Коммуникации в процессе управления
бходимо следить за языком жестов, позой и
интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая
гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы
добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.
. Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей,
сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить
возможность неверного понимания при декодировании сообщения
принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает
также поддержание открытости в разговоре.
. Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает
возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое
получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему
придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из
них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи
заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые
как будто указывают на замешательство или непонимание.
Обратную связь можно установить также путем контроля первых
результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в
какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.
В организационных коммуникациях основным является совершенствование
информационного потока. Вот некоторые конкретные способы совершенствования
информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.
V Регулирование информационных потоков
Руководители на всех уровнях организации должны представлять
потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и
подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и
количественную стороны своих информационных потребностей, а также других
потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что
такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
V Управленческие действия.
Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа
действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и
другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним
или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых
приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему
усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех
подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и
контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в
направлении совершенствования информационного обмена.
V Системы обратной связи.
В той же мере, в какой обратная связь может способствовать
совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и
системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют
часть системы контрольно-управленческой информационной системы в
организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей
из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных
вопросов.
Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие
опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и
рабочих буквально по сотням вопросов.
V Системы сбора предложений.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления
информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать
идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.
Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или
игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система
реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут
анонимно подавать свои предложения.
Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация
может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают
возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и
продвижениях в должности.
Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы
руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают
вопросы, представляющие взаимный интерес.
Еще один подход основан на кружках качества, а также группах
неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения
предложений по усовершенствованиям.
V Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации.
Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные
бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные
ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу
управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового
вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором
времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
V Современная информационная технология.
Последние достижения в области информационной технологии могут
способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях.
Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию,
которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и
получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять
письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить
традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в
настоящее время огромную роль в распространении информации играет
глобальная сеть Интернет.
6. Структура коммуникаций на примере компании
"ORGA Kartensysteme GmbH"
6.1. История создания компании
Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей
пластиковых смарт-карт.
Когда в 1968 году Юрген Деслоф (Jurgen Dethloff) и Гельмут Гротрупп
(Helmut Grotrupp) в Германии впервые изготовили интеллектуальную карту
(смарт-карту), совместив интегральную микросхему и пластиковую карту, никто
и не предполагал, что это было поистине революционное решение.
В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во Франкфурте была
основана компания "ORGA DRUCK". В1981 году технология производства чип-карт
нашла свое развитие в городе Падеборн, где был построен первый завод по
производству чип-карт. 1984 году была представлена первая в мире
микропроцессорная чип-карта с энергонезависимой памятью (ЕЕPROM). В 1987
году в Падеборне создаются две дочерние компании "ORGA Bond Technik" и
"ORGA Datentechnik". 1991 год - открыт филиал компании в Великобритании.
В 1993 году три компании "ORGA" и фирма "UNIQA Chipkartensysteme"
сливаются и образуют компанию "ORGA Kartensysteme GmbH",
зарегистрировавшуюся в Падеборне. В 1994 году открывается филиал в США, в
95 году - в Сингапуре и Франции. В 1996 - открывается совместное
предприятие "ORGA-Zelenorgad", Россия. В 1997 - совместное предприятие
"ORGA-ICT", Южная Африка; открываются филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене
(Дания). 98-создается подразделение в Беиджине, Китай, а также совместное
предприятие "Daruma ORGA", в Бразилии. 99 год - создается филиал в Гон-
Конге, Китай.
История компании свидетельствует о том, что фирма "ORGA Kartensysteme
GmbH" одна из первых начала освоение рынка пластиковых чип-карт. В
настоящее время, занимая лидирующие позиции, компания с каждым годом
увеличивает масштабы своего влияния, открывая филиалы и завоевывая
партнеров по всему миру.
6.2. Структура внутрифирменных коммуникаций
Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в
Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации
"ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, прессрелизы за
последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и
мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений.
Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений
в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную
компьютерную сеть SAP. Она является стандартной, наиболее часто
используемой во всем мире управленческой компьютерной программой. SAP
позволяет улучшить внутрифирменные информационные потоки и существенно
сократить ежедневную бумажную работу. Все, пользующиеся ею подразделения,
имеют доступ к общей для всех сотрудников основной информации. Для
отдельных подразделений (например, отдел планирования производства, продаж,
персонала) SAP предлагает специальные приложения.
Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается
корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства
к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах
печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о
новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на
все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.
Есть специальный раздел разработчиков, в котором рассказывается о
новейших технических достижениях компании. Также в журнале можно найти
информацию обо всех выставках, тренингах, спортивных мероприятиях и
благотворительных акциях.
Периодически с помощью журнала менеджерами корпорации проводятся
различного рода конкурсы. Цель одних конкурсов - проверить и "освежить"
понимание сотрудниками основных направлений стратегии и философии
предприятия;
| |  скачать работу |
Коммуникации в процессе управления |
