Системы управления документами, их функции
Другие рефераты
Содержание
Введение
Часть I. Системы управления документами, их функции
Основные функции СУД
Архитектура СУД
3 Хранилище документов
4 Система управления документооборотом
5 Коммуникационная среда
1. Интеграционные компоненты
2. Системные компоненты
Заключение
Список литературы
Введение
Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с
документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит
много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД,
обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить,
искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что
позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние.
Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Часть I. Системы управления документами, их функции
Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного
Управления Документами:
"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс
создания, управления доступом и распространения больших объемов документов
в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками
документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД,
включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-,
видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются
создание документов, управление доступом, преобразование и
безопасность".[2]
Основными функциями СУД являются:
. прием, регистрация и учет документов;
. упорядочение и классификация документов;
. обработка документов;
. дописывание комментариев к документам;
. поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
. создание личных библиотек документов;
. изменение конфигурации документов;
. контроль версий документов при их модификации;
. предоставление возможности удаленного доступа к документам;
. управление информацией в базе данных;
. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только
определенным пользователям;
. пересылка и рассылка документов;
. администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью
редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов,
видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление
информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их
характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема,
тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в
сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через
глобальные сети.
СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи
(см. таблицу).
|Задача |Подсистемы СУД |
|Документы нужно надежно хранить |Централизованное хранилище |
|и быстро находить |электронных документов |
|Документы нужно обрабатывать |Система управления |
|в соответствии с действующими |документооборотом |
|процедурами | |
|Участники процессов должны иметь |Коммуникационная среда |
|эффективные средства взаимодействия | |
|СУД должна быть связана с другими |Интеграционные компоненты |
|компонентами информационной системы | |
|Все это должно на чем-то работать |Системные компоненты |
Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить
документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При
этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном
экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а
электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного
или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень
короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является
отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы
уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется.
Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых
рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих
процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими
изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур
специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно
представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки
документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть
исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда
направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление
следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его
в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится
документ.
Коммуникационная среда
Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного
документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это
электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих
в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на
рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило,
содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из
централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями,
позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными
организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о
наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а
также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты
СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как
правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть
интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с
"ручной" обработкой информации.
Системные компоненты
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД,
являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки
оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и
специализированное серверное программное обеспечение.
Заключение
Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может
является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии
подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления
знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными
составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в
конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций
(фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы
могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В
России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к
условиям нашей действительности.
Список литературы
1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов,
2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г.,
http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г.,
http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс.
1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. февр.).
| |  скачать работу |
Другие рефераты
|
