Главная    Почта    Новости    Каталог    Одноклассники    Погода    Работа    Игры     Рефераты     Карты
  
по Казнету new!
по каталогу
в рефератах

Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм: его структура и понятие



 Другие рефераты
Основные алгоритмические конструкции и соответствующие им конструкции языка программирования QBasic Основные закономерности развития компьютерных систем Основные конфигурации ЭВМ и области их использования Основные платформы ЭВМ и области их использования

Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

      Электронные  системы  для  построения  архивов,   делопроизводства   и
документооборота  являются  сравнительно  молодым   классом   информационных
технологий. Необходимость перехода  к  электронным  технологиям  организации
труда документалистов вызвана  несколькими  причинами,  которые  следуют  из
обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума  (дезинформации)  и
своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
      1. Существенное возрастание  количества  документов,  циркулирующих  в
системах  управления   различного   уровня.   Вызвано   это   использованием
компьютерной  техники   для   подготовки   документов   и,   соответственно,
упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией  процессов
управления.
      2.  Вторая  и  последующие  причины  следуют  из  первой.   Увеличение
количества  документов  автоматически  увеличивает  сложность  навигации   в
документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает  темпы
роста.
      3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих
документальных потоках и организации групповой работы над документом.
      4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
      5.   Усложнение   структуры   документов;   использование   механизмов
перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
      6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения)
к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
      7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы  и
трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).

       ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
      Исходя из перечисленных причин и основных информационных  тенденций  в
документальном управлении, можно  сформулировать  требования  к  современным
системам документооборота, делопроизводства и архивирования.
      1. Поддержание целостности документальной системы и  отдельно  взятого
документа на протяжении их полного жизненного цикла.
      2.  Отсутствие  в   системе   внутренних   ограничений   на   масштабы
документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.
      3.  Взаимодействие  со  сложившимися   информационными   транспортными
средами и техническими средствами.
      4.  Организация  и  поддержка  регламентированного   доступа   как   к
документальным средам (архивам) в целом, так и к  отдельным  документам  или
их частям.
      5. Использование средств машинного зрения (сканирование  и  оптическое
распознавание) для перевода традиционных бумажных документов  в  электронную
форму.  Для  работы   с   историческими   архивами   должна   использоваться
специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
      6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый  поиск,
авто-реферирование, авто-рубрицирование,  формирование  словарей  предметных
областей  -тезаурусов,  формирование  на  базе  готовых  тезаурусов  средств
поиска по понятиям).
      7.  Использование  в  качестве  средства  хранения  описаний  профилей
организаций, их пользователей и регистрационных карт документов  стандартных
индустриальных систем управления  базами  данных  (СУБД  -Oracle,  Informix,
Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными  СУБД  использовать
интерфейсы ODBC / JDBC.
      8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.
      9.  При   создании   документальных   систем   должны   использоваться
стандартные  индустриальные  средства  и  языки  разработки,  доступные  для
владельца системы.
      10. В отдельных случаях государственному или корпоративному  владельцу
системы должны быть доступны  исходные  коды  системы  для  гарантированного
обеспечения ее функционирования.
      11. Графические  интерфейсы  пользователя  должны  быть  дружественны,
интуитивно   понятны,   выполнены   в   стиле,   соответствующем   окружению
(операционной системы).
      12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию
не должно занимать более одного рабочего дня.
      13. Система  должна  быть  настраиваемым  приложением,  а  не  набором
инструментальных средств.
      14.  Все  службы  системы  должны  быть  выполнены  на  языке   страны
использования с учетом его морфологических особенностей.
      15.  Обеспечивать  одновременную   совместную   работу   более   одной
документальной среды, более одного офиса.
      16. Обеспечивать слияние двух и  более  систем  в  одну  и  разделение
работающей системы на две и более.
      17. Обеспечивать стандартное  взаимодействие  и  интеграцию  с  любыми
офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.
      18. Обеспечивать распределенное управление,  как  всей  документальной
средой, так и ее компонентами.
      19. Обеспечивать интеграцию со стандартными  офисными  приложениями  и
службами.
      Электронная система управления документооборотом  должна  обеспечивать
описание  организационно-штатной  структуры,   поддерживать   распределенное
управление  доступом,  как  из  локальных  сетей,  так  и  с  использованием
технологии  "Интернет"   и   использовать   лингвистические   технологии   в
национальном исполнении.
      Для обеспечения вышеизложенных требований система должна  состоять  из
следующих модулей - подсистем.
                 1. "ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ"
      Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью
работ по  адаптации  существующих  систем.  С  помощью  модуля  "Описание  и
настройка  деловых   процессов"   владелец   системы   формально   описывает
организационно-штатную  структуру   организации,   права   пользователей   и
подразделений на доступ к  архивам,  документам  или  их  частям,  категории
документов, стандартные маршруты движения  категорий  документов.  Вложенные
деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы  наследования  прав
доступа.
      Результатом работы модуля является стандартное представление структуры
организации в виде трансформированной трехуровневой  парадигмы  "Организация
-  Подразделение   -   Сотрудник"   независимо   от   реального   количества
иерархических уровней в системе управления. Описание  организационно-штатной
структуры сохраняется в репозитории документальной системы.

                          2. "РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ"
      Обобщенное  управление  персоналом   как   кадровая   задача   и   как
информационная подсистема позволяет  практически  реализовывать  должностные
инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к  документам
или их компонентам в виде ролевых  назначений.  Модуль  позволяет  управлять
исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного  лица.
Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций)  сохраняются
в  репозитории  документальной  системы.  Одному  пользователю  может   быть
назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.
                          3. "РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ"
      Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок.
Каждый документ автоматически при создании получает свое  уникальное  имя  -
идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная  запись,  включающая
в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной  номер,  код
автора   и   т.д.   Структура   имени    -    идентификатора    определяется
административно.  Каждому  подразделению  и   всем   пользователям   системы
сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок.  Стандартный  набор
папок определяется административно. При  необходимости  пользователю  должны
быть делегированы права для работы с нестандартными структурами  документов,
В качестве графического  интерфейса  пользователя  должен  быть  использован
один из стандартных  интерфейсов  окружения.  Например,  Outlook  из  набора
программ   MS   Office.    Источником    документа    может    быть    любое
зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том  числе
службы электронной почты.
                           4. "РЕДАКТОР ЗАПРОСОВ"
      Реализация доступа к базе данных, управляемой одной  или  более  СУБД.
Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой  от  используемых
СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля  позволит
поддерживать высокую защищенность системы в целом.
                          5. "УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ"
      Контроль   исполнительской   дисциплины   и   управление    временными
интервалами,  маршрутизация,  поддержание  профиля  стандартов  организации.
Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид  категорий
документов и соответствующих им документальных форм, должностные  инструкции
персонала  и  положения  о  подразделениях,  описание   маршрутов   движения
категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние  нормативные
акты и регламенты.
                               6. "ПУБЛИКАТОР"
      Документ в финишном  представлении  должен  быть  представлен  в  виде
(формате),   не   допускающем   последующих   изменений   и   обеспечивающем
однозначное последующее воспроизведение, например,  распечатку.  В  качестве
такого  формата  может  быть  предложен  файловый  формат  PDF.   Документы,
подлежащие   публикации   с   доступом   через    Интернет,    автоматически
представляются в формате HTML.
                               7. "АРХИВАТОР"
      Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной
среде регистрационную карточку, а тело документа  сохраняется  на  носителе,
не допускающем повторного использования, например CD ROM. В  регистрационной
карточке вместо пути к телу документа (
123
скачать работу


 Другие рефераты
История Малороссии
Государство и право Жетису в Х-ХІІ веках
ХVІІІғ. мен ХХғ. аяғындағы қазақ мәдениеті
Олжас Сүлейменов


 

Отправка СМС бесплатно

На правах рекламы


ZERO.kz
 
Модератор сайта RESURS.KZ