою
ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях,
что не окажет помощи при анализе потоков информации.
Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа
организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на
макро уровне.
Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки
управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между
сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и
внешней средой.
Основное назначение информационной модели заключается в том, что она
характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие
процессы управленческой деятельности.
Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих
работ в системе управления.
Краткие выводы
1. Эффективность исследования систем управления определяется
выбранными методами исследования.
2. Всю совокупность методов исследования можно структурировать на
методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов, методах
формализованного представления систем, комплектированных методах и методах
исследования информационных потоков.
3. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов
включают методы типа "мозговой атаки", методы типа "сценариев", методы
экспертных оценок, методы типа "Дельфи", методы структуризации типа "дерева
целей", методы "деловой игры", морфологический подход.
4. Методы формализованного представления систем включают
аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические,
лингвистические, семиотические, графические, структурно-лингвистические
методы, имитационное динамическое моделирование.
| |  скачать работу |
Методы проведения исследования систем управления |
