Документооборот
отке документов, выполняемых каждым
подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота по предприятию
Утверждено приказом № ___ от ___________
| | |Обработка|Передача |
|Создание документа |Проверка документа |документа|в архив |
Наименование документа |Количество экземпляров |Ответственный за выписку
|Ответственный за оформление |Ответственный за исполнение |Срок исполнения
|Ответственный за проверку |Кто представляет |Порядок представления |Срок
представления |Кто исполняет |Срок исполнения |Кто исполняет |Срок передачи
| |1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 |8 |9 |10 |11 |12 |13 |14 | |Требование |2 |Склад
|ОМТС, бухгалтерия |Склад |Ежедневно (до час.) |Бухгалтерия |1 экз. – цех 2
экз. - склад |При отчете при реестре |Ежедневно (до часов) |Бухгалтерия
|Ежедневно |Бухгалтерия |По истечении квартала | |
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера,
табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов
труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица,
работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы,
относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого
каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются
документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их
представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые
представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по
предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
1. Составление и оформление первичных документов
1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов
Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного
отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать
требования по составлению документов.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в
ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О
бухгалтерском учете".
• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент
совершения операции, а если это не представляется возможным -
непосредственно после ее окончания.
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации.
Если специфика деятельности организации предполагает создание
собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в
альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи
создания документов с применением средств вычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов,
методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки
учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные
реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены
разработанные на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
• Записи в первичных документах должны производиться чернилами,
химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин,
средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих
записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки
в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой
отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном
министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание
документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица,
создавшие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов,
утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных
и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными
средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером
или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица
денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства
считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под
финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие
финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и
договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным
бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные
учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного
распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту
ответственности за последствия осуществления таких операций и включения
данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном
носителе.
В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты
первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных
документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации,
позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен
общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и
внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ
предприятий, учреждений.
В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник
хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура,
предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на
бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда
налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,
проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица)
и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций,
оформляемых первичными и сводными первичными документами.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается
принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям,
которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки,
хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других
ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру
предприятия для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку,
исключающую возможность их повторного использования:
• при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;
• при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа
контролера, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а
также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы,
подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или
"Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов,
фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-
материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются
положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о
ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими
нормативными актами.
2. Проверка первичных документов
1. Правила проверки первичных документов
Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет
соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной
проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение
реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документальных операций).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение
обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом
документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все
предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом
требований по их заполнению,
| |  скачать работу |
Документооборот |
