Организация документооборота
частью
соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать
в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от
квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от
проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии
с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме
переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании
календарного года).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х
сантиметров.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,
заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны
располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и
относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут
документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в
дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов,
документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и
хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными
документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной
деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в
порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности
группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их
проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для
издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников
или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы
хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план
на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а
отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные
планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле
первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле
последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной
последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности
предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к
нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем
баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по
заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них
в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива
и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку
номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после
протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы,
отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в
одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем
либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки
и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или
уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов
должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)
предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об
Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы,
ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков
хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.
Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения
должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения
проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным
полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения
подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет)
хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности
документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок
хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например,
дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995
году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела
постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в
ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с
ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в
котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив,
подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом,
ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел
производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного
хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения -
частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела
(на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле
(черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами);
составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см.
приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия
структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного
индекса, заголовка дела, даты и др.).
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, что вызывается
спецификой данной документации (приказы по основной деятельности
предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю
опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание
документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
указываются: наименование организации- учредителя, наименование
предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер
дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел
постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество
листов, срок хранения дела (см. приложение 56).
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри
фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и
основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их
оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так
и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один
передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в
качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий -
остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному
составу составляются отдельные описи.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному
оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не
нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить
пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо
обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные
карточки на документы по
| |  скачать работу |
Организация документооборота |
