Автоматизация инвестиционной компании
В работе инвестиционной компании можно выделить ряд периодических
операций.
При заключении сделки: заключение сделки; подготовка документов по
сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа;
дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, -
документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки
клиенту.
При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование
сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных
переговоров); разработка и принятия решения начальником бэк-офиса;
разработка и принятие решения юристом.
При получении отчета об операциях компании в регионах: получение
отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из
региона.
При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования
счет-фактуры; получение платежа.
Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с
жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль
«Управление сделками».
Этапы
к д
о а
м н
а н
н ы
д е
а
Документы
Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление
документами (система DMS), а модуль «Управление сделками» маршрутизирует
эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в
реальном времени. Исполнение сделки по этапам обеспечивает WorkRoute II, а
работу с документами - модуль «Сделки», представленный продуктом фирмы
«Алеф консалтинг», используемый в «Альфа-РИНАКО». Взаимодействие этих
модулей заключается в вызове электронных документов модуля «Сделки» со
стороны модуля «Управление сделками» (в соответствии со сроками,
предусмотренными в торговом соглашении НАУФОР и договоре купли-продажи).
Документы, реализующие функционал системы.
Документы в StokRoute выполняют следующие функции:
электронное представление первичного документа (распорядительная
записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы);
плоские регистры для хранения структурированной информации (сделка,
документы для перерегистрации);
непрямой источник для составления бака (любой документ, формирующий
двойственную операцию)
отчеты (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и
ценных бумаг, отчет брокера перед клиентом);
носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы
(инструктор хозяйственных операций).
Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс
для конечного пользователя. Карта с документами модуля «Сделки» проста и
естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может
сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать.
При этом система поддерживает целостность информации, вводимой посредством
документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив
сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.
Каждый документ имеет два основных вида представления: список (list)
и форму (single). Работа с любым документом начинается через «Список».
Здесь удобно ориентироваться между разными документами одного типа,
имеются возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому
из его полей. После отыскания нужного экземпляра можно получить другое
представление документа - «форму». В ней также все понятно - обыкновенная
карточка, где разложены поля документа. На панели инструментов расположены
кнопки, представляющие все необходимые функции, а именно: копировать
текущий в новый (создать новый документ с содержимым старого - очень
хорошее средство для экономии времени при вводе часто повторяющейся
информации); удалить документ; сделать/удалить проводки; отпечатать
документ.
Документы имеют несколько форм представления (не путать с видами
представления), т.е. у каждого из них может быть множество форм
представления для отдельного вида (list или single), что позволяет иметь
необходимое количество ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в
документе). Эта особенность модуля органично сочетается с развитым
механизмом администрирования - модуль можно настроить так, чтобы разные
пользователи работали с различными срезами информации.
Документ может принадлежать одному и только одному учетному разделу
балансовой единицы, входящей в инвестиционную группу, в то время как
хозяйственная операция может затрагивать учетные разделы различных
балансовых единиц. Это дает возможность неизбыточно и непротиворечиво
отражать хозяйственные процессы всей инвестиционной группы.
Учет и отчетность в STOCKROUTE.
Эффективная система автоматизации для инвестиционной компаний должна
удовлетворять и внутренним потребностям компании, и требованиям,
предъявляемым к ним регулирующим организациями. Так, порядок учета и
отчетности со стороны НАУФОР предъявляет к компаниям следующие требования:
ведение внутреннего учета отдельно от бухгалтерского; отражение всех
операций в ведомости внутреннего учета на день их совершения; разделение
во внутреннем учете собственных денежных средств (ценных бумаг) и денежных
средств своих клиентов; предоставление регулярной отчетности своим
клиентам.
Внутренние потребности являются индивидуальными для каждой компании,
но и здесь можно выделить ряд общих: согласованная работа подразделений,
осуществляющих основную деятельность компании - торгового отдела, бэк-
офиса, бухгалтерии и юридического отдела; оперативная информация о
состоянии портфеля ценных бумаг с учетом незавершенных сделок; контроль за
выполнением собственных обязательств и обязательств контрагентов по
сделкам; документирование сделок, исполняемых с нарушениями торгового
соглашения НАУФОР и условий договора купли-продажи. Применение базисной
технологии, на которой построена вся система учета и отчетности, позволяет
учесть все эти требования.
Организация плана счетов инвестиционной группы, оперативный и
бухгалтерский план счетов. С целью построения гибкой системы учета для
инвестиционной группы, где вопросы оперативного и бухгалтерского учета
балансовых единиц неразрывно связаны между собой, применяется структура
главной книги, включающей в себя счета российского бухучета и счета
оперативного учета, образованные в соответствии с рекомендациями по
внутреннему фирменному учету в бэк-офисе дилерско-брокерских компаний,
подготовленные офисом Государственной службы компании «Артур Андерсен».
В системе используется принцип централизации, согласно которому
балансовые единицы инвестиционной группы применяют единый план счетов
(бухгалтерский и оперативный) и аналитические разрезы на всех на всех
счетах ведутся по единым справочникам. Для отражения всех операций на день
их совершения используется оперативный план счетов. Все данные о
хозяйственных процессах сразу поступают на соответствующие счета системы,
где по всем установленным аналитическим комбинациям происходит вычисление
сальдо, значение которого используется в отчетах для НАУФОР. Значение
сальдо может быть использовано и при изготовлении заказных статистических
форм. В случае обработки системой первичных документов, имеющих
свидетельство об изменении собственности компании (валюты баланса),
используются счета российской бухгалтерии, для которых также, как и для
оперативных, рассчитывается сольдо, значение которого поступает в
бухгалтерские регистры (оборотные ведомости, журналы ордера и т.д.).
Виды счетов, счета системы учета денежных средств и ценных бумаг. Для
оперативного отслеживания потоков денежных средств и ценных бумаг все
счета оперативного учета поделены на счета, принадлежащие системе учета
денежных средств, и счета системы ценных бумаг. Классификация счетов в
системе учета ценных бумаг по владению и местонахождению позволяет
определить, не только кому принадлежат ценные бумаги, но и кто держатель и
в каком реестре.
Система счетов оперативного учета
|Счет |Название счета |Система |Система учета ценных|
| | |учета |бумаг |
| | |денежных | |
| | |средств | |
| | | |Учет по |Учет по |
| | | |владению |местонахож|
| | | | |дению |
|010-001 |Счет клиента (резерв|+ |+ | |
| |по сделке) | | | |
|010-002 |Счет клиента |+ |+ | |
| |(денежные средства) | | | |
|079-001 |Акции в номинальном |+ |+ | |
| |держании | | | |
|091-001 |Акции компании
| | скачать работу |
Автоматизация инвестиционной компании |