Информационная служба фирмы
поиск
- организация и контроль (сохранение) зафиксированной информации
- использование конкретных программно-методических продуктов
- динамичное чтение (скоротечное) текстовой информации
- многофакторный анализ:
библиографическое описание
реферирование
индексирование
организация и ведение баз данных
информационный мониторинг
- применение машиночитаемых носителей информации (кассеты, диски,
дискеты)
- владение микропроцессорной техникой (компьютерная грамотность),
прогрессивными средствами связи (электронная почта, телефакс,
видеотекст, сотовая телефонная связь и др.), копировально-
множительными аппаратами
- маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной
деятельности
- деловое общение
- организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия
с партнерами (юридическими и физическими лицами) (65).
III. Методы работы информационной службы:
3.1. Информационное обеспечение
Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна
без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как
непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и
политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:
1) Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей
информации для решения управленческих, научно-технических задач в
соответствии с этапами их выполнения
2) Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и
единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС;
совокупность методов и средств организации машинных массивов
информации
Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить
финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной
конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать
стратегию предприятия.
Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности,
но и приводит в движение иные ресурсы – материальные, денежные, кадровые.
Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов,
приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность
мощность материально-вещественных факторов производства.
Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите
информации» от 22 февраля 1995 года: «Информационные ресурсы – это
отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной
частью информационной системы, базы данных» (1).
Информационные ресурсы – множество профессионально-значимых источников
информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в
каждый конкретный период времени. Информация – основное условие
конкурентной способности организации (16).
Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации,
поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные
организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п.
Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока
информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее
в удобную для выработки управляющих решений форму.
Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть
множество (вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную информацию в
служебных командировках, на конференциях и т.п.), центр ее обработки и
первичного анализа должен быть един, что исключит «разрывы» и дублирование
в информационных потоках. Логично представить таким центром службу
информации, являющейся главным «нервным узлом» информационной системы
предприятия (44).
Информационная служба должна обеспечивать информацией любую
возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно,
поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне
специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:
- организационно-правовая структура: государственные и муниципальные
предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и
кооперативы
- функциональная деятельность фирм: инновация, проектирование,
конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование,
консалтинг и т.д.
- отраслевая направленность работы фирм: комплекс отраслей
(лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс
и т.д.), отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их
узкоотраслевые направления
- региональная направленность работы фирм: район Санкт-Петербурга, весь
город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ,
зарубежные страны
- личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм
(базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы,
уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д.).
Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает
выполнение следующих операций:
- сбор данных
- обработка данных и формирование информационных банков пользователей
- хранение информации
- поиск информации
- преобразование информации
- передача информации
Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения
ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности,
предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса
информационного обеспечения.
Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых
представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения,
предназначенные для передачи по каналу связи от источника к
пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью
специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и
т.п.
Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности
информационный дефицит (недостаток или нехватка информации, перебои с
информированием) предопределяет необходимость поиска информации, которая
была бы способна его удовлетворить. Иными словами, поиску информации всегда
предшествует появление информационного дефицита.
В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно
разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности
информационного дефицита:
- фактографический дефицит
- концептографический дефицит
- документальный дефицит.
Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и
предоставление специалисту реально существующего факта (сведения, события),
максимально соответствующего потребности. В настоящее время чаще других
требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые
(тематические), касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности
предпринимателей.
Обычно считается, что найти адрес просто. Но на самом деле далеко не
всегда удается установить точный, достоверный адрес организации,
предприятия, объединения. Даже в пределах нашего города поиск не всегда
успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам. Например, фирма не
заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения
в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается
поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой
ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.
Другой пример – поиск статистических сведений может оказаться еще более
длительным, особенно если необходимы конкретные факты. Выполнить и тем
более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще
возможно. И не потому, что специалист не знает источников информирования
или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам –
задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной
информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в
информационных сетях. Совсем нелегко найти объективные сведения о цене
продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием
цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и
источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический
информационный дефицит.
Для удовлетворения четвертого направления фактографического
информационного дефицита требуются весьма разнообразные источники
отраслевого (тематического) профиля: справочники и даже другие типы
первичных документов (монографии, практические пособия, имеющие в фирме
официальные документы).
Для удовлетворения этих видов фактографического информационного дефицита
могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений.
Опытный менеджер информационной фирмы должен выбрать самый правильный
вариант.
Получить ответ на возникший концептографический информационный дефицит
еще труднее, тем более что число источников информации, дающих ответ в виде
готовой концепции весьма ограниченно особенно после 1991 года, а сами
объекты концептографического дефицита являются всегда сложными. Нередко
подобный дефицит требует глубокого поиска источников, обеспечивающих
обобщенными сведениями концептуального и конъюнктурного характера, или
проведения собственных разработок.
Документальный информационный дефицит – третий возникающий в настоящее
время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс
документов.
Необходим поиск и таких документов, которые по разным причинам далеко
не сразу публикуют
| | скачать работу |
Информационная служба фирмы |