Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие
Другие рефераты
Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)
Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и
документооборота являются сравнительно молодым классом информационных
технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации
труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из
обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и
своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в
системах управления различного уровня. Вызвано это использованием
компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно,
упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов
управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение
количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в
документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы
роста.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих
документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; использование механизмов
перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения)
к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и
трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).
ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в
документальном управлении, можно сформулировать требования к современным
системам документооборота, делопроизводства и архивирования.
1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого
документа на протяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы
документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.
3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными
средами и техническими средствами.
4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к
документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или
их частям.
5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое
распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную
форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться
специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск,
авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных
областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств
поиска по понятиям).
7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей
организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных
индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix,
Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать
интерфейсы ODBC / JDBC.
8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.
9. При создании документальных систем должны использоваться
стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для
владельца системы.
10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу
системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного
обеспечения ее функционирования.
11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны,
интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению
(операционной системы).
12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию
не должно занимать более одного рабочего дня.
13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором
инструментальных средств.
14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны
использования с учетом его морфологических особенностей.
15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной
документальной среды, более одного офиса.
16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение
работающей системы на две и более.
17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми
офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.
18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной
средой, так и ее компонентами.
19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и
службами.
Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать
описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное
управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием
технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в
национальном исполнении.
Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из
следующих модулей - подсистем.
1. "ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ"
Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью
работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и
настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает
организационно-штатную структуру организации, права пользователей и
подразделений на доступ к архивам, документам или их частям, категории
документов, стандартные маршруты движения категорий документов. Вложенные
деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав
доступа.
Результатом работы модуля является стандартное представление структуры
организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация
- Подразделение - Сотрудник" независимо от реального количества
иерархических уровней в системе управления. Описание организационно-штатной
структуры сохраняется в репозитории документальной системы.
2. "РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ"
Обобщенное управление персоналом как кадровая задача и как
информационная подсистема позволяет практически реализовывать должностные
инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам
или их компонентам в виде ролевых назначений. Модуль позволяет управлять
исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного лица.
Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются
в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть
назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.
3. "РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ"
Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок.
Каждый документ автоматически при создании получает свое уникальное имя -
идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная запись, включающая
в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код
автора и т.д. Структура имени - идентификатора определяется
административно. Каждому подразделению и всем пользователям системы
сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок. Стандартный набор
папок определяется административно. При необходимости пользователю должны
быть делегированы права для работы с нестандартными структурами документов,
В качестве графического интерфейса пользователя должен быть использован
один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора
программ MS Office. Источником документа может быть любое
зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том числе
службы электронной почты.
4. "РЕДАКТОР ЗАПРОСОВ"
Реализация доступа к базе данных, управляемой одной или более СУБД.
Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой от используемых
СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позволит
поддерживать высокую защищенность системы в целом.
5. "УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ"
Контроль исполнительской дисциплины и управление временными
интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации.
Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий
документов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции
персонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения
категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные
акты и регламенты.
6. "ПУБЛИКАТОР"
Документ в финишном представлении должен быть представлен в виде
(формате), не допускающем последующих изменений и обеспечивающем
однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку. В качестве
такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы,
подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически
представляются в формате HTML.
7. "АРХИВАТОР"
Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной
среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняется на носителе,
не допускающем повторного использования, например CD ROM. В регистрационной
карточке вместо пути к телу документа (
| |  скачать работу |
Другие рефераты
| 
