Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени
ца 2. Листок “дневных помех”
|Помехи, интервал |Продолжитель|КТО |Пометки ( причины)|
| |ность | | |
|Телефонный |20 минут |б. Коллега |Желание отвлечься |
|разговор с бывшим| | |от бумаг |
|коллегой ( | | | |
|во время | | | |
|подготовки | | | |
|документов) | | | |
|Беседа с |15 минут |Подчиненный|Проблемы с |
|подчиненным по | | |выполнением |
|работе, не | | |порученного |
|относящейся к | | | |
|нов. проекту | | | |
|Пробка на |45 минут | |Внешняя причина |
|обратной дороге | | | |
Сильные стороны:
. сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
. не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные
и требующие больших затрат времени дела не остается времени
. каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с
другими
. вся работа, проделанная в этот день, была необходима
. помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму,
отняли сравнительно мало времени
Слабые стороны:
. временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно
( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и
совещание заняли меньше времени)
. непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки
отчета или составления плана на следующий день
3 САМОМЕНЕДЖМЕНТ
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное
использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того,
чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные
возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать
внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими
затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие
результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и
стрессы.
У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:
3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
ЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ
Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точных
формулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогает
сориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Для
этого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которые
необходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если
руководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановка
цели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха -
заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надо
достичь. Осознание своих целей очень часто означает значительную
самомотивацию для работы, т.к.
цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимо
двигаться.
Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течение
деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры
изменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Для
самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда
менеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( но куда его хотят
привести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то туда
же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат
концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но
редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются
чаще”.
НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ
Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. У
каждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель,
которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшего
уровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокого
уровня и, в конечном счете, высшей цели.
Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели,
которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можно
было непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные на
бумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают к
постоянному анализу, перепроверке и ревизии.
СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ
Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для
достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные
стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).
Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он может
сделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей он
располагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе свои
слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению
подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.
Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и поражений
и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои
слабости – значит укреплять свои сильные стороны».
ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ
Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов.
Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретное
практических целей для последующей стадии планирования.
Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненных
делах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные с
достижением долгосрочных глобальных целей.
3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного
ресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем
лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах
руководителя. Планирование как составная часть задач и правил
самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование
времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и
результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую
уверенность в себе.
Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и
производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать,
заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно
планировать использование времени для достижения поставленных целей.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в
том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий
практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени
на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно
увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение
времени на планирование становится неэффективным. От общего планового
периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на
планирование.
ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы
перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более
поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и
совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда
на предстоящий временной период.
Основные правила планирования времени:
1. Соотношение (60:40).
Опыт показывает ,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть
рабочего времени (на 60%).
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители”
времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со
спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примерно
половину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к.
работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно
оставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданных
посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки
продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество
“поглотителей” времени.
2. Сведение задач воедино – план действий.
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь
представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-,
средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать
в соответствии с нею.
3. Регулярность – системность – последовательность.
Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно
доводя до конца начатое дело.
4. Реалистичное планирование.
Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально
может справиться.
5. Восполнение потерь времени.
Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один
раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять
утраченное накануне.
6. Фиксация результатов вместо действий.
Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либо
действия, чтобы усилия были изначально направлены непосред
| |  скачать работу |
Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени |
