Система баз данных MS Access
Другие рефераты
Содержание
Введение.
Основная часть.
1. Создание базы данных в Microsoft Access.
1.1 Создание пустой базы данных.
1.2 Создание базы данных с помощью мастера шаблонов.
1.3 Вывод.
2. Создание таблиц в Microsoft Access.
2.1 Создание путём ввода данных.
2.2 Создание с помощью мастера таблиц.
2.3 Создание таблицы в режиме конструктора таблиц.
2.4 Вывод.
3. Создание запросов в Microsoft Access.
3.1 Создание простого запроса с помощью мастера запросов.
3.2 Создание запроса с помощью конструктора запросов.
3.3 Вывод.
Заключение.
Приложение А.
Приложение Б.
Введение
Современный человек во многих сферах своей деятельности использует данные поступающие из различных источников и относящихся к различным сферам деятельности. Чтобы скоординировать все эти данные требуются не только организационные навыки, но и определённые знания. Для координации и последующего использования информации используются базы данных. База данных это набор сведений относящихся к определенной теме или задаче, организованных таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этого набора сведений как в целом, так и любой его части.
MS Access, позволяет объединить нужные данные в одну реляционную базу данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных.
Основные функции СУБД — это описание структуры баз данных, обработка данных и управление данными. Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять записи в таблицу; удалять записи из таблицы; обновлять значения полей в записях; находить записи, удовлетворяющие заданному условию. Для выполнения этих операций используются запросы, которые формируются на языке структурированных запросов (SQL).
И последняя функция СУБД это управление данными. Под управлением данными подразумевается защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных. Защита от несанкционированного доступа позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или изменять.
Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные.
Однако MS Access можно рассматривать не только как набор инструментов для управления базами данных (далее БД), но и как среду для разработки приложений. В состав MS Access входят конструкторы форм, таблиц, запросов, отчётов, но помимо этого имеются макросы и модули автоматизированного решения задач, используя которые мы можем создавать приложения не менее мощные, чем приложения, написанные на языке программирования, а программируя на языке VBA можно создавать программы подобные самой MS Access. Для создания приложений с использованием макросов пользователь должен знать ключевые понятия, используемые в MS Access.
В этой работе, для рассмотрения возможностей MS Access и способов работы с ней, будет использована СУБД Microsoft Access 2003 (в дальнейшем MSA) , как наиболее распространенный, в настоящее время, продукт данной серии. Будут рассмотрены способы создания БД и некоторых часто используемых компонентов БД. Все рисунки иллюстрирующие процесс работы по созданию БД и элементов, сохранятся в приложении «А», в соответствующих пунктах (элементы рисунков, на которые следует обратить внимание, будут указаны стрелками с восклицательным знаком (!)).
Основная часть
1.Создание базы данных в Microsoft Access.
1.1 Создание пустой базы данных.
Чтобы создать новую, пустую БД запускаем MSA, на строке меню нажимаем кнопку «Файл» в выпадающем меню выбираем пункт «Создать» (р. 1.1.1), в появившейся меню «Создание файла», в пункте «Создание» выбираем подпункт «Новая база данных» (р. 1.1.2). Открылось окно «Файл новой базы данных» (р. 1.1.3), в этом окне мы указываем папку в которой, будет сохранён файл новой базы данных и имя этого файла. Например: место сохранения C : (р. 1.1.4), имя файла «Пустая база данных» (р. 1.1.5), расширение указывать не нужно, т.к. оно устанавливается по умолчанию (*mdb), после нажатия кнопки «Создать», открывается окно предлагающее выбор способа создания элементов базы данных: создание в режиме конструктора и создание с помощью мастера, таблицы также можно создавать путём ввода данных (р. 1.1.6). Закрываем это окно, выходим из MSA. Пустая база данных готова и в любой момент времени мы можем начать её изменение, т.к. эта база создаётся «с ноля» мы имеем возможность включить в неё только необходимые нам элементы, с нужными нам параметрами.
1.2 Создание базы данных с помощью мастера шаблонов.
Чтобы создать новую БД, с помощью мастера шаблонов (далее МШ), запускаем MSA, на строке меню нажимаем кнопку «Файл» в выпадающем меню выбираем пункт «Создать» (р. 1.2.1), в появившейся вкладке «Создание файла», в пункте «Шаблоны» выбираем подпункт «На моём компьютере» (р. 1.2.2).
Открылось окно «Шаблоны», имеющее две вкладки (по образцу ранних версий MS Access) «Общие» и «Базы данных». Во вкладке «Общие», мы можем увидеть инструменты создания баз данных, аналогичные находящимся в пункте «Создание» меню «Создание файла» (р. 1.2.3).
Нам потребуется вкладка «Базы данных», в этой вкладке находятся несколько наиболее часто используемых шаблонов БД. Выбираем БД соответствующую нашим требованиям (например «Контакты») подтверждаем выбор нажатием кнопки «OK» (р. 1.2.4).
Открылось окно выбора папки в которую будет сохранён файл БД (например: C:), также в этом окне мы можем изменить имя БД, предложенное нам по умолчанию MSA, в данном случае «Контакты 1», на требуемое нам (например «БД Контакты») подтверждаем действия нажатием кнопки «Создать» (р. 1.2.5).
Открывается диалоговое окно МШ «Создание базы данных», которое оповещает нас о содержании создаваемой БД и предлагает продолжить работу по созданию, продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.6). В следующем окне нам предлагается добавить или исключить поля, методом установки/снятия маркеров на названиях полей (например: в таблице «Сведения о контактах» мы добавим поле «Семья», установив маркер простым кликом мыши), закончив выбор продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.7).
В следующем окне выбираем вид экрана (по умолчанию «Стандартный»), продолжаем работу нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.8). В открывшемся окне вид оформления отчёта на печати (по умолчанию «Деловой»), подтверждаем выбор нажатием кнопки «Далее» (р. 1.2.9). Открылось окно предлагающее задать имя БД («БД Контакты»), нажимаем кнопку «Далее» (р. 1.2.10).
В последнем окне мастер предлагает запустить созданную БД, выбор осуществляется установкой/снятием маркера (по умолчанию установлен), нажимаем кнопку «Готово» (р. 1.2.11). Открывается кнопочная форма работы с БД и редактор БД в свёрнутом виде. «БД Контакты» создана и готова к использованию (р. 1.2.12).
Как мы уже поняли, вариант создания БД при помощи МШ является наиболее подходящим для широкого круга пользователей, имеющих даже минимальный опыт работы с персональным компьютером (далее ПК). Четко следуя инструкциям пользователь, буквально за несколько минут, получает нужную БД, возможно с наличием функций, которые им использоваться не будут, но (и это главное) с набором необходимых ему функций, наличие которых и являлось целью создания БД.
И так, мы можем сделать вывод: создание БД при помощи МШ является просто незаменимым для неопытного пользователя, а также способствует экономии времени специалистов; создание же пустой БД позволяет позднее, используя режим конструктора, создать БД оптимально адаптированной, для поставленных целей и очерченного круга пользователей.
1.3 Вывод.
MSA позволяет создавать БД пользователю, практически любого уровня. Удобный и понятный интерфейс значительно упрощает работу. Имеющиеся в наличии инструменты и мастера сокращают затрачиваемое, на создание БД, время. Мы можем создавать БД для применения в любой области деятельности, с любыми особенностями и требованиями. Значит, MSA, является универсальным инструментом для создания БД.
2. Создание таблиц в Microsoft Access.
2.1 Создание путём ввода данных.
Для примера создания таблиц используем уже имеющуюся у нас БД «Пустая база данных», переименуем ее в «Пустая база данных 1» и откроем.
В открывшемся основном окне MSA, мы видим окно нашей базы данных «Пустая база данных 1», в меню «Объекты» выбираем пункт «Таблицы», а из списка, появившегося в окне, пункт «Создание таблицы путём ввода данных» (р. 2.1.1) появилась пустая таблица, по умолчанию содержащая десять полей и имеющая название «Таблица1» (р. 2.1.2).
Теперь нам ну
| |  скачать работу |
Другие рефераты
|
