Документооборот
вующим счетам бухгалтерского учета.
По видам производимых в них записей учетные регистры бывают:
• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журналы-ордера).
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах,
они могут быть:
• синтетическими (главная книга счетов);
• аналитическими (карточки);
• комбинированными (журналы-ордера).
Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного
формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению
разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек
(кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней
странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и
главного бухгалтера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных
листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется
"Главная книга" - как регистр синтетического учета и "Книга остатков
материалов на складах" - как регистр аналитического учета, необходимый для
взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского
учета и для контроля за сохранностью различных видов собственности.
Карточки предназначены для аналитического учета основных средств
(инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения
(карточки складского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает
картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку
материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов,
готовой продукции.
Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим
количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для
синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных
регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и
машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более
рационально распределить обязанности между работниками учета. Это самый
распространенный вид учетных регистров.
Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность
заполнения, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных
документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при
использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности
предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов
его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах
бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их
защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре
бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица,
внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской
отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных
законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах
бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны
хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут
ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского
учета
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о
хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются
сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные
регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая
возможность ее повторного использования.
Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета
производится одним из следующих способов:
• корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно
зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с
указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из
регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;
• способом дополнительной проводки: дополнительная проводка
составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше
правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то,
какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является
основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных
проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том
случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или
выявлена после подсчета итогов;
• способом "красное сторно": в случае, если операция записана в
большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная
бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма
вычитается;
• способом обратной проводки: для исправления проводки (как правило,
ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной
корреспонденцией.
4. Хранение бухгалтерских документов
1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов
В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете",
организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры
бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков,
устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен
быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.
Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и
временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов,
образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения",
утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР
15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года,
следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление
срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с
1 января 2000 г.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной
политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с
указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее
пяти лет после года, в котором они использовались для составления
бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов,
счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и
балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер
предприятия.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель
организации.
Документы до передачи их в архив организации должны храниться в
бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под
ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических
шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к
определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним
документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив
подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и
переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением
заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов
рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст
лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы
должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.
Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в
течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для
единовременных пособий - 1 год.
Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно",
подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие
государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с
начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в
государственные архивы.
Организации, от которых документы приему в государственные архивы не
подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки
хранения которых по Перечню истекли.
На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение
специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения
документации.
В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом
конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих
обязательному хране
| |  скачать работу |
Документооборот |
