Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации
ртных услуг. На
сегодняшний день холдинг М&М объединяет более 200 представительств в 36
странах мира и динамично развивается.
Компания М&М оказывает экспедиторские услуги по перевозкам грузов без
ограничения по весу любыми видами транспорта и в любую точку мира. Здесь
функционируют отделы: авиа транспортировок, автомобильных, морских и
железнодорожных транспортировок. Свой опыт работы в данной компании я
получила, работая в отделе авиа транспортировок. Руководителем данного
отдела является Сорокина О.В. Отдел осуществляет отправку сборных грузов,
полный фрахт самолета, перевозки импортных и экспортных грузов без
ограничения по весу - от 0,5 кг и до …. Возможна доставка грузов в течение
5-6 дней (простая доставка) и 1-2 дня (экспресс доставка). Данный вид
перевозок возможен практически по всем направлениям. Это самый дорогой
способ транспортировки груза, но также и самый надежный и скоростной. Этот
отдел приносит наибольшую прибыль компании.
На менеджера данного отдела ложится задача организации сложной работы
по осуществлению перевозки, а также прослеживания грузов в пути до момента
его получения заказчиком. Работа должна быть проделана качественно и в
кратчайшие сроки для поддержания конкурентоспособности и имиджа компании
как профессионалов в данной области. То, что компания является мировым
холдингом во многом упрощает задачу менеджеров. Груз будет получен в другой
стране надежными партнерами, да и работа будет проделана более качественно
и оперативно, что имеет большое значение в конкурентной борьбе.
Работа менеджера авиа отдела заключается в запросе тарифов на
перевозку у авиа компаний, ведении переговоров с заказчиком и с партнерами
в стране в которую необходимо отправить груз, заключении и обсуждении
договоров, страхование грузов и т.д. В связи с этим, необходимо постоянно
держать связь. Перед менеджером становится сложная задача выбора канала для
передачи информации. Работа зависит от ведения переписки, которая должна
проходить в кратчайшие сроки. Для этого компания избрала электронный канал
коммуникации. Переписка ведется на английском языке. Сеть Интернет
позволяет быстро и качественно передавать практически любую информацию
адресату. Образец деловой переписки можно увидеть в приложении В.
По электронной почте происходит запрос тарифов и стоимости сборов
аэропорта у авиакомпаний, а также стоимость таможенного оформления.
Использование электронного канала здесь необходимо, так как нужно сделать
распечатку тарифов и занести ее в файл, который открывается на каждую
перевозку отдельно. Можно копировать, распечатывать, пересылать информацию
также по почте другому адресату или по локальным сетям выше стоящему
руководству, коллегам и в бухгалтерию. Пользоваться этим каналом связи
очень удобно и быстро.
Если необходимо произвести импорт груза, допустим из Парижа в Алматы,
то необходима связь с офисом компании М&М Франция. Идет деловая переписка с
менеджером в Париже, который в свою очередь должен сделать запрос тарифа у
авиакомпаний и переслать его менеджеру в Алматы. Все это делается по
электронной почте.
Затем компания ведет переговоры с заказчиком, обговаривается
стоимость авиафрахта, особенности доставки груза, условия договора и
страхования груза. Переговоры, по - возможности, ведутся в устной и
письменной форме, по телефону, а также, если заказчик находится в другой
стране по электронной почте и с помощью факса, через факс- бюро (смотрите
приложение Г). При заключении договора с заказчиком из другой страны или
другого города необходимо пересылать образец договора заказчику. Затем,
если стороны согласны с условиями договора его заверяют подписями и
отправляют компании посредством факсимильной связи. Такой договор считается
действительным, если иное не предусмотрено этим договором.
При последующей работе осуществляется оформление необходимых
документов и отправка груза. Затем должно происходить прослеживание груза в
пути. Все сведения о движении груза поступают на электронный почтовый адрес
менеджера компании М&М, затем распечатываются на принтере и подшиваются в
файл. После того как груз был доставлен в пункт назначения, проводится
таможенное оформление, выставление счета- фактуры, составление и подписание
акта выполненных работ, здесь используется документальный канал
коммуникации.
Бухгалтерский учет использует документальный и электронный (1С
бухгалтерия) каналы коммуникаций, где происходит движение финансовой
информации. Рассмотрим движение по документальному каналу кассовых
документов. В приложении Д можно увидеть схему учета кассовых операций.
Приход наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым
ордерам (ПКО). Это документ, подтверждающий факт поступления денег в кассу.
ПКО заполняется в одном экземпляре, так как состоит из двух частей. Лицу,
внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть
ПКО). Ордер остается у кассира.
Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (РКО),
это документ, подтверждающий факт выдачи наличных денег из кассы. Кассир
требует предоставления удостоверения личности и доверенности у лица
которому выдается сумма. Все данные о нем отражаются в РКО. Получатель
ставит на документе свою подпись и указывает прописью полученную сумму
денег.
Выписанные ПКО и РКО регистрируются в «Журнале регистрации приходных
и расходных кассовых документов», который открывается отдельно для ПКО и
РКО. В нем указывают дату, №, целевое назначение и сумму.
По мере совершения хозяйственных операций кассир на основании ПКО и
РКО производит записи в кассовую книгу. Каждый лист этой книги состоит из
двух частей и заполняется под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой
книге, а второй - отрывной с приложенными ПКО и РКО является отчетом
кассира. Кассовая книга является связующим документом между кассиром и
бухгалтером.
Данные из кассовой книги в бухгалтерии переносятся в «Журнал
ведомость № 1» и «Журнал ордер № 1». По истечению месяца ведется подсчет
оборотов, выводится новый остаток месяца. Итоговые данные из них поступают
в главную книгу и финансовую отчетность, а затем в конце года составляется
баланс. Который является документом, несущем в себе информацию об имуществе
компании, обязательствах и капитале на определенную дату. Бухгалтерский и
налоговый учет взаимодействуют с помощью документального и электронного
канала коммуникации (ЭФНО, ИСИД, НДС и тд.).
Вывод. Одни процессы обмена информацией специально организуются, а
другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно
строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией.
Эффективность организационных систем коммуникации зависит от структуры
системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием,
передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при
правильной организации работы менеджеров и коммуникативной системы [7.-
C.119-120].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на
деятельность организации различные коммуникационные каналы и средства. Были
изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных
каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование
на предприятии, а также на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан
АГ» было показано практическое их использование.
В данной компании тщательно разработана система процесса
коммуникаций и это во многом зависит от руководства. В ОАО «Милитцер и Мюнх
Казахстан АГ» коммуникациям отводится достаточно почетное место. Вся работа
по экспедированию грузов строится на системе коммуникации, и руководство
компании очень тщательно подходит к вопросу выбора средств коммуникаций для
эффективного обмена информацией. Структура коммуникаций в компании отлично
налажена, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а
также сохранение конкурентной позиции на рынке.
В попытке анализа деятельности компании и эффективности в
использовании каналов коммуникаций я хотела бы предложить следующее пути
совершенствования:
1) Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным
каналом. Необходимо как можно чаще использовать большее число каналов в
сочетании для передачи сообщений. Процесс усложняется, поскольку
отправителю приходится устанавливать последовательность их использования и
определять временные интервалы в последовательности передачи информации.
Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование
средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем,
скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результат этого
исследования, профессор Терренс Митчелл указывает: «Главный вывод этой
работы в том, что устное плюс письменное сообщение, скорее всего, делают
этот обмен информацией более эффективным в большей части случаев».
Ориентация на оба канала, заставляет тщательно готовится и письменно
регистрировать параметры ситуации.
2) Какой бы налаженной не была система обмена информацией и какими
бы надежными не были каналы коммуникаций, в зависимости от различных
обстоятельств, могут возникать препятс
| |  скачать работу |
Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации |
