Кадровый менеджмент
еферент непосредственно подчиняется директору
организации.
1.4. В своей деятельности секретарь–референт руководствуется:
– законодательными актами государства Украины;
– Уставом организации;
– Положением о службе документационного обеспечения;
– Положением о персонале организации;
– приказами (указаниями) руководства организации;
– нормативно–методическими материалами в области документационного
обеспечения управления;
– настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря–референта назначается лицо с высшим
образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по
специальности в коммерческих структурах не менее одного года.
1.6 Секретарь–референт должен владеть вопросами:
– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной
деятельности, основных технологических процессов;
– организации работы с документами в фирме, составления установленной
отчетности и документации;
– культуры труда и служебной этики;
– применение средств вычислительной и организационной техники;
– охраны труда и техники безопасности.
1.7. На время отсутствия секретаря–референта (нахождение в отпуске,
командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные
Должностной инструкцией обязанности возлагаются на офис-менеджера в
соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Руководство секретариатом
2.2. Информационно–справочное обслуживание по документам организации.
2.3. Обеспечение документирования совещательных органов организации.
2.4. Оперативное обслуживание руководства организации.
2.5. Ведение делопроизводства и его совершенствование.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь–референт должен:
3.1. Определять порядок работы с документами в фирме, разрабатывать
сводную номенклатуру дел.
3.2. Организовывать по поручению руководства организации подготовку
проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.
3.3. Организовывать и обеспечивать документационное и
организационно–техническое обслуживание работы совещательных органов
организации.
3.4. Обеспечивать прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов
организации.
3.5. Контролировать выполнение заданий руководства организации по
документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.6. Обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки
и использования документов, образующихся в деятельности организации для
передачи дел на хранение.
3.7. Совершенствовать формы и методы работы с документами в фирме, ее
функциональных службах на основе применения организационной и
вычислительной техники.
3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам
совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.9. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования и утверждения документов, представляемых на подпись
руководству организации.
3.10. Вести прием посетителей.
4. ПРАВА
Секретарь–референт имеет право:
4.1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в
функциональных службах организации.
4.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов
документов по поручениям руководства организации.
4.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и
оптимизации работы с документами в фирме.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей
доработки в случае некачественного их исполнения.
4.6. Давать рекомендации функциональным службам по вопросам внедрения
новых информационных технологий.
4.7. Разрабатывать и подписывать Положение о секретариате и должностные
инструкции секретариата.
4.8. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения отдельных заданий и поручений
руководства организации.
4.9 Требовать от руководства организации создания необходимых условий
для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов
организации.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
На секретаря–референта возлагается ответственность за:
5.1. Не обеспечение установленного порядка работы с документами в
фирме.
5.2. Невыполнение указаний и поручений руководства организации, плана
работ и несоблюдение условий труда работников находящихся в его подчинении.
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Секретарь–референт в процессе своей работы взаимодействует с:
6.1. Руководителями функциональных служб организации — по вопросам
работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы
совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству
организации материалов.
б.2. Службой кадров — по вопросам расстановки кадров, повышения
квалификации сотрудников в области работы с документами.
б.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации —
по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техник,
бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.
6.4. С другими коммерческими и государственными структурами по вопросам
согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ,
архивного хранения и использования документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут
без эффективного использования персонала предприятий и фирм всех форм
собственности.
Кадровый менеджмент становится одним из важнейших факторов выживания
предприятий в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения и
максимальное использование "человеческих ресурсов" позволяют предприятию
выиграть в конкурентной борьбе.
Центры управления персоналом необходимы на каждом более или менее
крупном предприятии, а роль руководителя этой службы возрастает. Он
становится одним из основных руководителей современного предприятия или
фирмы.
Кадровое планирование как инструмент целенаправленной и эффективной
работы с персоналом является составной частью стратегии и тактики выживания
и развития предприятия при рыночных взаимоотношениях. По мере развития
личности работника приходится все чаще согласовывать рыночные условия и
интересы сотрудников предприятия. Развитие производства все в большей
степени нуждается в планировании его кадрового обеспечения.
Эффективному использованию "человеческих ресурсов" предшествуют отбор и
подбор персонала предприятия. Этому вопросу уделяется обычно наибольшее
внимание в работе центров управления персоналом. Ошибка в подборе кадров
влечет за собой цепь непредвиденных осложнений в работе фирмы, связанных с
возможным перемещением, а иногда и увольнением сотрудника.
В условиях рыночной экономики все большую значимость приобретает
проблема выхода из кризиса трудовой активности работников многих
предприятий страны. Разработка и совершенствование стимулов и мотивов к
труду выходят за рамки научных и познавательных проблем и все больше
ставятся в практическую плоскость как средство в борьбе с конкурентами и
выживания в условиях рынка.
Специалисты по управлению "человеческими ресурсами" должны иметь
комплексную систему знаний в области социологии, психологии и права. Только
в этих условиях кадровик из простого статиста может перейти в разряд
управленца в подлинном смысле этого слова.
| |  скачать работу |
Кадровый менеджмент |
