Информация и коммуникации в менеджменте
лицо, которому предназначена информация и которое
интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько
взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать
канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили
исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в
которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные
взаимосвязанные этапы таковы:
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд,
что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы
показать, какие проблемы могут возникать в разных точках. Этот анализ
подобен внимательному разглядыванию каждого кадра короткого эпизода на
кинопленке.
ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ.
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора
информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует
сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией
обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает
достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность
данного этапа: “Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или
от увеличения мощности громкоговорителя. Лозунг этапа — “не начинайте
говорить, не начав думать”.
Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не
приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации.
Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом
обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в
расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться
информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея
состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их
сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.
Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения
подчиненных.
Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией.
У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и
совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой
результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для
обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который
воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и
направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного
свойства, свойственный такому образу мышления.
Еще один пример потенциальных проблем на этапе зарождения идеи дает
нам начальник цеха, только что принявший сообщение от высшего руководства о
том, что компании нужно на 6% увеличить производство видеоигр без
увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет сообразить,
каким путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и
направит им это сообщение в точности таким, каким оно было получено,
возможны недоразумения, поскольку рабочие поймут лишь сам факт того, что
изменения необходимы. Если же руководитель в самом деле продумает те идеи,
которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:
1. Рабочие должны понять, какие нужны изменения – прироста объема
производства на 6% без дополнительных сверхурочных.
2. Рабочие должны понять, почему нужны эти изменения, иначе они могут
сделать вывод, что компания пытается выжимать из них больше, а платить
поменьше, и взбунтоваться.
3. Рабочие должны понять, каким образом следует осуществить изменения —
качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие
прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не
возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.
Руководители, неудовлетворительно обменивающиеся информацией, могут
действовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует
высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат
ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к
принуждению или не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем
повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими
подчиненными. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство.
Поэтому вовсе необязательно действовать в том же стиле, даже если этот
стиль эффективен. Что в действительности необходимо, так это осознать —
какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение и
уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной
ситуации и цели.
КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА.
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов
закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык
тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов,
использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся
передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи,
включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и
видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения
символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не
при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть
неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно
разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для
обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.
ПЕРЕДАЧА.
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения
(закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о
физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за
сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является
лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы
донести идею до другого лица.
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ.
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются
коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и
проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего
отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя.
Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности
обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний
обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по
сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает
медленнее, тем не менее, более эффективно снимает напряжения, более точен и
повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
ШУМ.
Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен
информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. На языке теории
передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума,
которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от
языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии,
из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и
декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем
и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе
процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно
мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий
уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может
полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С
позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени, достижения
целей в соответствии с передаваемой информацией.
СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ.
Выше было указано, что целью коммуникаций является обеспечение
понимания информации, служащей предметом обмена, т.е. сообщения. Вступая в
информационный контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться
информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам
относятся слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются
люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью
вербальных и невербальных символов. В данном обсуждении наше внимание
сосредоточено на проблемах, связанных с использованием слов в качестве
символов.
СЕМАНТИКА изучает способ использования слов и значения, передаваемые
словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных
людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет
интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Полный
словарь английского языка приводит около 14 тыс. возможных определений к
500 наиболее употребительным словам, 79 значений такого простого слова, как
round (круг, круглый). Слово tip (конец) может быть, к примеру,
интерпретировано официанткой как чаевые, а азартным игроком на скачках —
как частная информация. Для полиграфиста lip — это специальное
приспособление,
| |  скачать работу |
Информация и коммуникации в менеджменте |
