Коммуникации в процессе управления
абочей группой в целом позволяют
руководителю повысить эффективность действий группы.
Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет
возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как
следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их
последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и
достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Коммуникации могут быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек
имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его
коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут
сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации
деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и
определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем
или суженной задаче.
Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно
выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как
бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В
этом случае и все его связи сводятся к одной, ограниченной данной
проблемой.
Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода
к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.
Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности
коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения
управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие
информации создают многоканальные коммуникации.
Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой
их вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное
значение имеют устойчивые коммуникации, в другом - напротив, неустойчивые.
Все зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество
управленческого решения, как они влияют на процесс разработки
управленческих решений. Конечно, понятие устойчивости коммуникаций имеет
условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в
работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро
безболезненно исчезнуть.
Коммуникации могут быть формальными и неформальными. Формальные
коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и
полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения
функций.
Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения.
Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть
сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно
сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и
деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы
при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и
правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для
публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций,
рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования
полномочий, описания должностей и многих других вещей.
Письменные сообщения имеют и недостатки. Люди могут быть внимательными
и точными при составлении сообщений, но они этого часто не делают. Плохо
написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и
устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путаным.
Письменные коммуникации имеют еще одну функцию - сохранение документов
в юридических целях.
Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения
по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это
коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или
официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации,
они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-
психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных
коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией.
Можно задавать вопросы и даже получать на них ответ. Говорящие вовлечены в
непосредственный контакт со слушающими и должны добиться, чтобы их поняли.
К каналу неформальных коммуникаций можно отнести канал распространения
слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в
столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку
по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам
формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной
утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только
между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется
и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что
информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи,
чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию, 80-99%
слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой кампании. Люди
склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее
погрешности имеют более драматический характер и потому глубже
впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность.
Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:
V предстоящие сокращения производственных рабочих
V новые меры по наказаниям за опоздания
V изменения в структуре организации
V грядущие перемещения и повышения
V подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по
сбыту
V кто кому назначает свидания после работы.
Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и
соотношении. И это соотношение должно быть результатом целенаправленной
деятельности менеджера.
По условиям возникновения и характеру проявления в деятельности
человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными.
Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и
тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть
разрушительными для организации.
Ситуационные коммуникации возникают и как результат деятельности
менеджера. Ведь конфликт - не всегда отрицательное явление, в некоторых
обстоятельствах он может быть и благом.
Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых
коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то
установленным организационным положениям, но не реализуются в практической
деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В
практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых
коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями,
иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не
пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями
организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность
переложить ответственность при возникновении критической ситуации.
3. Коммуникационный процесс.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более
людьми.
Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания
информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт
обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в
обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его
эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором
участвуют двое или большее число людей.
4. Элементы и этапы процесса коммуникаций.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и
передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое
интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько
взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать
канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили
исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в
которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные
взаимосвязанные этапы таковы:
V Зарождение идеи.
V Кодирование и выбор канала.
V Передача.
V Декодирование.
Эти этапы проиллюстрированы на рисунке 1 в виде простой модели
процесса коммуникаций.
Рис.1.
.
4.1. Зарождение идеи.
Обмен информацией начинается с формирования идеи или отбора
информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует
сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией
обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает
достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Девис подчеркивает важность
данного этапа: “ Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге
или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа – не начинайте
говорить, не начав думать”.
Нужно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не
приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации.
Отправитель решил только, какую
| |  скачать работу |
Коммуникации в процессе управления |
