Информационная служба фирмы
наглядное предоставление результатов анализа,
соответствующих выводов и выработанных рекомендаций
5) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее
использования в работе
6) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы
Иногда бытует мнение, что ИС и экономическая служба дублируют друг
друга. Экономическая служба ориентирована, прежде всего, на
решение стандартных задач внутреннего учета. Одной из основных задач ИС
является сбор, обработка и анализ самой разнообразной внешней информации.
Экономической службой решаются задачи анализа и планирования текущей
деятельности фирмы и ее подразделений, а также стратегического
планирования. Здесь находится первая точка пересечения интересов ИС и
экономической службы. ИС не решает стандартных задач учета – она является
пользователем информации, полученной в результате решения данных задач
другими подразделениями (экономической службой). И, наоборот, другие
подразделения, в частности экономическая служба, являются пользователями
информации, предоставленной ИС. Здесь вторая точка пересечения интересов.
Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство фирмы
и контролирующие инстанции. Деятельность ИС ориентирована как на
руководство, так и на рядового сотрудника. Данные службы не дублируют, они
взаимодополняют друг друга.
Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее
функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее
функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления –
аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное
направления являются основными. Основные задачи аналитического – это пункты
1,2,3 и 6 из выше перечисленного списка. Аналитическое подразделение
разделяется на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение
стратегических задач (выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое
планирование), вторая – мониторинг текущих событий и решение тактических
задач. Основными задачами информационного направления являются 4 и 5, а
также часть от задач 1 и 2 – сбор и обработка информации. Техническое
подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических
вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь
при решении задач 1,2,3 и 6 (18).
Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные
для деятельности информационной службы:
- информационные отдел получает большие объемы информации из самых
различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку
качественно обработать материал
- как правило, основная масса информации представлена на бумажных
носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это
существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку
- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает
вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что
иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных
рекомендаций
- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением
времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а
также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах,
их поиск занимает слишком много времени
- отдельно следует выделить проблему представления информации.
Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть
лаконичной, конкретной, легко читаемой.
Предлагаются следующие шаги для их решения:
1) разграничение обязанностей между специалистами службы
2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы
с информацией.
Это не что иное, как информационная система. Создание ИС призвано решить
следующий спектр задач:
- создание единого информационного пространства фирмы
- повышение эффективности деятельности информационной службы
- обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего
места к необходимой ему в данный момент информации
- повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы.
Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и
внутренняя информация (18).
2.2. Структура службы информации
Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании
новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся
целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить
себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру,
которая позволит их реализовать. Лишь грамотно организованная, хорошо
оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь
комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и
применять критерии эффективности при оценке ее функционирования. Успешная
деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и
ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и
производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и
реальные перспективы развития (48).
Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может
быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной
ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ (Приложение
№1).
Рассмотрим функции каждой группы.
Группа маркетинга:
- мониторинг динамики рынка и конъюнктуры
- формирование модели потребительских ожиданий
- формирование «идеальной» модели продукции
- все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах
- разработка бизнес-планов
- реклама
- предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента
- динамика объемов производства и организация системы товародвижения
- предложения по сервисному обеспечению пользователей.
Патентно-правовая группа:
- патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности
- рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции
(услуг) предприятия
- рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок.
Группа сбора и обработки информации:
- поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное
преобразование (свертывание) информации
- формирование, ведение и совершенствование баз данных
- подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц,
принимающих решения.
Группа экспертов:
- поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов
- отбор «нужной» информации (порог избыточности, достоверности)
- определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной
для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия
Группа анализа и синтеза информации:
- подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной
деятельности предприятия
- подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во
внешнюю среду.
Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы
представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует
своя специфика (49).
Сотрудники информационной службы должны обладать следующими
качествами:
- аналитическое, ассоциативное мышление
- способность идентифицировать и концептуализировать проблемы (темы,
запросы)
- умение анализировать исходные документальные массивы (информацию)
- обостренное чувство нового
- мобильность сознания, восприимчивость к инновациям
- целеустремленность и последовательность действий
- коммуникабельность
В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить:
- теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно-
информационной деятельности
- менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг,
продукции
- экономика библиотечно-информационной деятельности
- теория конъюнктуры
- стандартизация библиотечно-информационной деятельности
- авторское право смежные права на интеллектуальную собственность
- хозяйственно-договорное (контрактное) право
- порядок лицензирования видов деятельности
- экспертные системы оценки потоков информации
- логическое моделирование
- справочно-информационное источниковедение (бизнес-информ-ресурсы)
- характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации
- принципы подготовки и характерные особенности метаинформации
- основы реферирования документной информации
- информационные потребности малого и среднего бизнеса
- поведение потребителей информации
- методика социологических исследований
- теория факторного анализа
- технология автоматизированной обработки, организации (систематизации),
управления, поиска и передачи информации
- методика работы с компьютером и современными средствами связи,
копировально-множительной техникой
- свободное владение минимум одним межгосударственным языком (прежде
всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными
языками могут быть немецкий, французский и испанский).
Основные практические навыки:
- экспертиза информационных потоков
- целевой отбор документальных материалов
- разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в
том числе библиографический и фактографический
| |  скачать работу |
Информационная служба фирмы |
