Бизнес-информация и информационный менеджмент
Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.
Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два
направления:
1. Развитие новых знаний и навыков;
2. Развитие личностного потенциала.
Второе направление – необходимый процесс перед профильным обучением,
так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет решить ряд
задач профессионального развития.
2.2. Информационная система и информационные технологии как средства
информационного менеджмента
В управленческой практике информационная система или система
информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления,
поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.
В настоящее время известно два подхода к разработке системы ИО:
1. Функциональный подход.
Каждое подразделение фирмы самостоятельно организует и осуществляет
операции по приобретению и обработке информации. Этот подход строится на
том убеждении, что процесс подготовки и обработки информации неотделим от
процессов производства и управления. Системы ИО, построенные на основе
этого подхода, называются организационно-функциональными или линейно-
функциональными.
Система имеет свои «минусы»:
. Организационно-функциональные системы приводят к значительному
дублированию информации;
. В проблемных ситуациях, которые требуют оперативного решения, ИС не
проявляет значительной гибкости;
. На управленческие структуры и каналы связи ложится значительная
нагрузка.
. Между функциональными подразделениями отсутствуют горизонтальные связи
и это затрудняет и увеличивает по времени процесс передачи и анализа
информации.
2. Системный подход.
Процессы сбора, обработки и передачи информации обособлены от
процессов производства и управления. Процесс управления делится на работы
творческие и работы технические. Отсюда происходит выделение в особую
группу технических работников аппарата управления.
Выявлены свои «плюсы»:
. Позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче
информации пользователям. В качестве пользователей выступают руководители.
. Возможность многократного использования информации.
Системы ИО, построенные на основе этого подхода, называются
интегрированными. Любая интегрированная система включает три основных
компонента:
1. Банк данных;
2. Подсистема планирования – обеспечивает все управленческие звенья
информацией, которая необходима для корректировки и использования
долгосрочных планов.
3. Подсистема слежения – направлена на то, чтобы обеспечить
управленческие звенья информацией о том, в какой мере фактическое
состояние объекта соответствует запланированному.
Информационная система состоит из определённых компонентов:
. Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает
инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей
всех управленческих звеньев и уровней;
. Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
. Материальные ресурсы – носители информации, технические средства
сбора, обработки, хранения, передачи информации.
. Каналы циркулирования информации.
Информационная система – человеко-машинная система. Основные её
показатели:
V Данная система характеризуется техническими показателями, по которым
можно судить о её качестве (объём основных массивов информации,
пропускная способность информационных каналов, способность хранения
информации, быстродействие, надёжность);
V Важное значение для обеспечения работы системы имеет человеческий
фактор. Именно человек обеспечивает окончательный выбор. Человек – это
и самый надёжный и самый ненадёжный элемент системы ИО.
Информационные системы могут быть квалифицированы по различным
признакам:
Централизованные (например, интегрированная ИС);
Децентрализованные (организационно-функциональные).
Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных
потребностей фирмы).
ИС должны соответствовать ряду требований:
1. достоверность и точность информации;
2. своевременность получения информации;
3. полнота информации;
4. полезность информации.
Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная
информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в
данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное
распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть
дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов). В
деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным,
не всегда является искажённой. Наиболее высокий уровень точности у слухов в
отношении непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный
уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально
окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и
целенаправленно.
. С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам
формальных сообщений;
. Доведение сообщения до заинтересованных лиц гарантировано;
. Распространение информации в виде слухов построено по принципу
обратной связи. Поэтому руководители имеют возможность получить
сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия.
Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому,
руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их
сведения.
Опыт зарубежных специалистов показывает, что при создании СЛУВИ
возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.
. Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне:
организационном и техническом.
. Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и функционирует в том
случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой.
Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует
предъявляемым организации требованиям.
. Отсутствие строго разработанной теории управления ИР приводит к тому,
что
o Руководители организации не всегда адекватно понимают значение
информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.
o Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить результаты работы
системы ИО фирмы в целом и отдельных подразделений этой системы.
. Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение свободы доступа к
информации. То есть это возможность использования информации,
находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого
подразделения.
o Сотрудники каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают
определённые силы и средства.
o Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники
получения информации, а свобода доступа предполагает и знание
источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются
заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем
состоянии.
o Нарушение сложившейся практики получения информации через
дополнительные источники может привести к тому, что руководство фирмы
лишится возможности получать объективную информацию.
По мнению современных специалистов, избегать перечисленных проблем или
уменьшить их влияние можно в том случае, если СЛУВИ будет создаваться при
участии всех руководителей организации и при их взаимном согласии. [16]
Переходя к рассмотрению технологий информационной деятельности,
определим, что же такое технология.
Технология – это совокупность производственных процессов и операций,
обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.
При организации сбора и регистрации данных по принципу
последовательных решений могут использоваться различные виды информационных
технологий:
1. Сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в
форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для
агрегирования данных;
2. получение сводного документа, использование машиносчитывающего
носителя информации, обработку данных на ПК.
Технология информационной деятельности предполагает использование и
создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.
1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на
основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить
доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится
технологическая документация, научная документация, данные учёта и
финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты
годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели
самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи
первичных данных делят на две группы:
. Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация,
которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её
развития;
. Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления
фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на
основе информации
| |  скачать работу |
Бизнес-информация и информационный менеджмент |
