Делопроизводство в бухгалтерии
иалов. Если предприятие в процессе
своей деятельности не создает документальных материалов, подлежащих
передаче в государственные архивы, то соответствующий архивный орган или
вышестоящая организация по своей инициативе или по просьбе предприятия
решает вопрос о предоставлении ему права самостоятельно уничтожать
документальные материалы, утратившие практическое значение, по истечении
срока хранения.
Дела, для которых ведомственными и типовыми перечнями предусмотрены
временные сроки хранения с отметкой ЭК, включаются в самостоятельные акты
(отметка ЭК означает обязательность просмотра документов экспертной
комиссией).
Дела этой категории в архив, как правило, не сдаются.
Дела, отобранные экспертной комиссией предприятия к постоянному
хранению, выделяют в отдельную группу точно так же, как и дела для
долговременного хранения (свыше 10 лет). Опись составляется на каждую такую
группу дел и отдельно - на дела, содержащие документацию по личному составу
долговременного хранения. Кроме того, отдельная опись составляется на
специальную документацию, например, рационализаторские предложения,
технические и технологические документы.
Описи на дела постоянного хранения предприятия могут составлять по двум
вариантам с учетом их структуры и принятой формы делопроизводства. На
предприятиях с небольшим числом подразделений, использующих
централизованную форму делопроизводства; целесообразно составлять сводную
опись на все дела постоянного хранения за определенный период времени.
Опись, которая составляется ежегодно и является частью единой сводной
описи, называется годовым разделом описи и состоит из заглавного листа,
начального листа, описательных статей и итоговой записи.
Если в опись вносятся подряд дела с одинаковым содержанием и одинаковыми
названиями, то заголовок первого из них указывается полностью, а вместо
остальных аналогичных заголовков в описи пишется слово "то же".
Описи принято вести до тех пор, пока документы не будут переданы в архив
или число единиц хранения, записанных в опись, не достигнет четырехзначной
цифры. Следующая опись имеет самостоятельную нумерацию.
Законченные описи заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, а
годовые разделы описей к тому же визируются руководителем предприятия и
подписываются председателем экспертной комиссии. Годовые разделы описей
материалов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах. Два
экземпляра посылаются в архивный орган на утверждение. Один из этих
экземпляров, утвержденный архивным органом, возвращается на предприятие.
Описи на документальные материалы долговременного хранения составляют в
двух экземплярах, которые остаются на предприятии.
Описи на документальные материалы по личному составу и на специальную
документацию составляются за несколько лет с продолжающейся нумерацией дел.
При этом описи по личному составу заверяются инспектором по кадрам.
Все сокращения, принятые в описи, обязательно должны быть оговорены.
Сокращенные слова располагают в алфавитном порядке.
Описи документальных материалов постоянного и длительного хранения печатают
на пишущей машинке. Во всех случаях отпечатки должны быть четкими,
светоустойчивыми и несмазывающимися. Законченную опись вставляют в твердую
обложку и переплетают. Годовые разделы описи не подшивают и не переплетают,
а хранят для удобства пользования в папке с клапанами и завязками.
Для организации хранения, учета и практического использования законченных
делопроизводством документов на предприятии создается архив. Архив
предприятия принимает документы только после проведения экспертизы.
Законченные делопроизводством материалы остаются в течение года в
структурном подразделении для текущей справочной работы.
Прием архивом документальных материалов от других организаций оформляется
актом сдачи материалов. Все документы, накапливающиеся в процессе
деятельности предприятия или его структурных подразделений, составляют
документальный фонд предприятия, и, поэтому название предприятия
одновременно является названием документального фонда.
Архив предприятия ведет учет документальных материалов по фондам и единицам
хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки,
устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет
проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом
руководителя предприятия создается специальная комиссия. С целью наиболее
полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются
каталоги документальных материалов. Каталог является справочником о всех
материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов
каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по
номенклатуре дел и др.
Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений,
протоколов и других документов, составляются указатели содержания
документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными,
хронологическими и именными.
Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в
архиве, для работы вне организации. Выдача документов из архива
производится только по распоряжению главного бухгалтера. В таких случаях
место выданного документа занимает лист-заместитель, а место выданного дела
- карта-заместитель. В заместителях указывается когда, кому и на какой срок
выдан документ (или дело), название документа (дела), количество выданных
листов, расписка получателя.
На основании хранящихся документов архив предприятия выдает архивные
справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составление архивом
и официально заверенное предприятием письменное сообщение о том, какие
сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются
по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими
сведения об определенном лице, и тематическими, содержащими сведения по
какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в
хронологическом порядке событий.
Всем предприятиям и учреждениям справки выдаются только на основании
письменного запроса.
Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического
характера: о трудовом стаже, о зарплате, о специальном образовании и т.п.
Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых
должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое
учреждение требуется архивная справка.
Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то
в ней указывается: "незавершенная копия", "неподписанный приказ" и т.п.
Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения,
выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная
копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в
архиве. Такая копия заверяется.
Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста
документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная
выписка заверяется и является удостоверение того, что подлинник хранится в
данном архиве.
Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении
квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их
владельцам на основании письменных заявлений.
Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано
от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении
и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать
металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в
помещении не должно быть. Освещение только электрическое.
Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует
устанавливать в архивном помещении.
Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а
между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации
создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В
состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций,
милиции, пожарного надзора жилищно-коммунальной организации и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается
руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган.
Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с
разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие
документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета,
документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности
организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с
участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя
организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем
бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия
документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или
к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и
индивидуальных признаков документов.
Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации,
у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт
подписывается сотрудником
| |  скачать работу |
Делопроизводство в бухгалтерии |
