Информационное обеспечение управленческого решения
рактерны циклические изменения. В этих случаях, даже не имея аналогий,
есть основания предположить, что цикличность развития сохранится на
будущее, если она подтверждается достоверными данными, охватывающими
период не менее двух полных циклов.
Психологически трудно начать изложение накопленного материала на
бумаге. Полной уверенности в том, что работа завершена, никогда не бывает,
но накопленный потенциал знаний и уходящее время заставляют приступить к
составлению итогового документа. Убедив себя в этой необходимости,
начинайте составлять черновой вариант и работайте над ним не
останавливаясь, пока пишется, не подвергая сомнению написанное и оставляя
пропуски для недостающих данных и примеров. Это обеспечит фиксацию
первоначальных ассоциаций в том виде, в каком они возникли по ходу общего
ознакомления с проблемой как основы для нестандартных (оригинальных)
обобщений. В этом, прежде всего, ценность изложенного экспромтом чернового
варианта, фиксирующего преимущественно свободные от стереотипов (штампов
мышления) авторские мысли.. По мере последующих рассуждений, направляемых
рамками рабочей гипотезы, сознание постепенно и необратимо стирает остроту
первоначального восприятия и, если оно не было своевременно зафиксировано,
восстановить его практически невозможно. В итоге, изложение потеряет
свежесть и превратится в сухой трудно воспринимаемый материал. Исписавшись,
надо сразу приступить к составлению предварительного варианта итогового
документа с соблюдением всех требований, предъявляемых к материалам такого
типа.
В целом комплекс требований к деловой информации укладывается в
короткую формулу – своевременность и полезность. Факультативно экспертиза -
оперативный документ, по форме - способ доказательства авторских концепций,
а по содержанию - подборка новейших сведений, изложенных так, что ясно
видно их значение для решения поставленной задачи. Ее основная цель -
убедить потребителя, от инициативы и активности которого зависит
действенность и дальнейшая судьба документа, в правильности авторских
обобщений и выводов и побудить его к действиям в указанном направлении.
Феномен деловой информации в органической связи сознания с действием – нет
импульса к действию, нет полезной информации. Ценной считается только та
информация, которая обеспечивает ее потребителю выработку надежного
алгоритма поведения в сложившейся проблемной ситуации.
Активное восприятие делового сообщения (проникновение в суть его
содержания) непосредственно зависит от личностных установок читателя
(подготовленности, потребностей, интересов и настроения), определяющих
форму реагирования на полученные сведения. Согласно закономерности хранения
следов в памяти воспринимаемая извне информация немедленно перерабатывается
в сторону обобщения. При этом отфильтровывается все несущественное и
остается только логическая канва, совмещенная с системой взглядов и
отношений (установкой личности) потребителя. Поэтому необходимо так
изложить материал, чтобы адресат (конкретный субъект) воспринял авторские
обобщения и выводы, как свои собственные.
Активность позитивных реакций читателя на текст документа
непосредственно зависит от умения автора нейтрализовать негативные барьеры,
препятствующие восприятию содержания.
1. Тезаурусный (познавательный) барьер, зависящий от уровня специальных
знаний читателя. Если эти знания недостаточны, то он не поймет
содержания, если избыточны, то оно покажется ему насыщенным прописными
истинами. И то, и другое раздражает потребителя и резко снижает
действенность документа. Особенность экспертизы заключается в том, что
она готовится для подготовленного читателя, которому не надо
разжевывать ее положения на многочисленных примерах. В ней должен
присутствовать необходимый минимум исходной информации и максимум
авторских рассуждений. Мастерство здесь состоит в умении коротко,
просто и доходчиво повествовать о серьезных вещах. Обычно хорошо
воспринимается то, что известно и близко интересам адресата, тогда даже
краткое сообщение предстанет ему в развернутом, образном виде. Также
дают импульс к преодолению стереотипов мышления в сознании потребителя
новизна и актуальность авторских рассуждений, поражающих воображение
своей неожиданностью.
2. Суггестивный (доверительный) барьер, когда адресат сомневается в
компетентности автора и не верит его концепциям. В быту каждый
индивидуум охотно следует логике собственных рассуждений и проявляет
антипатию к идеям со стороны. Эта врожденная склонность возражать чужим
доводам рассеивает внимание на поиск возражений в пользу собственной
ориентации, мобилизуя волю на подавление неудовлетворенных
потребностей, что резко повышает затраты умственной энергии и снижает
восприимчивость сознания к поступающей извне информации. В сфере
управленческой деятельности руководитель, давший задание на экспертизу,
заведомо ставит себя в положение ожидания информации. Такая
направленная заинтересованность обеспечивает положительный настрой к
ожидаемому материалу и, чтобы не растерять авансированного доверия,
следует вести изложение в уважительной форме без менторства (поучения)
и зазнайства (подчеркивания собственного превосходства). Главное надо
стремиться обострить состояние ожидания, так излагая содержание, чтобы
оно как можно лучше вписывалось в рамки жизненного опыта и
профессиональной подготовки адресата, тогда он будет внимательно
следить за своим понятийным аппаратом, сопоставляя собственные знания
с содержанием изложения и воспринимая текст как приятную беседу с
мудрым собеседником.
3. Есть еще ситуативный (конъюнктурный) барьер. Он возникает тогда, когда
меняется ориентация вышестоящих инстанций по данной проблеме. Если это
произошло на этапе чернового изложения, то можно еще попытаться
переориентировать авторские концепции в новом направлении. Но если
ориентация изменилась после составления предварительного варианта
изложения итогового документа, то целевой подбор фактуры уже не
обеспечит решения задачи, условия которой радикально изменились.
Основная цель составления предварительного варианта - критическая оценка
чернового изложения аналитического материала, его композиционное
расположение, заполнение пробелов, соблюдение делового стиля, смысловое
уточнение используемых терминов, особенно в заголовках, в разделе,
формирующем задачу, в выводах и предложениях. Если автор и читатель будут
по разному толковать термины, то взаимопонимание исключено.
Помогает овладеть вниманием и запечатлеть в памяти читателя компоновка
(композиция) экспертизы. В деловой практике преимущественно распространено
деление материала на три композиционно – логические части: вступление,
изложение и заключение. Такое построение деловой информации сразу вводит
потребителя в суть вопроса, последовательно разъясняет ему все положения
экспертизы и в итоге дает четко сформулированные рекомендации для решения
поставленной задачи. Оно наиболее соответствует основной цели документа –
создать и логически разрешить проблемную ситуацию, установив
непосредственную связь между объяснением закономерностей функционирования и
развития явления и практическим разрешением проблемной ситуации.
Вступление - это введение читателя в суть рассматриваемой проблемы с
раскрытием ее значения для решения поставленной задачи. В последнее время
роль вступления повысилась. Ранее считалось, что начало и конец печатного
текста усваиваются одинаково хорошо, однако к настоящему времени однозначно
установлено, что лучше понимается и запоминается именно начало, а хуже
всего конец. Поэтому надо уже в начале заручиться доверием адресата к
документу, как к надежному источнику достоверной информации, и
заинтриговать его, вызвав тем самым ощущение сопричастности к
неразрешенной пока ситуации.
Это достигается изложением краткой, но емкой характеристики проблемы в
целом, составленной на основе впечатляющих фактов, цифр и ссылок на
авторитетные источники - постановления, распоряжения, приказы и другие
руководящие документы директивного характера. Чувство большой
ответственности за практическое разрешение конфликтной ситуации
психологически подготовит читателя к эффективному восприятию содержания
последующего изложения, в котором он будет искать выход из возникшего у
него тревожного состояния неопределенности.
Учитывая высокий авторитет руководящих документов, на которые делаются
ссылки, надо особенно тщательно фиксировать их названия, номера и даты
выпуска, не допуская ни малейшего искажения содержания. Даже незначительные
отклонения или ошибки, в том числе грамматические, могут вызвать резко
негативное отношение к документу и не исключено, что он будет возвращен на
доработку не дочитанным.
Вступление - это визитная карточка, которой специалист представляет
подготовленный документ руководителю, давшему ответственное задание, и
которая представляет также и самого специалиста.
Главная часть экспертизы – изложение деловой информации, которая
достаточно подробно, обстоятельно и всесторонне раскрывается суть
рассматриваемой проблемы.
Деловая информация – докум
| |  скачать работу |
Информационное обеспечение управленческого решения |
