Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации
навыки на создание делового письма, способность вызвать нужную реакцию [4 .-
С. 20-21].
1.2 Формы использования коммуникационных каналов
Отправитель должен выбрать канал, совместимый с типом символов,
использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся
передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи,
включая электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал не
пригоден для физического воплощения символов, передача не возможна. Выбор
средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто
желательно использовать 2 или большее число средств коммуникаций в
сочетании. Когда взаимодействуют друг с другом коммуникационные каналы,
образуются другие смешанные каналы и средства, это взаимодействие показано
на рисунке 1.2 [5. -С. 43].
[pic]
Рисунок 1.2- Система коммуникационных каналов и средств
Устная коммуникация. Она представляет собой словесное взаимодействие
сторон. Такая коммуникация осуществляется с помощью знаковых систем,
символов, главным среди которых является язык. Язык, как знаковая система,
является оптимальным средством выражения человеком мышления и средством
общения. Межличностная речевая коммуникация всегда представляет собой
социальное взаимодействие, диалог. Участвуя в речевой коммуникации, человек
высказывает суждения и воспринимает слова, высказанные другими людьми.
Информация, выраженная в языке одним человеком, присваивается другим, и
таким образом происходит понимание в диалоге. В диалоге, как в
коммуникативном процессе, люди взаимодействуют посредством выражения в
словах смысловых позиций. В диалоге мысль оценивается и осваивается в
соответствие с деловыми, политическими, эстетическими и другими
критериями. Таким образом, диалог является непременной составляющей
языкового общения [7.-С.44-45].
Под устной коммуникацией понимается разговорное общение. Главным
элементом речевой коммуникации является механизм, с помощью которого
осуществляется перевод процесса передачи и восприятия информации в
результат персонального и массового воздействия [7.-С. 149].
Документальная коммуникация. Временные рамки появления документальной
коммуникации трудно установить, но письмо в Египте и Месопотамии появилось
в 4-3 тысячелетии до н.э. Она всегда была неотъемлема от устной
коммуникации. [1.- С. 133, 135].
Слово «документ» в переводе с латинского языка означает «поучительный
пример», «способ доказательства». В сегодняшнем, обычном употреблении слово
документ- деловая бумага, подтверждающая какой- либо факт или право на что-
нибудь, а также письменное свидетельство о чем- нибудь.
Управление предприятием есть в значительной степени информационный
процесс: получения и обработки информации, принятие решения и его
исполнение. Для этого требуется оперативная и достоверная информация,
носителем которой и должен являться документ. При большом объеме информации
также требуется ее обработка, свертывание по важности и представление ее в
удобном для восприятия виде. Именно эту работу и проделывает составитель
документа.
Документы будут способствовать успеху дела, если они непосредственно
сочетаются с живым общением, если их создание и оборот технически оснащены
и отвечают конкретным целям. Документ является источником и носителем
информации. Как инструмент управления документы используются в
планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и
отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности
организации и т.п. [4 .-С. 111-112].
Электронная коммуникация. Электронная техника позволяет значительно
облегчить документальное управление предприятием. Персональные электронно-
вычислительные машины (компьютеры, ПК) совершенствуют и сам процесс
создания документов и организацию документооборота предприятия. Клавиатура
ПК может служить для набора текстовой информации и ее размножения с помощью
принтера. Записанная на диске информация может храниться в очень компактной
форме, она становится файлом и может быть воспроизведена на экране дисплея
или перепечатана. Богатыми возможностями обладают программы ПК при
организации документооборота, а также обмен электронными документами [4 .-
С. 169].
Наиболее универсальное средство общения это электронная почта. Она
позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую, так как
большинство известных машин, работающих в разных системах, ее поддерживают.
Электронная почта во многом похожа на обычную. С ее помощью письмо- текст,
снабженный стандартным заголовком (конвертором)- доставляется по указанному
адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и
помещается в файл, называемый почтовым ящиком, с тем, чтобы адресат смог
его достать и прочесть в удобное время. При этом между почтовыми
программами на разных машинах существует соглашение о том, как писать
адрес, чтобы все его понимали. Электронная почта оказалась во многом
удобнее обычной, «бумажной». Не говоря уже о том, что Вам не приходится
вставать из- за компьютера и идти до почтового ящика, чтобы получить и
отправить письмо, - электронной почтой сообщение в большинстве случаев
доставляется гораздо быстрее, чем обычной; - стоит дешевле; - для отправки
письма нескольким адресатам не нужно печатать его во многих экземплярах; -
если нужно перечитать исправить полученное или составленное письмо, это
сделать легче, поскольку текст уже находится в машине; - удобнее хранить
большое количество писем в файле на диске, чем в ящике стола, в файле легче
искать и, наконец, экономится бумага. Надежность электронной почты зависит
от того какие используются программы и насколько удалены друг от друга
адресат и отправитель и в каких сетях они находятся.
Глобальная компьютерная сеть «Интернет» охватывает весь мир. Это
около 15 миллионов абонентов в более чем 150 странах мира. Ежемесячно
размер сети увеличивается на 7-10%. Интернет образует как бы ядро,
обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих
различным организациям во всем мире. Если ранее сеть использовалась
исключительно в качестве среды передачи файлов и сообщений электронной
почты, то сегодня решаются более сложные задачи распределенного доступа к
ресурсам. Около 2 лет назад были созданы оболочки, поддерживающие функции
сетевого поиска и доступа к распределенным информационным ресурсам,
электронным архивам. Интернет все более популярным становится и в деловом
мире.
Компании соблазняют быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для
проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных
сети «Интернет». Они рассматривают ее как дополнение к своим собственным
локальным сетям. При низкой стоимости услуг (зачастую это только
фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон)
пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим
информационным службам многих европейских стран. В архивах свободного
доступа сети «Интернет» можно найти информацию практически по всем сферам
человеческой деятельности. Кроме всего «Интернет» предоставляет уникальные
возможности дешевой, надежной и конфиденциальной глобальной связи по всему
миру. Это оказывается очень удобным для фирм имеющих филиалы по всему миру,
транснациональных корпораций и структур управления. Обычно это обходится
гораздо дешевле прямой компьютерной связи через спутниковый канал или через
телефон.
Электронная почта - самая распространенная услуга сети «Интернет».
Сообщение посланное по электронной почте дойдет до адресата за несколько
часов, а то и секунд в то время как обычное письмо может идти несколько
дней и даже недель [8 .-С. 16-17].
Смешанные средства коммуникаций. Начало новой эре развития офисов
дало изобретение пишущей машинки. В последующем офис пополнялся новыми
техническими средствами коммуникации - телефоном, телеграфом, телексом,
телетайпом, а средства внешней коммуникации - средствами почтовой системы и
сетью железных дорог. В результате значительно увеличилась интенсивность
коммуникаций. Появление персональных компьютеров привело к созданию
электронного офиса.
Одним из наиболее эффективных каналов доставки информации остаются
газеты благодаря большим тиражам и распространению на большие территории
жизнедеятельности человека. Журналы передают информацию заинтересованному
потребителю. Эффективность коммуникационного процесса, осуществляемого с
помощью радио, зависит от конкурентоспособности канала. Телевидение
является эффективным каналом воздействия на массовую аудиторию. Процесс
осуществления коммуникации посредствам телевидения интенсивен и
интерактивен. Телевидение в отличие от кино значительно увеличило
возможности коммуникации. Каналы и передачи имеют своих постоянных
зрителей, которые достаточно активно включаются в обратную связь. Пресса
как канал письменной коммуникации, резко отличается по своим
коммуникационным возможностям от радио и телевидения, являющимися каналами
устной и аудиовизуальной коммуникации. Одновременно зрительное и слуховое
восприятие информ
| |  скачать работу |
Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации |
