Прикладная программа Excel
toSave... Вызовите эту директиву, тогда появится
диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать
интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне
можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и
нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный
документ.
1.5. Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As...
из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной
кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название
Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always
Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически
создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с
расширением .BAK.
1.6. Защита данных.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню
File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке
Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection
Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда
при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.
При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После
закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором
нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write
Reservation Password, то перед открытием этого файла появится
диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read
Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать
его на диск под тем же именем.
1.7. Дополнительные сведения о файлах.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается
диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может
заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по
умолчанию указывается информация, полученная программой при
инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода
Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не
умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев
появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается
информационное окно щелчком по кнопке OK.
2. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ
Трехмерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших
новшеств программы Excel версии 5.0, позволяющее значительно
упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими
листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255
таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с
ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В
каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию,
относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет
значительно повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется при
связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в
случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки
другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать
нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между
таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все
таблицы находятся в одном файле.
Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы
проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0
Вам нужно открыть только один файл.
2.1. Управление рабочими листами.
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом.
С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней
части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном
указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке
возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.
Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление
рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на
именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых
шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены
пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое
указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.
Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу
вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по
пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево.
Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к
первому и к последнему листам документа.
2.2. Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь
может добавить в документ элементы следующих типов:
- рабочие листы для создания таблиц;
- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного
модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);
- рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если
лист предназначен для создания таблицы, то независимо от
занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим
увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы,
расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chart1 и
т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0)
нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами - начиная с Dialog1
и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке
Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по
названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется
контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется
директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть
щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву
удаления.
2.3. Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который
нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное
меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же
названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа.
Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист
займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy,
то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию
займет его копия. Название копии листа будет образовано путем
добавления порядкового номера к имени копируемого листа,
например, Sheet1(2).
Можно переставить сразу несколько листов. Для этого
промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе
при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or
Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем
маркированным рабочим листам.
2.4. Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который
нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное
меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое
окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой
кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое
имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая
пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе
появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не
должны использоваться следующие символы: квадратные скобки "[ ]";
двоеточие ":"; правая косая черта "/"; левая косая черта "".
2.5. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть
промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по
номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю
Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню
следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда
откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать
ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один
символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле
ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit
Selection из меню Column автоматически корректирует ширину
столбца в соответствии с его содержимым.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого
указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или
адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной
стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее,
немного сдвинуть указатель мыши, то можно
| |  скачать работу |
Прикладная программа Excel |
