Организация документооборота
милии, имени, отчества и телефона исполнителя;
напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение
информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов
исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование
руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и
результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях
коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию
руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека)
систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам
документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения
срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в
год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в
месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять
дней до истечения срока.
Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии
должна составляться номенклатура дел.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - это систематизированный перечень заголовков дел с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В
номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности
предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При
составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к
номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного
обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов,
перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел
предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию
работы с документами.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года,
перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия,
вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Если учредителем данного предприятия является государственное
предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный
архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с
его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией
направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией
ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5
лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за
составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и
оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего
предприятия визируется лицом, ответственным за организацию
делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается
руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются
наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной
структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков
дел следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию
документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные
материалы» и т.д. не допускаются.
Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав
заголовка дела образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности
документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
- название предприятия или его структурного подразделения;
- -адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание
документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается
в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы
директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной
разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.
Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за
1998 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому
вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по
вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,
последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены
документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план
предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».
В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные
документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора
предприятия по личному составу за 1998 год».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу,
не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве
вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании
имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются
«переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же
индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки,
журналы учета документов.
Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале
предшествующего года на новый календарный год по установленной форме. (см.
приложение 50).
В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный
индекс дела, который должен включать:
номер структурного подразделения предприятия по классификатору
подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии
структурных подразделений);
порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления
деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки
дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются
заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию,
далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки
в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок
хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные
номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении
дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте
хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел
составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно
постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)
Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.
Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки
заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ
ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы,
указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по
предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например:
«Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает
группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы
производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для
группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в
заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка,
раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о
взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов
нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.
Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки
продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период
осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты
об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-
отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому,
предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело
должны помещаться документы, которые своей содержательной
| |  скачать работу |
Организация документооборота |
