Информационное обеспечение процесса управления
мы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются
следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут
оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать
себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может
возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.
3 Критерий затраты - эффективность
ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования
заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это не
обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и
наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает
информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей
управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации ИУС
значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость
оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на
проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и
расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации. Однако,
оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают.
4 Отбор нужной информации
Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, - это
легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А
избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее
недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или
может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро
установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо
проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь
того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности,
информацию необходимо как можно плотнее “сжимать”, чтобы ускорить процесс
ее накопления.
Необработанная информация, вводимая в компьютерную информационную
систему, называемую базой данных, должна быть организованна так, чтобы ее
можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную
потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно
использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные
пакеты программного обеспечения. Некоторые их этих пакетов программного
обеспечения, их применение и название, под которыми они реализуются на
рынке показаны в таблице (см. Таблица 2).
Таблица 2
Программное обеспечение для разных целей
|Категория |Цель |Имеющийся |
| | |образец |
|Текстовой |Вводит, запоминает, редактирует, |Word Star |
|процессор |переставляет, стирает, формирует и печатает|Easy Writer|
| |(заменяет машинопись) | |
| | |Word Master|
|Широкие |Позволяют пользователю разрабатывать |VisiCals |
|электронные |большие финансовые рабочие ведомости, |Multiplan |
|таблицы |рассматривать вопросы типа “что, если” |Exel |
|Управление |Содержит списки наименований, счетов, |dBASE |
|базой данных |предметов хранения, и т.д. |Paradox |
| |Сортирует в любой последовательности |Oracle |
| |имеющуюся информацию |Informic |
|Составление |Представляет цифровую информацию в виде |Auto-Graph |
|графиков |линейных графиков, секторных диаграмм и |Masterplot |
| |специальных графиков |Graph&Calc |
|Бухгалтерский|С помощью электроники ведет финансовый |Accounting |
|учет |учет, например, счетов дебиторов, |General |
| |амортизации, налогов, заработной платы и |Leader |
| |т.д. | |
|Управление |Прослеживает уровни запасов, их размещение,|INFOTORY |
|запасами |издержки, объем продаж, доходы, окупаемость|The Store |
| |и резервы |Manager |
|Коммуникации |Передает и принимает информацию из других |Data Link |
| |компьютеров, коммерческих баз данных и |Visi Term |
| |электронной почты |Data Comp |
|Управление |Разрабатывает календарные планы, |Estimacs |
|проектами |координирует ресурсы и контролирует |Job Cost |
| |программы |PERT |
5 Обслуживающий персонал и тестирование оборудования
Если ИУС использует компьютер, то организация должна нанять
соответствующее количество обслуживающего технического персонала и
операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться
пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее
целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того,
новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок.
Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было
проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами,
прежде чем на систему можно будет положиться.
6 Модернизация системы и данных
Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу
ИУС оказывают влияния изменения внутренних и внешних обстоятельств. Любое
изменение в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную
информацию нужно будет направлять по другому адресу. Например, если высшее
руководство принимает шаги к децентрализации организационной структуры,
необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей
более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была
адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение
целей, например, вследствие решения выпускать новое изделие, нужно также
изменить и модернизировать ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых
потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают
новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия,
потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п., необходимо
модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения
новой необходимой информации.
Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация им
может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние
компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить
управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по
крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный
анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.
3 Технология принятия управленческих решений с информационных позиций
1 Менеджер в информационном поле
Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои
цели и задачи, достаточно хорошо разработаны в научном и практическом
планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме
поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно
осуществляет регулирующую роль.
Принимая внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не
должен нарушать правила установленные внешней средой, а для этого он должен
их знать и понимать.
Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества
организационных систем. Одной из таких оргсистем является предприятие.
Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное
управление, являются управляющими системами.
В метасистеме существует глобальное информационное поле, создаваемое
продуктами деятельности физических и юридических субъектов, а также
результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других,
которые можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).
В глобальном информационном поле можно выделить ситуативное
информационное поле, точечные источники информации которого определяют
регламентированное поведение предприятия.
Управляющие системы изготавливают и “выпускают” в информационное поле
точечные источники информации, разные по содержанию (законы, распоряжения,
рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах и журналах,
письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях
(бумага, магнитный диск, лента и т.д.).
Точечные источники информации, предназначенные для управляющего
воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами
(ИП), а не предназначенные - информационными изделиями(ИИ). Как правило,
управляющая система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для
множества предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не
имеющие статуса управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то
есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься
предприятием, как ИП, изготовленные непосредственно управляющими системами.
Глобальное информационное поле наполняется множеством копий
управляющих ИП, которые могут быть относительно равномерно распределены в
пространстве или скапливаться в отдельных точках этого пространства.
Собранные в отдельных местах ИП образуют в информационном поле
информационные накопители в виде библиотек, архивов,
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение процесса управления |
