Делопроизводство в бухгалтерии
ветственность за обеспечение сохранности
документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.
Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам
приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например,
при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной
налоговой проверки или ревизии).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты
подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком,
обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки
хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения",
утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15
августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой
службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.
Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их
значимости:
. срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления
бухгалтерской и финансовой отчетности;
. 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с
объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и
утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные
книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки
системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги,
книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости
по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые
оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-
хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные
документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
. 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными
записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные
балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы
заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских
балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости,
протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению
сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий,
сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
. 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии
лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны
храниться тоже в течение 75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.
При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением
и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в
государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной
политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с
указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5
лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской
отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с
номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном
подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных
подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела
должны помещаться документы, которые своей содержательной частью
соответствуют заголовку дела.
Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены. в соответствии с
требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
V первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского
учета;
V каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к
тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в
хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в
которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера
документов и количество листов;
V кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к
ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны
быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего
месяца переплетены.
В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела
отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и
месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по
одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за
несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После
составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела
производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть
расположены в определенной последовательности, исходя из важности
документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их
хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными
документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-
распорядительными документами самой организации (положения, приказы,
распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к ним.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу. Документы к приказам по основной деятельности группируются
и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в
соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся
основание для создания приказа по личному составу, подшиваются в личные
дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным
приказам.
Отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по
своему содержанию, независимо от времени их составления или даты получения.
Так, отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, должен быть отнесен к
2001 году.
Лицевые счета работников организации по заработной плате группируются
в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Протоколы - заседаний собраний акционеров организации группируются по
хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям,
помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в
хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом.
В дело подшиваются только те документы, которые предусмотрены в нем
номенклатурой. Если появились новые документы, не предусмотренные
номенклатурой, то заводится самостоятельное дело, название которого
записывается в номенклатуру под резервным номером. Для дел, содержащих
ценные документы, может составляться и по мере надобности постоянно
дополняться внутренняя опись, которая помещается в начале дела. Внутренняя
опись может содержать следующие грифы: номера подшиваемых документов по
порядку, индексы документов, даты составления документов, заголовки
документов, количество листов в документах.
После того как будут определены все дела, заведенные в данном году,
проводится экспертиза их практической ценности. Под экспертизой понимается
работа по изучению документа с целью определения его дальнейшей судьбы.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов на
предприятиях и в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК),
назначаемые приказом руководителя предприятия.
В экспертную комиссию назначаются наиболее квалифицированные работники
основных структурных подразделений предприятия. Число членов комиссии не
должно быть менее трех. Председателем комиссии назначается один из
руководителей предприятия.
В своей деятельности экспертные комиссии руководствуются
законодательными актами, а также указаниями соответствующих архивов и
типовыми перечнями документальных материалов с указанием сроков их
хранения, номенклатурами дел и указаниями руководства предприятия.
При возникновении каких-либо затруднений в экспертизе ценности документов
отдельных категорий привлекаются специалисты и консультанты. Решения
экспертной комиссии утверждаются руководством предприятия.
Отбор дел на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению
материалов с истекшими сроками хранения проводятся сотрудниками
предприятия.
Проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими
сроками хранения проводится экспертной комиссией путем полистного просмотра
каждого дела.
Не рекомендуется определять назначение документальных материалов только на
основании заголовка на обложке дела. Соответствие заголовка дела
действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.
На отобранные к уничтожению материалы составляются акты, которые
подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем
предприятия. Документы, подлежащие уничтожению, вместе с относящимися к ним
контрольно-учетными карточками сдаются в упакованном виде в конторы по
заготовке вторичного сырья или на бумагоперерабатывающие фабрики.
Предприятие не имеет права уничтожать какие-либо документы до тех пор, пока
не утверждена опись документальных матер
| |  скачать работу |
Делопроизводство в бухгалтерии |
