Система баз данных MS Access

жно ввести в таблицу нужные данные, пусть это будет таблица типа «Имя – Должность», тогда нужные данные это имена и соответствующие им должности. При вводе данных мы обязательно должны учитывать правила ввода, например: тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
Что бы любому пользователю было понятно какие данные куда вводить, мы переименуем поля. Для переименования поля делаем клик правой клавишей мыши по названию поля и в выпадающем меню выбираем пункт «Переименовать столбец» (р. 2.1.3), выделилось название столбца и мы переписываем его на требуемое нам (в данном случае будет «Имя» и «Должность») (р. 2.1.4).
По окончанию ввода данных закрываем таблицу кликом по кнопке «Закрыть», расположенной в правом верхнем углу окна таблицы. Открывается диалоговое окно предлагающее нам сохранить изменения структуры или макета объекта, подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Да» (р. 2.1.5).
Появляется окно в котором мы можем ввести имя под которым будет сохранена таблица (ввёдём название «Имя – Должность»), подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 2.1.6).
Открылось диалоговое окно предлагающее создать ключевые поля и разъясняющее смысл их создания. Нажимаем кнопку «Нет», если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку «Да», и тогда MSA создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым (в нашем случае нажимаем «Нет») (р. 2.1.7).
Диалоговое окно закрывается, и мы видим, что теперь наша БД не пуста, а содержит таблицу «Имя – Должность», которая содержит введённые нами данные (р. 2.1.8).
Этот способ подходит для создания таблиц в случае, когда вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы.
Могу заметить, что Ввод данных в таблицу MSA мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу «Таb», а данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.
2.2 Создание с помощью мастера таблиц.
Для примера создания таблиц с помощью мастера используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 2» и откроем.
В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 2», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы с помощью мастера» (р. 2.2.1).
Открылось окно мастера создания таблиц в котором, при помощи инструкций, мы можем выбрать категорию, образец таблицы и нужные образцы полей при помощи стрелок (выберем категорию «Деловые», образец таблицы «Сотрудники» и поля по аналогу с таблицей созданной в предыдущем разделе, т.е. «Имя» и «Должность»), подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее» (р. 2.2.2).
В следующем окне вводим имя таблицы (вводим «Имя – Должность») и способ определения ключевого поля (оставляем по умолчанию т.е автоматическое определение) подтверждаем нажатием кнопки «Далее» (р. 2.2.3). В следующем окне предлагается выбрать действия после создания таблицы (оставляем значение по умолчанию «Ввести данные непосредственно в таблицу) и нажимаем кнопку «Готово» (р. 2.2.4).
Открылась готовая таблица, практически полный аналог той, которую мы создали в предыдущем разделе, исключение составляет ключевое поле «Код_Имя –
Должность», которое в этот раз мы разрешили MSA создать автоматически(р. 2.2.5). Закрываем таблицу (нажатием кнопки «Закрыть» в верхнем правом углу окна), закрываем MSA.
Этот способ удобен для пользователя, который имеет представление о конечной структуре таблицы, а также для создания стандартных таблиц.
2.3 Создание таблицы в режиме конструктора таблиц.
Для примера создания таблиц с помощью конструктора таблиц используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 3» и откроем.
В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 3», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы в режиме конструктора» (р. 2.3.1).
Открылось окно конструктора таблиц, в котором мы должны ввести имя и тип данных каждого поля, также мы можем ввести описания полей, для удобства в дальнейшем использовании, но обязательным действием это не является (введём имена полей по аналогу с таблицей созданной в разделе 2.1, т.е. «Имя» и «Должность», а также аналогичный тип данных, т.е. «Текстовый») (р. 2.3.1).
В нижней части окна конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка мы можем ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию (в данном случае оставляем по умолчанию). После описания всех полей таблицы закрываем таблицу (нажатием кнопки «Закрыть» в верхнем правом углу окна) (р. 2.3.3).
В диалоговом окне, предлагающем сохранить изменения структуры или макета таблицы, нажимаем кнопку «ДА» (р. 2.3.4).
В появившемся окне вводим имя таблицы (вводим «Имя – Должность») подтверждаем нажатием кнопки «OK» (р. 2.3.5). Открывается диалоговое окно предлагающее создать ключевые поля и разъясняющее смысл их создания. Нажимаем кнопку «Нет», если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку «Да», и тогда MSA создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым (в данном случае нажимаем «Нет») (р. 2.3.6).
Видим что в БД появилась таблица «Имя – Должность», при сравнении, мы можем убедится, что она полностью аналогична таблице созданной нами в пункте 2.1 (р. 2.3.7).
Хотелось бы сразу уточнить, что при создании таблицы в режиме конструктора необходимо соблюдать определенные правила, например, при вводе имён таблиц и полей. Имена полей в таблице не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными. Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств MSA. Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа. Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы (за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (])).
Этот способ позволяет полностью контролировать все свойства создаваемой таблицы, и крайне полезен для специалистов, для пользователей же не обладающих необходимыми навыками он не представляет интереса.
2.4 Вывод.
В MSA мы можем создавать таблицы с любыми именами и типами полей. Размеры таблиц ограничены лишь вашими потребностями. Процесс создания таблицы прост, удобен и понятен. Количество таблиц для одной БД очень велико, что позволяет создавать очень гибкие и удобные БД. Также мы можем придавать таблицам любую структуру, а используя свойства полей придавать дополнительные функции. Значит MSA позволяет формировать и координировать данные в любых удобных для нас конфигурациях, что является крайне важным моментом при работе с информацией (особенно большими её объёмами).
3. Создание запросов в Microsoft Access.
3.1 Создание простого запроса с помощью мастера запросов.
Для примера создания запроса используем БД «Запрос», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. Открываем БД, БД содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» (р. 3.1.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Имя») (р. 3.1.2).
В меню «Объекты» выбираем пункт «Запросы». Для использования в создании запросов таблицы должны содержать ключевые поля. В окне выбираем пункт «Создание запроса с помощью мастера» (р. 3.1.3).
Открывшееся окно мастера позволяет нам сделать выбор полей для запроса. Мы имеем возможность выбирать поля из всех таблиц и запросов находящихся в данной БД. Выбираем поля которые будут участвовать в запросе (в нашем случае поля «Должность», из таблицы «Имя – Должность» и «Имя», «Адрес», из таблицы «Имя – Адрес») (р. 3.1.4).Подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее».
В следующем окне мы можем присвоить запросу имя и выбрать следующее действие открыть запрос для просмотра данных или изменить макет запроса (по умолчанию запрос для просмотра данных, в нашем случае оставляем по умолчанию, присвоим имя «Сведения») (р. 3.1.5). Подтверждаем данные нажатием кнопки «Готово».
В открывшемся окне запроса мы видим сведённые данные из выбранных нами полей разных таблиц (т.е. «Имя», «Должность» и «Адрес») (р. 3.1.6). Запрос готов.
Этот способ создания запроса подходит для любого пользователя имеющего основные понятия о создании запросов, а также для быстрого создания простых запросов.
3.2 Создание запроса с помощью конструктора запросов.
Для примера создания запроса используем БД «Запрос 1», которую мы можем создать при помощи уже полученных навыков. БД уже содержит две таблицы: «Имя – Должность» и «Имя – Адрес» (р. 3.2.1). В этих таблицах уже содержатся некоторые данные, а также ключевые поля («Им

скачать работу


Погода в Алматы	на 10 дней	другой город

Отправка СМС бесплатно

На правах рекламы

Модератор сайта RESURS.KZ