Информационная служба фирмы
ся или вообще сообщения о них отсутствуют. В первую
очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов. Поэтому
удовлетворение даже такого простейшего как документальный информационный
дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение
и предоставление в реальном режиме.
Предпринимательская идея - понимание, предчувствие , смутное знание
предпринимателя о том, что он ощущает наметившиеся изменения в области
своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной
экономики. Для реализации идеи предприниматель собирает информацию и
анализирует ее исходя их информационного дефицита.
Можно назвать 4 группы изменений, которые по существу являются их
индикаторами в пределах фирм и даже отраслевых и региональных направоений
деятельности:
- неожиданные события;
- несоответствия, несовпадение с тем, что должно быть и что реально
происходит;
- насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут
быть и должны быть устранены внутри предприятий;
- внешнее давление на фирмы вследствие внезапных изменений в отрасли
или регионе;
В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия
для новых возможных изменений. Таких ситуаций три:
- последствия демографических изменений;
- культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий,
настроений и ценностей жизни;
- научно-информационные изменения, связанные с расширением границ и
результатов познания мира.
Усилия информационной службы должны быть направлены на обеспечение и
удовлетворение информационного дефицита.
Таким образом, цель информирования в фирме – полное и быстрое
удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной
предпринимательской идеи ( 17).
Специальным средством информационного обеспечения коммерческой
деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией
по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена
деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере
коммерческой деятельности – производственными предприятиями, торгово-
посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д., -
принципов, выработанных на базе информационной логистики.
ЭДИФАКТ – это особый структурированный язык данных, связанных с
описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию
ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих
позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов
при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские (суть –
аналитические) комбинации. По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-
сообщение.
Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных
сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой
практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в
открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной
коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на
русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для
российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных
европейских языках. В месте получения закодированного документа с помощью
специальных программных средств, настроенных только на систему получателя,
ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая
превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение,
передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами – серверами,
частично выполняет и роль автоматизированной системы делового
администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену
документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.
Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет – факт
чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на
обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене
документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС,
работающими на английском, французском и немецком языках. Промедление с
внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в
торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по
распространению технологии изначально выступили: ВО «ИНФОРМВЭС»,
Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс,
Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими
центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в
Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.
Существует множество наработок в области информационных технологий,
а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении
информационных систем.
Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД.
Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного
пользователя с информационной системой целесообразным видится применение
технологий INTERNET ( 36).
ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ
удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется
строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к
разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент
информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только
внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют
разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо
уделить самое пристальное внимание.
Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном
виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер.
Получается, как бы двойная работа – все печатные издания формируются на
компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее
интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным
является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма –
печатное издание – электронная форма), поэтому, по возможности, всю
поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в
некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).
Информация бывает представлена в самом разнообразном виде – цифровая
(табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные
форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального
хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия
информации.
Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы.
Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается
с помощью технологии Хранилищ Данных. Технология OLTP обеспечивает ввод и
оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных
обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами
данных – OLAP.
Вышеперечисленные технологии – это не конечный продукт, а только методы и
рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для
анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые
направления – нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы
моделирования (математическое моделирование).
Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление
результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально,
то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию
материала. Простейшими способами графического представления информации
являются различные схемы, графики, диаграммы.
Следующим шагом в этом направлении являются Географические
Информационные Системы (ГИС), использующие оцифрованные географические
карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные
числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа
(построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным
объектам, областям и т.д.).
Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML
(язык моделирования виртуальной реальности), который применяется в ГИС.
Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса
предоставления информации (22).
3.2. Обработка документов
Информационные службы используют как новые методы обработки, так и
традиционные методы библиографирования.
Методы библиографирования делятся на две группы:
- аналитические;
- синтетические.
К аналитическим методам относятся:
1) Общий библиографический анализ документа, осуществляемый в целях
выяснения ее основной тематики, формальных и содержательных особенностей,
достоинств и недостатков, целевого и читательского назначения;
2) Библиографическое описание документа;
3) Аннотирование или реферирование;
4) Индексирование и предметизация, т.е. выражение содержания документа с
помощью предметных рубрик или условных знаков какой-то классификации.
Результат последних трех операций в совокупности объединяются в
библиографическую запись, составление которой образует переход от
аналитических методов к синтетическим.
К синтетическим методам библиографирования относятся:
1) Выявление документа как объекта библиографирования в целях их
последующей библиографической обработки, представляющее собой начальный
синтез, фактически предшествующий библиог
| |  скачать работу |
Информационная служба фирмы |
