Подготовка и проведение бизнес-переговоров
Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить
основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций
включают в себя использование наглядных пособий.
Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить
публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и
новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.
Существуют два основных типа наглядных пособий:
Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов.
Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы,
которые влияют морально и создают более глубокое и основательное
впечатление от презентации. Помогают в запоминании.
Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно
просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и
анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.
Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с
шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими
буквами и с использованием пустого пространства между ними.
Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки,
схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в
документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его
смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль
возросла на 15%”
Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели
одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов. Как сделать
это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:
Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им
предстоит продолжить слушать речь.
Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы представляете.
Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого
перефразируйте и дополните.
Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите
материалы с глаз аудитории.
Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они
лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.
Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы
делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно
широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется.
Вот некоторые из них:
1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план
вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации.
Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в
процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают
слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют
основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас
последствиями.
1. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите
нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь
наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально
и отнимает время от вашего выступления.
1. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень
иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на
каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они
яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на
одну диаграмму.
1. Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато
иллюстрировать речь. Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы
не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода
- простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на
обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое
распространение.
1. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики,
схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную,
профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они
предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что
на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т. к. свет
придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-
проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.
1. Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие
тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты
технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует
отметить, что они требуют специального оборудования и профессиональной
подготовке материалов. Таблица 2. поможет выбрать нужное средство
иллюстрирования речи.
Характеристика средств иллюстрации речи.
Таблица 2
| |Тексты |Доска |Проектор |Слайды |
|Оптимальны|меньше 100 |меньше 20 |около 100 |несколько |
|й размер | | | |сотен |
|аудитории | | | | |
|Уровень |Неформальная |Неформальная |Формальная или |Формальная |
|формальнос|обстановка |обстановка |неформальная | |
|ти | | | | |
|Требования|Низкие |Низкие |Сравнительно |Высокие |
|к дизайну.| | |низкие | |
|Оборудован|Непечатаный |Доска, мел |Текст, ксерокс, |слайды, |
|ие и |текст |или маркеры |проектор, экран.|слайд-проек|
|требования| | | |тор, экран |
|к залу. | | | | |
|Время |Время на набор|Только время |Время на |Дизайн, |
|производст|текста |на рисование |рисование |фотографиро|
|ва | | | |вание |
|Стоимость |Небольшая |Небольшая |Сравнительно |Довольно |
| | | |небольшая. |большая. |
Когда у вас распланирована и подготовлена вся речь, когда средства ее
иллюстрирования у вас в руках, то вы готовы к тренировке вашей речи. Вот
несколько видов речи:
1. Запоминание. Так как вы не актер, избегайте запоминания речи целиком,
особенно если она длинная. Таким образом вы привязываетесь к тексту и не
можете контролировать ситуацию, редактируя свою речь по ходу выступления.
Любым вопросом вас можно выбить из колеи.
1. Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает
взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все
равно следует потренироваться, чтобы научиться читать не теряя контакта с
аудиторией.
1. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого
плана (см. пример выше) является наиболее эффективной и легкой в
приготовлении и проведении. Вы не теряете контакта со слушателями,
становитесь более гибким, приспосабливаетесь к ситуации, делая речь
одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая
наибольшую выгоду для себя.
1. Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранее
подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для
этого просто нет. Например, вас попросили на каком-либо совещании сказать
несколько слов о работнике. Не спешите, сделайте паузу, подумайте о чем
будете говорить и говорите, стараясь делать это логично, избегая при этом
резкого перехода с темы на тему. Но никогда не начинайте говорить, если вы
ничего не знаете об объекте вашей речи.
После тщательной подготовки и изучения видов речи, потренируйтесь.
Запишите свое выступление на пленку, объективно прорефлексируйте результат.
Потренируйте вашу речь перед зеркалом. Если возможно запишите себя на
видеопленку и критически посмотрите, как будто вы зритель.
Если возможно узнайте, в каком зале будет происходить презентация, и
попробуйте там потренироваться, посмотрите, как вы будете использовать там
средства визуализации, проверьте наличие видеопроектора, доски, мела,
маркера, если нужно.
Вот несколько полезных советов от профессионалов, как преодолеть страх
и волнение ваших первых презентаций:
Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в
комбинации с интересом к теме вам помогут.
Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите.
Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и
ваша аудитория.
Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают
беспокойство и страх перед важными презентациями.
Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства
визуализации, бумаги, - говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех.
Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.
Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.
Если горло пересохло - выпейте воды.
Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не
паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.
Используйте методы иллюстрации.
Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство
провала презентации.
Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации возможно является
попытка концентрации на объекте обсуждения и на публи
| |  скачать работу |
Подготовка и проведение бизнес-переговоров |
